PC管理とは
現在PC管理はビジネスシーンにおいて必須です。PC環境はさまざまなリスクを抱えており、社員が多ければ多いほどPCの状況が把握できなくなる可能性が高まります。パソコン管理を怠ることで、企業は脅威にさらされることに繋がってしまいます。
人手をかけて行うよりPC管理ソフトを使用したほうが断然管理効率が上がります。実際にはどんなソフトがあり、どういった内容の管理をすることになるのか知っておきましょう。
ハードウェアやソフトウェアの管理
PC管理の対象はモニター、ハードディスクなど目に見える部分であるハードウェアの管理やWindowsなどのコンピューターの指令や制御を行う基本ソフトウェアの管理になります。
ハードウェア管理は、各コンピューター名、IPアドレスの取得、プリンターなどの情報を登録することから始まります。ソフトウェア管理では、許可ソフトウェア、不許可ソフトウェアの分類やインストール状況、プロダクトキー情報の管理を行います。
ソフトウェアの不正コピーを防止
PC管理では基本情報の登録により、誰が、どのパソコンで、いつ、どのソフトウェアを利用したかといった記録が確認できるようになります。その結果。不正コピーがなかったかどうかや無駄なソフトウェアがないかなどを発見することが可能になります。
他にもIT資産の確認や調査、ルールであるポリシーを確認し設計するなども行います。これらを効率よく一括管理するためにPC管理ソフトの導入を行います。
PCを管理する基本項目
備えあれば憂いなし、PC管理に抜かりがなければ、安定したPC環境が得られ、業務もスムーズに運びます。また効率的になることで、時間や手間の節約にもなります。
では、具体的にPC管理のためにはどういった項目が必要になるのでしょうか。基本的なものをお伝えしていきましょう。
1：資産の管理
パソコンや周辺機器自体が会社の資産です。企業は何台ものパソコンやプリンターの運用状況を把握しておく必要があります。
資産管理の内容は、上記したハードウェア、ソフトウェアの管理の他にも、Windowsなどの更新プログラムの管理やセキュリティの更新などがあります。
2：イベントリ管理
イベントリとは在庫を表す言葉ですが、PC管理の場合、オフィスにある情報機器や部品のデータがまとめられ、目録となって管理されることが望ましいです。
そのためにはパソコン、サーバー、ネットワーク機器やプリンターなどの周辺機器の型番、性能、導入時期や利用履歴などの情報を管理することが必要です。基本情報の入力によって、一括管理が可能になるPC管理ソフトもあります。
3：ライセンスの管理
PC管理ソフトを使う場合、ライセンスの数や関連ソフトウェア、管理部署などの情報を登録することで、ライセンスを管理することが可能になります。
PC管理ソフトでソフトウェアのライセンス管理をすることによって、保有するライセンス数とインストール数が合っているかどうかを自動確認します。結果として、不正コピーを防いだり、無駄なソフトウェアを発見することができます。
管理ソフトを使用する理由
大量のパソコンやそのソフトの利用記録の管理を手作業でやるとなると、時間も労力も相当かかります。また新入社員が入ったり、人事異動など会社内に動きがある時期など、きちんとPC管理できていないと各部署で混乱が起こる可能性もあります。
一括管理ができていないことにより、業務に支障が出たり、情報漏洩などのリスクが高まる恐れがあるためです。管理ソフトを導入することで、こうしたリスクを防いで効率的な管理が可能になります。
1：手作業での管理は限界
大きな会社の場合、PCの台数やPCを扱う人も多く、管理項目も膨大な量になるので、手作業での管理には限界があります。
PC管理ソフトを導入することにより、基本情報さえ正しく入力すれば効率的に管理することが可能になります。手間や時間が省けて、大変助かるツールとなるでしょう。
また自動で収集できない情報などは、アンケートを使って収集することができます。
2：ソフトを使って効率的で正確に管理する
大量のパソコンの情報も一回入力してしまえば、一目でわかる効率的な管理が可能になります。さらに手作業での確認では正確さを欠きますが、管理ソフトに基本情報さえ正しく入力すれば、統合された管理情報を得られ、手間や時間が省かれ、PC管理が可能になります。
どのパソコンから、誰が、いつ、どのファイルにアクセスしたかが詳細に記録されるので、ファイルの読み出し、書き込み、削除や名前変更までを確認することができます。
3：情報漏えいに対するセキュリティ強化
現在、さまざまな場所から情報漏洩が起こり得ると言えます。社員の間でも確認が必要です。誰がいつ、どのPCやソフトウェアを使って、何をしたか、どのプリンターで何枚印刷したか、などの記録をチェックすることができれば強力なセキュリティ対策になります。
管理ソフトによる利用制限や利用禁止をかけることによって、USBやCDなどのデバイス利用による情報漏洩も防止することができます。
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PC管理ソフトを選ぶポイント
さまざまなPC管理ソフトが出ているので、どれを選んだらよいのか迷いがちです。機能がたくさんついている優良なソフトから、シンプルな機能のみのダウンロード版無料ツールまであります。
主要な機能を備えているかチェックして、ニーズに合ったぴったりのソフトやツールを選んでいきましょう。
1：セキュリティ管理
サイバー攻撃は、セキュリティの網をくぐって行われます。常にバージョンアップしておかないと脆弱性を発見して攻撃してくるので、定期的なアップデートが必要です。
個人情報漏洩やウィルスによる被害があった場合、損害賠償額も馬鹿にならない金額にのぼります。信用問題にもつながり、企業に深刻なダメージを与えてしまいます。こうした面からセキュリティ管理機能が付いていることは必須と言えます。
2：IT資産管理
会社が所有しているパソコンやプリンター、ソフトウェアやそのライセンス管理などの正確な情報を把握しておくことも必須です。手作業では人手もかかり、把握するのに限界があります。
社内ネットワークを活用すれば、詳細な情報まで手間をかけずに正確に管理することが可能になります。ソフトの不正インストールが発覚すれば多額の賠償金が発生することもありますが、こうしたことを防ぐためにもIT資産管理の機能は必要です。
3：サポート体制
PC管理ソフト導入後のアフターサービスとしてのサポート体制があるかどうかも重要なポイントです。数多くの機能を有効に使いこなすために、こうしたサービスを利用することで管理ソフトを十分活用することができます。
4：管理対象
機能はソフトによってそれぞれ違っているため、導入予定の管理ソフトに求めている機能があるかどうかを確認する必要があります。
特定操作を禁止や制限することができたり、重要データの利用状況やアプリやファイル操作などの記録を保管する機能など、管理対象が詳細に把握できるようなものを求めているのか、必要最低限の機能があれば十分なのか、希望する管理対象をはっきりさせて選んでいきましょう。
リスクを避けるためにPC管理は万全を期す
ビジネスシーンでのパソコン環境におけるリスクは年々高まる一方です。何も手を打たなければ、社員の負担や責任も重くなり、会社のPC管理に対する姿勢が問われてしまいます。
問題が起こる前に、危機管理としてPC管理を万全にして日頃から備えておきましょう。
