一元管理とは
一元管理というのは基本的に、「いくつかに散らばった情報を一括・統一的に管理する方法」を指し、特に膨大な量の情報を簡潔に管理する際に役立ちます。つまり、多方に散らばった情報を手もと操作で管理できるよう一か所に集めておき、情報管理の効率化を図る形です。
この情報の一元管理によって、個別情報や各種データの記録などを正確に管理することが可能になり、コスト軽減・人的労量を下げることにもつながります。
ビジネス上での一元管理の意味
多くの企業ではこの一元管理が必ずと言って良いほど導入されており、その上で「ビジネス上での一元管理」が暗黙の了解でなされています。
「ビジネス上での一元管理」というのはその名のとおりに「大量の情報を一か所に集めておき、低コストで簡潔に管理できる方法」を指します。特にビジネスでは人的労働力を低くした上で仕事効率の向上が求められるため、この一元管理は最適の管理方法になります。
一元管理の6つのメリット
情報の一元管理には非常に多くのメリットがありますが、だいたいどの企業においても「コスト削減」「データ重複防止（情報管理の正確性）」「作業効率向上」のために用いられることが多く、迅速で的確な管理能力を求める声が高まっています。
この場合に一元管理の効果はかなり多くの分野で発揮されることになり、時間節約できる上で情報管理の正確性が約束される上、別の仕事に尽力できる余裕も増えてきます。
メリット1：作業効率向上
情報を一元管理できるため、仕事率の向上も破格に約束されることになります。企業における仕事率というのは主に「一定期間でどれだけ多くの仕事ができたか」で測られることが多いため、一元管理による時間節約・労働節約によってそれは確約されることになります。
この仕事効率を十分引き上げることができる一元管理の効果をねらい、現在ではほとんどの企業がこの一元管理ができるアプリケーションの導入を斡旋しています。
メリット2：データ重複防止
情報を一元管理することによって、先述のように手許ですべての情報管理が可能になる上で、1つ1つの情報開示が目視できる形で確認できます。つまり、すべての情報をわかりやすく管理できることにより、データの重複防止なども含め、管理の正確さが向上します。
データ情報の正確性・迅速さが損なわれる主な理由は、多量の情報管理を1つずつしていく際の労力によるものが多く、この点を軽減させることは非常に重要です。
メリット3：コスト削減
情報の一元管理によって大きなメリットになるのが、この「コスト削減」です。膨大な量の情報を管理するのに一々それに見合った人材を雇っていたのではそれ分の人件費が掛かり、また1つずつ情報管理する際にパソコンを使っていては電力コストも無駄に掛かります。
この無駄を省くために一括で情報管理できるツールがあれば良く、その典型とされるのがこの一元管理できる（一般に市販されている）アプリケーションとなります。
メリット4：労力削減
この「労力削減」にしても先述の「コスト削減」の場合と同じく、膨大な量の情報を1つずつ管理するのに、たくさんの人材を雇っていたのではその分の人件費が掛かってしまいます。また残業に差し掛かる場合は残業手当なども付けられるため二重に労力が掛かります。
この膨大な量の情報を一元管理することで、まず無駄な労力が削減され、1つずつ情報を管理する人的労働の必要性がなくなります。
メリット5：時間節約
情報の一元管理のメリットのうちでも、この「時間節約」は非常に大きな利点となるでしょう。1つの仕事に際する情報管理にとても時間が掛かっていては、次の仕事をする際の支障になってしまいます。この支障をなくすメリットが一元管理の醍醐味としてあります。
情報の一元管理というのは基本的に「オートで情報を管理してくれる」という労力削減があり、その上で散らばった情報を手元操作で簡単に管理できる迅速性が見られます。
メリット6：情報共有
情報を一元管理する場合、一般的にはオンラインでの管理方法が取られます。これによって、どの部署（また別会社）からでも共有の情報を開示する・管理することができるため、リモート操作での情報管理も円滑に進めることが可能になります。
この情報共有による一元管理のメリットもかなり大きいもので、この管理規模を広げていくことによっては、世界的規模での情報も一元管理してすぐ確認することができるようになります。
一元管理は人事にも使える
人事採用でもこの一元管理は大きく採用されており、その場合は人材資源の配置・育成・面接選考のための個別情報の管理に役立たされています。就活では多くの新卒生が一斉にやってくるため、それぞれの人材の能力・バックグラウンドを把握するのも大変です。
この場合に情報の一元管理を活用し、「どの人材をどの部署に配属すべきか」についても非常に役立つ情報提供がなされ、その点で人事管理がスムーズになります。
散らばった人材情報をまとめる
就活時期というのは、もちろん全国各地から新卒生がこぞってやってくるため、誰がどういう能力・実力・経験を持っているかが漠然としていてわかりません。この場合でも情報の一元管理によってそれらが明確にわかるようになり、この場合も人事管理に役立ちます。
散らばった人材情報を一元管理することによってリスト化しておき、1枚のリストを見るだけですべての就活生の能力がわかります。この点は非常に大きな利点です。
顔と名前の簡単一致
情報の一元管理というのは先述のように、散らばった多量の情報まるで「1枚のリストによって管理する」ような状態を指します。その場合に、就活生各自の顔と氏名を掲示しておき、それぞれの情報を一元管理することによって、手元で一覧表を作成することができます。
情報を一元管理においては、とにかく「大量の情報をわかりやすく提示する管理方法」を指すため、顔認証システムを導入する形で情報化しておけばさらに便利でしょう。
移動や配置が簡単にできる
情報の一元管理によって就活生各自の能力・資格保持情報などが端的にわかることになるため、その後、入社してからすぐに適材適所の形で各部署に配属させることが可能です。また手元の1枚のリストに配属先をメモしておくなど、事前対策も可能になります。
このように、情報の一元管理は大量の情報を的確に識別することが可能になるため、その後の人材能力の育成・管理においても、企業にとっては非常に効果的です。
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一元管理のデメリット
メリットがあればデメリットもある、ということで、この情報の一元管理にも同じく、それによるデメリットも存在します。この場合のデメリットには、情報を一元管理するための複雑な操作が必要になったり、管理アプリを導入するためのコストが掛かる点があります。
しかしこうしたデメリットは一過性のものが多いため、「慣れればすぐに使えるようになる」の言葉どおり、メリットの方を優先させて多くの企業は導入を検討しています。
操作方法の複雑化
この場合の「操作方法の複雑化」というのは、一元化するための新しい操作をアプリによって使い分けなければならなく、その点でさらに新しい操作能力を習得しなければならないコストを指しています。
情報の一元化ソフトを導入する際に、従来の情報管理方法では通用しなくなる場合が多く、その代わりの新しい管理方法を覚えるまで・浸透するまでに時間が余計に掛かってしまうことが多々見られます。
情報の錯綜
次に「情報の錯綜」ですが、「錯綜」というのは「大量の情報が入り混じってしまう状態」を指しており、この場合は情報の一元管理を図る上で「どの情報をどのような形で管理すればよいか」といった点が非常に複雑になってしまうことを意味します。
これは主に情報の一元管理を図る際の初期段階に見られるデメリットで、慣れてくれば問題なくなりますが、それまでは従来の管理情報が散乱してしまうことになるでしょう。
導入コスト
これも情報の一元管理を図る場合の初期段階に見られるデメリットですが、新規アプリ・OS・機器を導入する場合のコストも、それぞれに掛かる費用によっては馬鹿にできません。企業形態によっては非常に多額の出費になることもあります。
つまり「人材管理システムの導入」に見られるデメリットになりますが、それまでの管理システムを抜本的に変更する際のコストになり、一元管理が浸透するまでかなり時間が掛かる場合があります。
一元管理を上手く活用して組織を円滑化
いかがでしたか。今回は「一元管理とは｜業務上でデータを一元管理する6つのメリット」と題し、「一元管理・業務上でデータの一元管理方法」をメインにし、一元管理を行なう際に方法が採用されているかについてご紹介しました。
情報の一元管理というのは多くの企業に求められている管理方法の1つで、そのメリットは大量の情報を簡潔にまとめる手腕にあります。しかしデメリットもあるため、慎重に検討する必要があります。
