文書管理の重要性
電子化が進んでいるとは言え、文書管理は紙でもパソコンでも、どう整理するかが肝心です。見つけやすい、戻す場所がわかっている、などが明確に周知されていればミスも防げます。
文書の整理整頓は基本であり、適切な分類や保管により一元管理することで、仕事が効率的になってミスも防げます。また紛失や流出のような深刻な問題への対策にもなります。
書類管理と文書管理の違い
書類管理と文書管理、同じようですが、はっきりした違いがあります。学生から企業で働く人まで、個人が行う書類の整理整頓が書類管理です。
一方、文書管理は電子文書も含む文書を管理することなので、企業や団体が組織的に行うのが文書管理といえます。
記録管理と文書管理の違い
では記録管理とは何でしょう。法廷保存文書と呼ばれる企業の重要書類は保存の期間がそれぞれ法律によって定められています。例えば、取引に関する帳簿や社内の名簿です。
むやみに廃棄したり、うっかり紛失することは許されません。そのため記録管理は、効率化を図るための文書管理と違って、組織的な管理を行う義務の生じる管理を指します。
文書管理をきちんと行うメリット
文書管理の重要性は、文書管理のコンサルタントの存在からもわかります。手数料を支払ってでも、改善によって得られるメリットを求めたいと考えているからです。
文書管理を行うことによって、さまざまな業務が効率的になるといったメリットが得られます。具体的にはどんなメリットがあげられるのかあげてみましょう。
1：サービス品質の向上
管理された文書から、必要な情報が正確に得られれば、顧客への迅速な対応が可能になります。トラブルや不祥事が起こったとしても、文書管理がきちんと行われていれば原因の追究も可能になり、説明責任を果たすことができます。
文書管理を行うことによって、業務が効率化し、提供するサービスの品質の向上が可能になるでしょう。
短時間での対応が可能
サービス業であれば、顧客からの問い合わせには、迅速で的確な対応をする必要があります。文書管理がうまくいっていなければ、文書や記録を探す手間や時間がかかり、回答に時間がかかってしまうことでしょう。
逆に文書管理がしっかりできていれば、迅速な対応が可能になるので、日頃の文書管理が問われることになります。
正確な情報を提供
顧客からの問い合わせには、当然ながら正確な情報をもって答える必要があります。的確で正確な回答ができず、誤った情報で対応してしまえば、顧客の信頼を失いトラブルに発展する可能性もあります。
常に正確な情報を提供できるように、文書管理をしてしっかりと備えておくことが必要です。
2：リスク管理
企業の取引は信頼によって成り立っていますが、現在、企業の信頼を失う危険はさまざまなものがあります。紙の文書の紛失から電子文書の情報漏洩まで、日常的な業務はさまざまなリスクにさらされているため、抜かりのない文書管理をしておく必要があります。
文書管理を行うことで、こうしたリスクを管理することができます。
情報漏洩・文書の紛失などを防ぐ
情報漏洩や文章紛失は企業の信頼を堕とし、損害賠償請求に至ることもあります。適切な管理をすることで、こうした問題を防ぐことができます。
ファイリングシステムや保管サービスなどの機能を使えば、こうした問題が起こりにくくなり管理が可能になります。
3：業務の効率化
文書管理の最大のメリットは業務の効率化にあります。文書は日々増える一方です。
効率的に管理を行わないと、膨大な文書は分類がされないままになり、すぐに探せなかったり、共有しなくてはならない文書の所在がわからなくなるなど、業務に支障が出る事態が起こりかねません。
共同作業が可能
共同作業を行う各部門では、ファイルの共有が必要になります。仕事上のノウハウを共有するして共同作業を行うためにも、部署全体が文書の所在を把握できるようなルールやマニュアルが必要ですし、それに沿った分類や保管をすることでが大切です。
こうした文書管理により、共同作業がスムーズに行われ業務が効率化します。
検索時間の短縮
当然のことながら、文書の所在を探す検索時間が短ければ短いほど、業務を短時間で行うことが可能になります。
検索の時間は、本業務に取り掛かる前段階の作業なので数秒で済ませることが理想ですが、きちんとした文書管理によって検索時間の短縮が実現します。
4：職場環境の改善
文書管理の状況は、職場環境を映す鏡と言っても過言ではありません。
雑然としていれば、その職場は効率的な業務を行うのに障害がある環境ということになりますし、整然とした管理がされていれば、業務もスムーズに行うことができる環境になります。
組織イメージの向上
共有されるべき文書がきちんと管理され、文書の在りかを社員同士で周知していれば、業務がスムーズになり、組織内のコミュニケーションも円滑に行われます。
整然とした管理は、見栄えもよく、誰もが使いやすいので、環境によるストレスが減少します。こうした環境によって、組織イメージの向上が実現します。
モチベーションの向上
整理されていない雑然とした環境では心にストレスを与えてしまいます。また時間も無駄にかかり、職場に悪循環が生まれます。
きちんと文書管理されていることにより、各個人のモチベーションも上がり、協力しあえる、効率的な業務を可能にします。
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おすすめの文書管理システム3選
職場内で統一された文書管理を行っていれば、業績も上がり、雰囲気も良くなり、良い循環が生まれることでしょう。しかし自力で文書管理を実行するには、規定やマニュアル作りなどしなくてはならず、どこから手をつけていいのかわからないこともあります。
ここでは、そんな悩みが解消できるおすすめの文書管理システム3選をご紹介します。職場に導入するシステムの候補として、参考にしてみてはいかがでしょう。
1：DOCUMENT MARK
QRコードの活用で、簡単にファイルをリネームし、検索キーを登録できます。またファイルは自動的に分類され、フォルダも自動で作成されるので、生成と保存の両方が効率的、効果的に行えます。
管理ルールが徹底されることで、より完成度の高い管理が実現し、全てのビジネス拠点からの閲覧が可能になります。
2：AiLingual
マニュアルの一元管理が可能になる機能満載のシステムです。動画や画像ファイルの一元管理、閲覧履歴管理、権限の付与や設定などが可能になります。30日間の無料体験もできるので、実際の使い心地も試せます。
管理システムの他にもマニュアル作成、共有、多言語化の機能にも優れています。サービス業、製造業、小売業など業種ごとに違うニーズにも応えることができます。
3：ペーパレスシステム
文書の電子化であるペーパーレスを推奨する流れが大きくなってきていますが、紙を使わないペーパーレス会議システムも注目を集めています。紙を使わないで、手元のPCやタブレットなどを使って会議を行うためのシステムです。
メリットとしては、コストがかからない、場所を選ばなくても済む、セキュリティ管理がしやすいなどがあげられます。
こうしたシステムは数多く開発されていて、ニーズに合わせて選ぶことができます。
きちんと文書管理を行うことで作業効率化が図れる
文書管理が徹底されれば、職場環境に良い変革と循環を起すことが可能です。文書管理が理想的になれば、あらゆる方面からメリットを受け取ることができるため、ぜひ取り組みたい課題ではないでしょうか。
ニーズに合わせてシステムを取り入れ、職場の作業効率化を図ってみましょう。
