会社で管理するべき消耗品はたくさんある
どのような会社でも管理すべき消耗品は多くあります。消耗品管理を怠っていると経営にも影響が出てしまうこともあるため、最近では注目されている割合が高いです。
消耗品がない会社はないといっても過言ではないぐらいに消耗品を使っている会社が多くあります。消耗品管理を徹底することで業績を上げることができるだけではなく、従業員の意識向上にもつながります。
消耗品管理のポイント5つ
消耗品管理が重要なことだとわかっていてもどのように行えばよいのかわからない場合が多いのではないでしょうか。消耗品管理を正しく行わないと本来の効果を得ることができず、無駄なことをしてしまっている場合も多いです。
独自の消耗品管理を行うのではなく、マニュアルどおりの消耗品管理を行うことが大切です。次に、消耗品管理のポイントを5つ紹介するので参考にしてください。
1：保管場所を固定しておく
消耗品管理を行う際に、まずやるべきことは保管場所を固定することです。一見簡単なことのように思えてしまいがちですが、以前まで固定した場所を決めていなかった場合は慣れるまで時間がかかってしまいます。
正しい保管場所に保管するように意識することが大切であるため、従業員の意思の高さが問われるポイントでもあります。保管場所を決めておくことで消耗品管理が行いやすくなります。
2：個数を把握する
消耗品管理を正確に行うためには個数を把握することを大切です。正しい個数を把握していないと消耗品管理ができているとはいえないため、定期的に個数を把握するように心がけましょう。
個数を把握することで発注する必要があるかを判断することもでき、在庫がなくなることを未然に防ぐことができます。消耗品がなくなってしまうと消耗品の種類によっては作業に影響が出てしまいます。
3：担当者を決める
消耗品管理を徹底する場合は担当者や責任者を決めるようにしましょう。すべての人が消耗品管理をすることが理想的ですが、担当者や責任者を決めていないと、いずれだらけてしまい、正確な消耗品管理ができない可能性があります。
消耗品管理の担当者には、もっとも消耗品に触れる機会が多い人がなることが妥当であり、最適者でもあります。
4：大量に消費する際は事前に申請する
消耗品の中には一定量減り続けるものから大量に消費する消耗品に分けることができます。定期的に消費する消耗品の管理はしやすいですが、不定期で消費する消耗品の管理は難しいです。大量に消費する可能性がある場合は、事前に注文や申請を行うようにしましょう。
大量に消費する予定があるにも関わらず、誰にも伝えずにいると在庫切れの状態になってしまいます。
5：新商品の確認
消耗品は日々進化や開発が行われているため、定期的に新商品が発売されていることもあります。一般的に新商品の方が使いやすくなる傾向があるため、常に新商品があるかないかを確認するように心がけましょう。
また、新商品を購入する場合は、事前に使い心地などを従業員の方にアンケートをとり、新商品に切り替えるか以前の消耗品を使い続けるかを決めるようにしましょう。
効果的な消耗品管理方法4つ
効果的な消耗品管理の方法を把握することで効率よく消耗品管理を行うことができます。消耗品管理を行う際に手間がかかると感じてしまうことが多く、敬遠してしまうことも多いです。しかし、慣れてしまえば手間と感じることもなくなります。
自然と消耗品管理ができるように習慣づけることから始めましょう。次に、効果的な消耗品管理方法4つを紹介します。
1：場所・個数の管理をするための方法
消耗品管理を行う際にまず、消耗品を保管する場所や個数を決めておくことを大切です。同じ場所に置くことで残りの個数を把握しやすくなり、在庫切れや不必要に注文してしまうことを予防できます。
消耗品を置く場所を決めていない状況から、置く場所を決めると中々うまくできないこともありますが、使用するすべての人が意識することで徐々に定着します。
ラベルを張る
消耗品を置く場所にラベルを貼ることで正しい保管場所が明確になり、個数を把握することができるだけではなく、整理整頓をすることもできます。見栄えを良くすることが使いやすくなるだけではなく、綺麗に見せることも可能です。
ラベルを貼ることは簡単に行うことができることであるため、消耗品管理を行う際には必ず行うようにしましょう。
2：無駄な発注・消耗品の在庫切れを防ぐ方法
消耗品管理を行うことで無駄な発注や在庫切れをなくすことができます。無駄な発注や在庫切れをなくすことは消耗品管理を行う最大のメリットでもあるため、たびたび在庫切れを起こしている場合は消耗品管理を行うようにしましょう。
在庫切れを予防する方法は、上記のように保管場所を決めておくことでも防ぐことができますが、それ以外にも方法があるので次に紹介します。
カンバン方式
カンバン方式とは日本のトヨタ自動車が考え出した方式です。世界でも通用する方法であるため、多くの企業が採用している方式でもあります。
カンバン方式を採用することで無駄な在庫を作らないメリットがあり、必要な消耗品だけを発注するため、後工程で必要となる消耗品の数も把握することができ、発注する際の手間を大幅に削減することもできます。
回覧板の使用
回覧板を使用することでも無駄な発注や在庫切れを起こしてしまうことを予防できます。従業員すべてに回覧板を回し、使用した消耗品の種類や数を記入してもらうことでどのくらい発注すればよいのかを判断することができます。
また、大量消費する予定がある場合にも、回覧板に記入してもらうことで多めに発注することができ、在庫切れを予防できます。
3：コストを削減する方法
消耗品管理を行う際にコストを削減することも必要になります。消耗品といっても発注する数が多くなればそれなりの支出になります。時には無駄な消耗品を発注してコストを増やしてしまうこともあります。
コストを削減するためには無駄な発注を防ぐことが大切です。無駄な発注をなくすためには、現在の個数を把握するとともに保管場所を整理することも大切です。
姿置きの徹底
コスト削減するためには姿置きを徹底することが大切です。姿置きは消耗品の形をかたどった保管場所を作っておき、使用すればその都度戻すことでコストを削減することができます。
一般的に工具などを保管する場合に使用される方法ですが、消耗品でも使用することができる保管方法です。姿置きをすることでコスト削減できるほかに整理整頓をすることができ、独り占めしてしまうことを予防できます。
4：時間を短縮する方法
効率よく消耗品管理を行うためには時間を短縮する必要があります。いくら消耗品管理を正しく行えていても手間がかかっているのでは、消耗品管理を行っている意味が半減してしまいます。そのため、消耗品管理を行う際はより時間をかけないように努力するように心がけましょう。
しかし、無理に時間を短縮してしまうと情報が正しく伝わらない可能性もあるため、注意しましょう。
発注の権限を社員に共有する
発注する権限を社員全員と共有することで時間を削減することができます。消耗品を必要な分だけ社員が発注する方法であるため、どのくらい発注すればよいのかを事務所の人が計算する必要がなく手間を削減することができます。
主に小規模な企業で効果を発揮することができる方法であり、社員との関係が良好である必要もあります。
発注を定期的に行う
発注をこまめに行うことで無駄な発注や在庫切れをなくすことができますが、どうしても時間がかかったり、発注の手間が増えてしまいます。発注を定期的に行うことで手間を大幅に削減することができ、発注個数をその都度計算する必要もなくなります。
しかし、大量消費する場合に対応することができないデメリットがあり、大量消費する予定がある場合は事前に追加発注をするようにしましょう。
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消耗品管理のためのツール3つ
消耗品管理を行う上で役に立つツールがあります。役立つツールを使用することで効率よく消耗品管理を行うことができます。そのため、消耗品管理に役立つツールを把握して積極的に導入することをおすすめします。
次に、消耗品管理を行う際に役立つ3つのツールを紹介するため、積極的に取り入れ効率よく消耗品管理を行いましょう。
1：マスキングテープ
マスキングテープはさまざまな用途で使用することができるテープですが、消耗品管理でも重要なアイテムです。マスキングテープは上記でも紹介した消耗品を保管する際に使用するラベルとして使用することができます。
マスキングテープはさまざまなカラーや柄が描かれているため、消耗品管理場所を華やかにすることができます。
2：社内コミュニケーションツール
社内コミュニケーションツールを使用することで、手軽に社員同士のコミュニケーションをとることができるようになります。社内コミュニケーションツールで発注の手間なくすことができ、確実に情報を伝えることができます。
社内コミュニケーションツールはさまざまな種類のサービスがあるため、どれを使用すればよいのか悩んでしまうこともあります。次に、おすすめの社内コミュニケーションツールを紹介します。
Slack
Slackにはチャンネルという機能が備わっており、チャンネルはプロジェクト別や同期別などに分けて作成することができ、必要に応じて会話を行うことができます。
消耗品管理で使用する場合はチャンネルに消耗品発注などの項目を作成しておき、すべての従業員が発注することで、発注の手間を削減できます。
Chat Work
Chat Workはチャットのようにやり取りを行うことができるため、ほかの社内コミュニケーションをよりも返答を短時間で貰うことができます。そのため、実用的なツールであり、さまざまな企業が使用しているツールでもあります。
消耗品管理で使用することで、発注が正しく行えたかを確認することができ、発注忘れを未然に防ぐことができます。
esa
esaは機能性に優れているコミュニケーションツールです。使いやすいシステムであるため、さまざまな企業でも使用されているツールでもあります。
複数の人が同時に編集することができ、情報を共有する際に混雑してしまうことを未然に防ぐことが可能です。消耗品管理をする際にも使うことができますが、そのほかの機能も使用することをおすすめします。
3：Excel
Excelは多くの人が知っていたり触れた経験があるソフトではないでしょうか。多くのパソコンの中に入っている割合が高く、誰でも気軽に使用することができます。
Excelは表やグラフを作成するソフトであるため、消耗品管理を行う際にサポートしてくれます。発注した数値や在庫の数を記入することでデータとして残し、今後の作業に活用することもできます。
消耗品管理を徹底して効率化しよう
消耗品管理を徹底することで効率を高めることができます。消耗品管理を行うことで業績を向上させることも期待できるため、どのような企業でも行うことをおすすめします。
消耗品管理を行って、極力無駄なことを削減してみてはいかがでしょうか。
