会議とは?
会議の本来の目的とは、テーマに沿った具体的かつ客観的な意見を出し合い、参加者全員で多角的に検証をした上で既存のものよりも優れた効果を新たに生み出すことです。
言葉にすると簡単ですが実際は非常に難しく、思ったような効果が得られず時間だけが過ぎて行くということもしばしば。そこで、会議をより建設的でスムーズなものにするための手法やアイテムをご紹介します。
週に平均で約4時間半を会議に費やしている
企業が会議に費やす時間は一回につき60分から90分程度、恒常的に週に3回から5回行われており、平均すると4時間30分を費やしています。
また、会議参加者の内56%が「会議の内容の半分以上を無駄な時間だと感じている」というデータがあります。仮に会議で無駄にした時間を人件費に直すと、かなり少なく見積もっても一人当たり週間で5000円程度の赤字を計上している計算です。
知っておきたい会議の手法6選
会議の内容は半分以上不必要な時間であり、効率が悪く予算も圧迫しています。それではどのように進めれば会議は円滑に進むのでしょうか。より効果的で建設的な会議にするための代表的な手法を6つご紹介します。
会議の手法1：ブレインストーミング
無駄な会議の特徴として、単なる情報の共有や一方的な成果報告で終わり、発信者が限られているというものがあります。
ブレインストーミングとは、あえて結論を出さず、制限も設けずに集団で意見を自由に出し合う手法です。ここでのポイントは「反論や否定をしない」こと。本当に効果的かを決定するのは次のフェーズの役割です。
あらかじめキーワードを設定し、抽出したアイデアをカテゴライズしておくとより効果的です。
会議の手法2：ワールドカフェ
過度な緊張状態、重苦しい雰囲気、停滞し閉塞した空間ではよいアイデアは生まれません。このような場合はワールドカフェという手法を取り入れてみましょう。文字どおり、カフェで団欒しているような落ち着いた雰囲気でディスカッションする手法です。
ポイントは4人程度の小グループに分け、適宜メンバーを入れ換えることです。こうすることで参加者全員が意見を言いやすくなり、効果的なアイデアが生まれやすくなります。
会議の手法3：OST(オープンスペーステクノロジー)
同じように自由闊達な会議をする手法として、特に大人数向けなのがOSTです。重要なポイントはあらかじめアジェンダ（実施計画）を策定しておかないこと。また、リラックスした状態で行うことも重要です。
通常の会議では特定の人がイニシアチブを取るため、予定調和になりがちです。OSTは一見まとまりにくいように感じてしまいますが、大まかなテーマを決めておけば、多角的で建設的な会議が期待できます。
会議の手法4：すごい会議
すごい会議とは、1975年にハワード・ゴールドマンによって提唱された会議の手法で、アップルやソフトバンクなどでも取り入れられています。
特徴は従来の会議手法をあえてシステマティックに制限することで、会議の流れそのものが「型」としてシステム的に落とし込まれている点です。日本でもライセンス契約を交わした「すごい会議」コーチング企業があり、関連書籍も出版されています。
会議の手法5：質問会議
クローズド型のセッションとして代表的なのが質問会議で、原則的に質疑応答のみで進められる会議の手法です。第一段階として問題の提示があり、それに対する疑問を質問者が投げかけ、提示者が答えていくという流れの連続で構成されています。
こうすることで第一段階の問題の本質を可視化することができ、透明性が高くなるため参加者の納得が得られやすいというメリットがあります。
会議の手法6：リーダーズインテグレーション
リーダーズインテグレーションとは、チームの団結力を高めるフレームワークのことです。
流れとして、リーダーの自己紹介・所信表明→リーダー退室/メンバー入室→メンバー間で「リーダーについて知っていること・知りたいこと・知っておいてほしいこと・できること」の書き出し→メンバー退室/リーダー入室となります。
議論の段階を分割し、対面でいいづらい問題を整理することでチーム間の風通しがよくなることが期待できます。
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効率良く会議をするためのアイテム4つ紹介
会議の手法を工夫する以外にも、アイテムを利用することでより効率的な会議を行うことができます。ここでは代表的なアイテムを4つご紹介するので、効果的な会議の方法に悩む方はぜひ参考にしてください。
1：ボイスレコーダー
会議のマストアイテムとして、最も代表的なものがボイスレコーダーです。メリットは、事後確認ができ、内容をブラッシュアップしやすいこと。
相対的に価格が上がりますが、モノラルよりも発言者が判別しやすいステレオのレコーダーがおすすめです。また、多数参加型の手法の会議では無指向性のもの、個別発信型の手法の会議では指向性の強いレコーダーがおすすめです。
2：ビデオカメラ
開発や企画など、図解を用いられることが多い手法の会議ではビデオカメラを持ち込むのもおすすめです。スマホのカメラ機能よりも全体の流れが把握しやすく、記憶に定着しやすくなります。
大型の会議場ではズーム機能が優れたものを選び、持ち運びの多いケースではウェアラブルカメラからセレクトするとよいでしょう。
3：ホワイトボード
会議の内容を段階的に整理し、図解を交えることでファシリテーションにとても大きな差がつきます。問題を反芻しやすく、情報の共有化を促進するためにも、ホワイトボードの導入がおすすめです。
会議中で出たキーワードをピックアップし、マグネットなどで後から移動できるようにしておけばより有効活用できるでしょう。
4：スタンディングテーブル
さまざまな手法が用いても会議が長引きがちな場合は、スタンディングテーブルの導入がおすすめです。
立ったまま会議をすることのメリットが大きく分けて3つあり、1つ目に体が動かしやすくなることで連動して頭も働きやすいこと、2つ目に身振り手振りをつけやすくなり、意思表示が明確になること、3つ目に緩慢な空気になりにくく、活発な意見交換がしやすいことです。
会議全体の雰囲気を大切にする
効率的な会議の手法とは、必要以上に重苦しく緊張感のある空気にならず、コミュニケーションの延長上で誰もが自分の考えを述べられることを重視されています。
その上で論点が脱線しないように、空気を弛緩させすぎない雰囲気を作り上げることが大切です。
会議の目的やゴール(着地点)を理解する
例えば「○○をよくするためにどうするか」のような連続的で漠然としたテーマでは、整理するべき情報が複雑化してしまいがちです。
問題点を細かく分割するフェーズ、改善方法を模索するフェーズ、実行可能か検証するフェーズのように具体的な会議のゴールを持たせておく手法がよいでしょう。ここでご紹介した手法を用いて、会議をより効率的に進めてみてください。
