プロジェクト管理ツールとはどんなもの？
プロジェクト管理ツールとは、メンバーのタスクや、進捗状況や今後のスケジュールなどの管理に役立つツールです。メンバー全員の予定を１つにまとめて、一目でわかるようにグラフ化したり、優先順位をつけたり、仕様が変わった時にはすぐに情報を共有することができます。
初心者でも比較的に扱えるものも多く、プロジェクト管理ツールを導入することにより、スムーズで効率のいい仕事ができるようになるでしょう。
プロジェクト管理ツールのメリット
複数の仕事を担当したり、大きなチームの中で仕事をしていると、メンバーの進捗状況が把握できていないと優先順位がつけられなくなります。優先順位を間違えれば、プロジェクトの進行に大きな問題になることもあります。
他にも、急に仕様を変更した時にも、タスクや進捗状況を把握していなければ、仕事の割り振りもできずに、対応しきれない状況になります。プロジェクト管理ツールはこれらのことを全て解決することができます。
急な変更にも対応できる
急に仕様が変わってもプロジェクト管理ツールを使っていれば、すぐに対応する事ができます。メンバーの進捗状況が、グラフで一目でわかるようにしてあるので、仕事の割り振りがスムーズにできます。
また、メンバー同士で情報を出し合えるチャットやダイレクトメールなどの情報共有機能などもあるので、リアルタイム進捗状況を把握することができます。なので遅れていたり、つまずいていたりしても、すぐに対応することができます。
一目で優先順位がわかる
今のタスクの納期はもちろん、他の任されているタスクもすべてのメンバーに共有することができるため、優先的にやらなくてはいけない仕事が何なのかが、プロジェクト管理ツールを使えば把握できます。
また、工数管理など、全体のスケジュールを管理しなくてはならない場合には、各タスクに優先度やデッドラインを設定できます。大きなプロジェクトでは、工数管理ができていないと進行に問題が出てくるので重要な機能になります。
チームメンバーの業務時状況がわかる
プロジェクト管理ツールには、1つのタスクにどれだけの時間をかけているかを、レポートにして共有することもできるので、メンバーが今つまずいてる部分や、苦手な分野の仕事を把握することができます。
メンバー全員がタスクを把握することにより、1人ではわからないことでも、アドバイスを出し合えるため、結果的に作業効率がアップします。また、メンバーの得意分野も把握できるため、効率良く仕事を割り振ることができます。
プロジェクト管理ツール11選
プロジェクト管理ツールにはそれぞれに特化した機能があります。タスクの進捗状況を一目でわかるようになっているか、情報の共有やチャットなどで連絡が取りやすいかなどは重要なポイントです。
チームの規模はどれくらいなのかも、ツールを選ぶ際に考えなくてはなりません。複数のチームや大人数でのプロジェクトになると選べるプランなども変わってきてしまいますし、工数管理ができるものを選ぶ必要があります。
プロジェクト管理ツール1：Trello
任された仕事を、進捗状況に応じて動かし管理することができるプロジェクト管理ツールです。そして、Trelloでは、基本的な機能をすべて無料で使うことができます。有料のプランでは、外部との連携が取りやくなり、セキュリティが強化されるなどです。
大きな特徴としては、ボードに無駄なボタンがない見やすさと、Slackと連携することにより、タスクの変更点や通知を受け取り、情報をすぐに把握することができます。
プロジェクト管理ツール2：Redmine
エンジニア向けに作られたプロジェクト管理ツールです。コードを入力することにより、文字の装飾ができ、バグなどの内容をチケットに情報として登録することができます。
カレンダーにチケットの情報を反映させることや、ガントチャート機能などもあるので、ツールとしても使えますが、コードなどを普段使わない人にとっては、慣れるのに時間がかかるツールになります。
プロジェクト管理ツール3：Backlog
複数のプロジェクトが同時に進んでいる場合や、システムの開発で誰が編集したのかをわかるようにしたい時には、Backlogがオススメです。
このプロジェクト管理ツールは、タスクをグラフ化して分析するので、必要な項目を埋めれば、進捗状況を棒グラフで作成してくれます。また、誰が編集したのかがわかる編集履歴を残すことができますし、タスクも明確に設定できるので、協力して仕事が進められるでしょう。
プロジェクト管理ツール4：Wrike
こちらのプロジェクト管理ツールも無料で使えるプランがありますが、参加できる人数が限られており、5名以上の参加ができません。ですが、タスク管理の形式が3つあるなどの良さもありますので、少数精鋭のチーム向きのプランになるでしょう。
有料プランでは、一人当たりの料金が高くつきますが、サブタスクに詳細な情報を追加できることや、独自のレポートを作成できます。ユーザ数と機能面も増えるのが大きな特徴です。
プロジェクト管理ツール5：InnoPM
直感的な操作で、簡単に工数を登録することができ、プロジェクトや複数のプロセスの登録ができるプロジェクト管理ツールです。メンバーの工数と単価から、プロジェクトの原価を把握することができます。
工数の分析や入力を徹底的にやりたい方や、メンバーの進捗状況の確認を正確に行いたい方にはオススメのツールです。
プロジェクト管理ツール6：Jooto
ドラッグとドロップでタスクを、付箋のような感覚で扱うのが特徴のプロジェクト管理ツールです。チェックリストがあり、項目ごとに割り振りができますし、日本語表記のツールを使いたい方にオススメです。
また、すべてのOSやブラウザにも対応しており、スマートフォンではアプリもあるので使いやすいですが、無料プランの場合だと、2名までで、ボードが2つまでしか作れないので、有料プランを検討し、導入した方がいいでしょう。
プロジェクト管理ツール7：Stock
チャットのように情報が流れていくことがなく、チームのタスクを簡単に残すことができます。ITに詳しくない方でも使いこなせるようにと作られたプロジェクト管理ツールで、フォルダ内にノートを作成して、シンプルに情報共有することができます。
いちいちダウンロードをしなくても、ブラウザ上で見れ、削除したデータも30日間は保存されるので、誤削除の心配もありません。
プロジェクト管理ツール8：Brabio!
ガントチャート作るならエクセルの10倍速いとうたっており、エクセルシートに一括出力する機能が付いているため、エクセルシートでスケジュール管理をしている方や、ガントチャートを作りやすく、見やすいものを求めている方にオススメです。
ほとんどの方は、プロジェクト管理ツールを使用せずに、エクセルでスケジュールを管理している場合も多いので、この機能は役に立つでしょう。
プロジェクト管理ツール9：Producteev
情報の共有がしやすく、タスクやカレンダーをユーザーごとに、まとめて表示してくれます。タスクを項目ごとにカテゴライズできない点はありますが、参加人数に関係なく、無料で機能を使えることが、このプロジェクト管理ツールの強みです。
ホームページが英語表記のため、若干操作を覚えるのに時間がかかってしまうことがあるので、注意が必要です。
プロジェクト管理ツール10：Jira
登録された多数のタスクから、目的のタスクを探し出すことができる、検索機能とフィルター機能が用意されています。タスクをすぐに探せる高度な検索ができるため、迅速にプロジェクト全体を見ることができるプロジェクト管理ツールです。
レポート機能が特化しており、簡単な設定をするだけで、さまざまなレポートを作成できる他に、ダッシュボードの作成したものをレポートとして残すこともできます。
プロジェクト管理ツール11：Taskworld
一つのタスクに費やした時間の把握や、アナリティクス機能など、進捗状況を一目で確認したい方や、時間を計測して業務の改善をしたいならTaskworldがオススメです。
このプロジェクト管理ツールは他にも、グループチャットやダイレクトメッセージを送るなどのチャット機能や、セキュリティ面にも特化していますが、無料のプランがありません。
なので、機能を重視しない場合は、他のツールと比較してみるのがいいでしょう。
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プロジェクト管理ツールの種類
プロジェクト管理ツールには２つの種類があり、クラウド型かダウンロード型にわけられます。クラウドで情報のやりとりをするのか、自分のパソコンにインストールをして使うかの違いになります。
クラウド型では、メールアドレスとパスワードを登録できるものや、ダウンロード型では、ネットの環境がなくても使えるなど、どちらでもメリットとデメリットはありますので、自社にあったものを検討し使うようにしましょう。
クラウド型
クラウド型のプロジェクト管理ツールでは、ウェブ上で情報のやりとりができるため、他社との連絡が取りやすくなります。ネットの環境が整っていればどこでもアクセスができるので便利で、互換性もあるのでアプリを変える必要もありません。
ですが、セキュリティ面に関しては、他社と情報を共有するので、その分不安が残ります。
ダウンロード型
ダウンロード型のプロジェクト管理ツールでは、アプリのインストールとセットアップをしなければなりません。バージョンアップに関しても自分たちでインストールする必要がありますし、他社との連絡が取りにくいのが難点です。
その分、ネット環境にも左右されずに、セキュリティの面に関しても、情報が漏れるリスクなどはないので、自社のみのプロジェクトなら、まず問題は起こらないでしょう。
今時のプロジェクト管理方法を知ろう
プロジェクト管理ツールを使うことにより、スケジュールや進捗状況を見える化することができ、作業効率を向上することができます。また、プロジェクトを客観的に見ることができるようになるので、大きなミスを事前に防ぐことができます。
プロジェクトの失敗の原因は、スケジュール管理と情報の共有がうまくできなくて起こります。なので、従来の管理方法で良いのか悩んでいるのなら、今回、紹介したツールを検討してみてください。
