仕事における時間管理とは？
現代は、多様な働き方が求められる時代になりつつあります。ノー残業デーなどと言われても、時間管理やタスク管理が得意でない人とっては、なかなかハードルが高いのではないでしょうか。
同じように忙しくしているのに、なぜか仕事ができる人、手際よく作業を終わらせてしまう人などがいます。
予定表を作れば簡単ですが、ざっくりとしたものでは成果が得にくいでしょう。次の章では、時間管理のコツを紹介します。
仕事などの時間管理のコツ4つ
仕事や家事の時間管理のコツは、「するべきことを明確にする」です。
例えば燃えないゴミを出さなければいけないときに、予定に「ゴミ出し」だけの表記では、当日になって慌てることになります。その前に準備や「しなければならないこと」が必ずあるはずですから、それらを洗い出しておきます。
ゴミ出しならば指定のゴミ袋を買う、複数あるならまとめるなど、細かいようですが内容を明確にしておくと、行動がスムーズになります。
1：必要なタスクをすべて洗い出す
タスクというのは、アプリのカレンダーなどでも見かける言葉ですが、やるべきことや課題のことです。
そのやるべきことに必要な準備や要素が順序よく整理されていれば、途中で「あれが足りない」などのミスが減らせ、時間管理ができ効率が良くなります。必要なことが具体的であれば、タスクの水準も上がります。
2：それぞれの優先順位を決める
仕事に取り掛かる前に、タスクの優先順位を決めてしまうことも重要です。
緊急かつ重要な仕事は、最優先に取り組むことは当然ですが、重要で緊急度が比較的低いタスクというのは、自分にとっても価値のあるものです。できるだけ早く取りかかれば「緊急」な仕事になる前に済ませることもできます。
重要ではないが緊急な仕事、これが日々追われる雑務と言えるでしょう。会社の仕事なら、手分けをして取り組むことも考えましょう。
3：それぞれのタスクに期限を決める
当然ですが、仕事や宿題などには期限というものがあります。少し余裕のある仕事や夏休みの宿題など、ついつい後回しにして、今やらなくてもいいようなことを始めてしまいがちです。
本当のデッドラインよりも、自分が必ず守れる期限として考えると良いでしょう。前項で洗い出した細かいタスクに、それぞれ期限をもうけて時間管理をすれば、仕事自体の締め切り当日に慌てる必要がなくなるでしょう。
4：実際のスケジュールに落とし込む
仕事などの、やらなければいけないタスクを頭で把握しているだけでは、ダブルブッキングの問題が発生する危険があります。
人によって、スマホのアプリや手書きの手帳など使いやすいものはさまざまですが、まずは実際の予定を入れることから始めましょう。
作業などの時間管理においては「たぶん」や「〜くらいだと思う」は危険です。思いどおり進まないことがほとんどですので、打ち合わせなど時間が読めないものは注意します。
スマホやPCで使える時間管理アプリ5選
1日24時間の中で実際に使える時間には限りがあります。タスクを洗い出してスケジュールを立てても、効率よく時間を使えなければ意味がありません。
時間の有効活用に欠かせないのが、便利な時間管理アプリです。タイマー機能のシンプルなものから、スケージュール管理や勤怠管理にも使えたり、タスクの時間配分がわかりやすく可視化できるものまでいろいろあります。
次項ではスマホ・PCで使える時間管理アプリを紹介します。
1：Toggle
Toggleは、タイムトラッキングができるサービスです。時間管理が苦手な人にお勧めで、使い方はス有数ウォッチに似ていて操作も簡単です。
スマホはAndroidとiOSに対応、PCもWindowsとMac版があり、実用性が高いといえるでしょう。
仕事を終えた1日の終わりには、その日のトータルの作業時間が表示され、レポート画面ではグラで作業効率を可視化することにより、時間管理がスムーズになります。
2：Googleカレンダー
Androidのスマホであれば、Googleカレンダーはあらかじめインストールされていることが多いでしょう。PC版もあるので、同期をさせて使っている人も多くいます。Gmailアカウントと連携ができるので、メールからスケジュールを入力することも可能です。
「ゴール」という機能は、予定の日時が定まっていないタスクを、空いた時間にアプリが自動検知で予定を組み入れてくれるという、便利な機能もあります。
3：Timely
「Timeiy」は、複数のアカウントに同期させることができて、アラームをバックアップしてくれます。目覚ましにはスマートライズ機能で、睡眠サイクルに合わせて目覚ましのアラームを鳴らしてくれます。
時間管理の第一歩は、時間どおりに起床して仕事に取り掛かることが肝心です。高機能の目覚ましアプリで、遅刻や寝坊から卒業しましょう。
4：MyStats
「Mystats」はiPhone専用のアプリです。スケジュールアプリのような使い方もできる一方で、操作がシンプルなのも特徴の一つです。
時間管理が一目で把握できるので、セルフマネジメントにはぴったりのアプリだといえるでしょう。
また、体重や体脂肪、歩数やワークアウトのカウントもできますので、ヘルスケアにも向いています。目標を設定し、それを達成する手助けをしてくれるアプリです。
5：TaskChute
Excelベースのシートで、1日の仕事を直列に並べて管理するツールです。基本形がExcelなので、それぞれの仕事にかかる時間を割り当てたり、その集計が簡単に行えます。
作業の見積もりも出すことができるので、実働時間の可視化もしやすいのが特徴です。何にどれだけの時間を費やしたのか、詳細に記録されるので、一年間を振り返り、次の年の目標を立てるのにも役に立つでしょう。
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仕事などにおける時間管理術の本3つ
アプリで時間管理ができるようになっても、具体的な仕事や作業方法が分からなければ意味がありません。何もない状態から始めるより、専門家のアドバイスを参考にしてみましょう。
仕事や家事、勉強などを効率よくこなすには、コツが必要です。管理する時間を作り出す方法や、ムダなく作業を進めるためのノウハウが得られる本を3冊紹介します。
1：どんな仕事でも「25分＋5分」で結果が出る
「ポモドーロ・テクニック」とは、起業家でもある著者・シリロ氏によって考案された、時間管理のテクニックです。
少ない時間と労力で、より良い成果を出すための時間管理＆仕事効率アップ術です。「25分の作業と5分の休憩」これを単位として繰り返します。
短時間の集中で作業の効率も上がり、時間を有効的に使うことができるようになるでしょう。
「モチベーションを維持する為のテクニックを勉強したい！」と思って購入しました。ただ、中身は目的のものとは異なりました。。。orzモチベーションを高めるというよりは作業時間に対する生産性を高めるテクニックを書いた本でした。著者の高い生産性をキープするためのテクニックについて非常に具体的に書いてくれているので、内容は分かりやすいと思います！この本の中身を一部でも取り入れれば勉強やルーティンの生産性がグッと向上するんじゃないかと思いました。また資格勉強の時に読み直しながら活用してみたいな～。
2：なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか？
1日の仕事を「タスクシュート」で管理する、時間管理の解説書です。
目安は、1分以上の時間のかかる作業のかかることは、すべて書き出してしまうというもの。その日に行う作業や仕事の見積もりを、あらかじめ出しておくことで、効率をアップさせます。
締め切りは分かっていたのにいつの間にか時間がなくなってしまう、ギリギリにならないとやる気が出ない、「時間がない」が口癖のかたへの特効薬がタスクシュートです。
日頃、自分の思った通り仕事が終わらないことがよくあり、悩んでいたので、読ませていただいた。隙間時間を活用するといった精神論では解決しないし、むしろ、その精神論で自分がもっとちゃんとがんばるべきなのでは、と自責で苦しい思いをしていることに気付かされた。全ての行動予定と実績を記録するというタスクシュートを実践すれば、きっと時間ない病を治せるという期待が持てた。
3：1日が見えてラクになる！時間整理術！
日々の仕事や用事など、ついつい後回しにしてしまうことがあります。やらなければいけないと分かっていても、なかなか手につかないことも多いでしょう。
1日はみな同じですが、作り出さないと時間はモノにできません。イラストレーターでもある筆者が、時間を作る・タスクをまとめる方法を、漫画でわかりやすく教えてくれます。実践すれば、時間管理がスムーズに行えるようになるでしょう。
昔からわかっていたんです。どうやったら時間を効率良く使えるのか。時間を見えるかする事により、本当にスッキリさせてくれて、いえ、私もわかっていたんですよ、それを書籍にまでしていただきありがとう御座います。だけど、人間って複雑で、今ボーっとしていたい時間が、空白の出来る時間とは一致しないナーと少し思ったりも致しました。でも、参考になりました。
時間管理を徹底するには自分を厳しくすること
仕事の時間管理には、やりすぎということはありません。「できているつもり」が、締め切りに間に合わなかったりする原因にもつながります。
「自分はダメな人間だ」と考えるわけではなく、同じやるのであれば成果が上がるようにな仕事の方法を選びましょう。そのためには自分に厳しくすることも必要です。
現代は便利なツールが揃っています。その助けを借りてしっかりと時間管理をし、さらにステップアップができれば一石二鳥です。
