在庫管理とは
在庫管理とは科学的な手法で在庫を管理することですが、近年はあらゆる業界で注目されるようになりました。
在庫管理にはさまざまな目的がありますが、目的を果たすことで経営が健全化します。在庫管理が杜撰な会社は物と金の流れを正確に掴むことができず、無駄な仕入れをするケースが多いです。
以下では日々の業務で関わる在庫管理の3段階を紹介します。段階を知ることで在庫管理の概要がわかります。
在庫保守
在庫保守とは漠然と在庫の存在を知っているレベルです。漠然と在庫の存在を知っているだけのレベルなので、正確な商品数は把握していません。
このような状態は健全ではないので直ぐにでも改善すべきですが、在庫管理の指導者がいなければ、何から手をつけたらいいのかわかりません。
どんぶり勘定が原因で倒産する会社はありますが、在庫保守の段階である会社が多いと言われています。
在庫統制
在庫統制の段階になると在庫管理と言えます。しかし在庫統制は業務に関係のある在庫の数だけ把握している段階なので、完璧な在庫管理ではありません。
在庫統制は良いことですが、全体的に在庫統制しなければ会社全体の在庫を把握することはできません。
しかし一般的に業務の範囲は狭く、会社全体の在庫を統制できるのは一部の人だけです。ここに在庫管理の難しさがあります。
在庫マネジメント
在庫マネジメントは会社全体の在庫を把握している段階ですが、この段階になると目視だけの管理では無理です。パソコンをはじめとする機器を使わなければ不可能です。
在庫マネジメントが徹底すると会社は計画的に動きやすいです。商品の数や動きを常に把握することで、先の展開が読めます。
在庫マネジメントが徹底すると、無駄な業務が減り残業の減少が期待できます。在庫管理は全体に良い影響を与えます。
在庫管理業務の方法
在庫管理の方法は会社の業務内容によって異なりますが、伝票上の在庫と実在庫を常に同じにすることは基本です。
伝票上の在庫と実在庫を同じにすることは簡単なようですが、実際は難しいです。その理由はさまざまな業務が関係してくるからです。
以下では在庫管理に関わるさまざまな業務を紹介しますが、併せて在庫管理に大切なことも紹介します。
入庫管理業務
注文後に会社には商品が入ってきますが、その後の過程で在庫が狂ってくる可能性はあります。入庫時の業務は在庫管理の基本中の基本なので、業務に携わる人は常に意識することが大切です。
入庫業務の段階で在庫管理をすることで、かなりのロスが減らせます。入庫数が多ければミスが増えますが、基本を押さえることでミスの頻度を減らすことは可能です。
業者搬入
在庫管理は業者搬入の時点で始まっています。運送業者はトラックで荷物を運んできますが、運送中に商品が凹んだり商品が割れることがあります。
破損した商品を見つけるには、現場の業務スタッフが協力しなければいけません。中身を開けてチェックするのは難しいので、複数の業務スタッフで目視検査することをおすすめします。目視検査するときに声を出すと効果的です。
伝票チェック
運送業者が搬入した商品は伝票と照らし合わせますが、複数人ですれば見落としが少ないです。
伝票チェックの時点で見落としてしまえば在庫管理以前の話になるので、入念にチェックすることが大切です。2人で伝票チェックするときは、1人が伝票の品名を読み、もう一人が現物を確かめます。
伝票の品名を読む人は、早口に気をつけなければいけません。早口で読むともう一人が類似の商品と間違う可能性があります。
検品
伝票チェック業務が終わったあとは、検品業務に移ります。検品業務も在庫管理では大切です。検品業務の段階では入念なチェックが可能なので、開梱が可能な商品は開梱して中身を調べましょう。
会社によっては検品専門のスタッフがいますが、いない場合は全員で手分けして検品することをおすすめします。
検品することで、商品の中身を覚えることができるからです。商品の中身を覚えることは、管理職になったときに役に立ちます。
格納
商品の格納も在庫管理では大切です。商品の格納は現場スタッフの業務ですが、古い商品を前に置くのが基本です。食料品の場合であれば、賞味期限もチェックしましょう。
商品を格納するときは、高く積み過ぎてはいけません。軽い商品であっても高く積み過ぎると、下段の商品が破損する可能性があるからです。
常に格納場所のスペースよりも商品が多い場合は、入荷数を見直す必要があります。それも在庫管理の一つです。
出庫管理業務
出庫管理も在庫管理では大切な過程です。出庫するときに商品が破損したり、行方不明になる事例はあります。
出庫業務は現場スタッフが担当しますが、通常はチーム分けされています。チーム分けすることで、効率的に出庫業務を行うことができます。
以下では出庫業務の流れを紹介しますが、一つ一つの業務内容は単純です。しかし基本を無視すると、在庫管理に狂いが生じます。。
出荷指示
通常の出荷指示は伝票で行いますが、わかりやすく印字することが基本です。しかし在庫管理に狂いを生じさせないためには、伝票の内容にも気を配ることをおすすめします。
少ない動きで商品を揃えるには、出荷伝票が整理されていなければいけません。具体的には同じ棚にあるものは、同じ伝票に印字することです。
同じ棚にある商品を同じ伝票に印字することで、出荷間違いの可能性が減ります。
ピッキング
ピッキング業務は現場の仕事で、多くは派遣社員が担っています。しかし在庫管理という観点から見れば、ピッキングの過程は大切です。
ピッキングで大切なことは正確性ですが、単純な作業を繰り返すと集中力が途切れがちになります。
これを防ぐには、定期的な小休憩を挟むことをおすすめします。定期的な小休憩があれば疲れにくくなり、集中力が維持できます。
検品
ピッキングが終了したあとは検品業務に移ります。検品業務は専属のスタッフがすることが多いですが、ピッキングの間違いを水際で止める役目を担っています。
検品業務は地味で面倒くさい作業ですが、ミスをすれば在庫に狂いが生じるので非常に大切な業務です。
検品をするときは伝票と現物を照らし合わせますが、似たような商品があるので注意力が要求されます。
出荷
出荷時もミスが発生しやすいので工夫が必要です。出荷時のミスには積み残しがありますが、積み残しを防ぐには指定の場所に商品を置くことが大切です。
商品をトラックに積む前に、数取器で現物をカウントすることをおすすめします。数取器を販売している店が近くになければ、Amazonでも購入できます。通常の業務であれば、4桁用の数取器で十分です。
ツマミを右に回すして０になるまで回すという事で結構時間かかるのではないかと心配していましたが、カウンターが7568の状態から右に回してもすぐに0000になりました。これには感動しました。カウントする時になるカチカチ音も気持ちよくデジタルタイプでは味わえない快感があると思います。
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在庫管理徹底による5つのメリット
在庫管理は科学的な手法なので多くの企業が採用していますが、具体的なメリットがわかっていない人はいます。
以下では在庫管理の具体的なメリットを紹介していますが、具体的なメリットを知ることで、真剣に在庫管理に取り組めます。
紹介するメリットは大きいので、常に意識することをおすすめします。意識を持続させるには、朝礼で唱和するのが効果的です。
1：余剰在庫の減少
余剰在庫が倒産の原因になるのは周知の事実です。しかし余剰在庫を減らす方法は、あまり知られていません。
在庫管理を徹底すると余剰在庫が少なくなります。在庫管理が徹底してくると、実在庫が正確に把握できるからです。
実在庫を正確に把握すれば無駄な仕入れは減りますが、何よりも業務中に動きやすくなります。余剰在庫が原因で、業務効率が悪くなった事例はあります。業務効率が悪くなれば、残業が増えます。
2：生産性の向上
一見、在庫管理と生産性の向上は無関係に思えますが、広い視野で見れば関係しています。在庫管理が徹底してくると、商品の流れが明確になるので無駄な受発注がなくなります。
無駄な受発注がなくなれば作業時間が減るので、効率的に利益を上げることができます。残業時間も自ずと減少します。
残業代は会社の人件費を逼迫するので、残業が多い会社は一日も早く在庫管理を徹底しなければいけません。
3：品質の安定
在庫管理することで品質の安定が期待できます。食料品は当然ですが、工業品であっても経年劣化はします。
経年劣化を発見するのは難しいですが、現場が在庫管理の意識を持つことで発見を早めることはできます。
現場に在庫管理の意識を徹底させるのは大変なことですが、管理する側が繰り返し伝えていくしかありません。
伝えるときは実例を出すと理解しやすいです。実例は現場のレベルに合わせたものにしましょう。
4：会社の信頼性向上
在庫管理が徹底している会社は信頼されることが多いです。在庫管理を徹底することで、不良品の発生を抑えることができるからです。
経年劣化も不良品に含まれるので、日々の業務で商品チェックをすることは大切です。商品チェックは主に目視でしますが、商品によっては機械でも可能です。
在庫管理表を目立つ場所に貼っている会社はありますが、外部の人に真剣に在庫管理をしている姿を印象づけることができます。
5：顧客満足度を向上
在庫管理が徹底している会社は不良品が少ないのは当然ですが、品切れも少ないです。常に計画的に在庫をコントロールしているので、品切れすることが少なくなります。
余剰在庫を出さず品切れを防ぐのは言うは易く行うは難しです。しかし携わるすべての人が協力することで実現できます。
具体的には商品の出荷予定日および入荷予定日を明確にすることで、在庫管理の完成度は高くなります。その結果、顧客満足度は向上します。
在庫管理をしっかりして会社の利益を向上しよう
在庫管理は会社の経営を健全化するので、すべての会社は実行する意味があります。どんぶり勘定経営が通用するのは、好景気のときだけです。
今は急成長が期待できる時代ではなく、コスト削減しなければ生き残れない時代です。コスト削減には限度がありますが、在庫管理はまだ工夫の余地があります。工夫することで、業務はより効率化します。
業務が効率化すれば生産性が上がり、年収増が期待できるので在庫管理を実行しましょう。
