なぜ優先順位を付け方が大切なのか？
あなたは優先順位の付け方をご存じでしょうか。
もし、仕事が思うようにはかどらないと感じるなら、仕事に優先順位を付けていないか、優先順位の付け方が間違っている可能性があります。
仮に、多くの仕事をこなす役職につきたいなら、正しい優先順位の付け方の理解を欠かすことができません。
それでは、優先順位を付けるとどのようなメリットがあるのでしょうか。
優先順位を付けるメリット
優先順位の付け方をマスターすると次のようなメリットがあります。
まずは、重要な仕事に早めに取りかかれるので、問題が生じた時など慌てることなく仕事に取り組むことができます。
また、緊急な仕事を後回しにすることがなくなるので、期限に間に合うように余裕を持って仕事をこなすことができます。
これらの結果、仕事が効率よくできるようになり、多くの仕事をこなせるようになる、仕事の質が向上するなどのことが期待できます。
優先順位の付け方と仕事分類方法10
仕事の効率が悪い人は、優先順位の付け方や仕事の分類方法に間違いがあります。
まず、あなたの仕事を、重要性、緊急性、効果的、難易度、役割で分類することが大切です。
なぜなら、これらの条件をもとに分類して仕事を正しく組み合わせたり、仕事をこなす順位を付けることで、効率の良い仕事ができるようになるからです。
もし、仕事の分類方法や優先順位の付け方に迷ったら速やかに上司に相談し、的確なアドバイスを受けましょう。
1：重要で緊急性が高い仕事
まずは、重要性と緊急性で仕事を分類したときの、仕事の優先順位の付け方からご紹介します。
この仕事は、あなたにとって最優先に取り組む仕事です。
この仕事が成功すると、会社の収益が大きく改善されて、あなたの業績向上に大いに役立ち、逆に、これらをおろそかにすると、企業やあなたにとって決定的なダメージを生じることが考えられます。
もし、あなたがそのような仕事に関わるのなら、真っ先にこれに取り組むことが重要です。
2：緊急性は低いが重要な仕事
次に取り組むのが、緊急性は低いが重要な仕事です。
これには、会社や自分にとって付加価値を生み出すような仕事が当てはまります。それぞれの将来を左右する仕事といっても過言ではありません。
つまり、将来あなたがキャリアアップするために必要な付加価値が付く仕事が含まれ、会社にとっても同じことが当てはまります。
緊急性はないのでじっくり取り組めますが、後回しにすると将来の見通しが立てにくくなります。
3：重要ではないが緊急性は高い仕事
次は、重要ではないが緊急性が高い仕事です。
この仕事はさっさと片付けなかれば他の人に迷惑がかかるが、自分にとってはあまり価値がない仕事が多く当てはまります。
この仕事に多くの時間を割かれると、自分にとって最も重要な「緊急性が低いが重要な仕事」に支障をきたします。
「重要で緊急性が高い仕事」と「緊急性が低いが重要な仕事」の空いている時間を利用して、すぐに終わらせるのが最も効率の優先順位の付け方です。
4：重要でなく緊急性も低い仕事
この仕事とは、できれば仕事の優先順位の付け方には含みたくない仕事です。
なぜなら、この仕事に取り組むことは、あなたにとっても会社にとってもなんの意味もない、時間の浪費に値する仕事だからです。
この仕事が増えればふえるほど経費がかさみ利益が落ちるので、すぐに生産性に影響します。もちろん、あなたが最優先に取り組むべき仕事にも悪い影響を及ぼします。極力削減できるように工夫を凝らさなければなりません。
5：すぐにできて効果がある仕事
次に「難易度」と「効果性」で仕事を分類したときの、仕事の優先順位の付け方を見てみましょう。
すぐにできて効果がある仕事が手元にあるなら、真っ先にこの仕事に取り組みましょう。
あまり時間をかけずにできて、なおかつ、すぐに効果がある仕事なら、取り組むことが容易で効果がすぐ現れるのでモチベーションが上がります。
その日最初の仕事でのモチベーションのアップは、その後の仕事の効率化にとても効果があります。
6：すぐにはできないが効果がある仕事
次に、優先順位の付け方の順番にくるのがこの仕事です。
なぜなら、この仕事は、先述した「緊急性はないが重要な仕事」同様、あなたにとってとても意味のある仕事だからです。
たとえば、1週間後に発表する大切なプレゼンの準備がこれに分類されます。この仕事は、あなたにとってはもちろん、会社にとっても重要な意味を持つ仕事です。
先の、「すぐにできて効果がある仕事」をこなせば、じっくり有意義な仕事に取り組めます。
7：すぐにできるが効果は低い仕事
この仕事は、すぐにはできるがあまり効果がない仕事なので、決して重要な仕事ではありません。ルーティーンやタスク的な仕事がこれに分離されます。
この仕事に取り組むのは、あなたにとって重要ではなく、むしろ、ほかの人に任せても支障がない仕事が含まれている場合があります。
したがって、先の「すぐにできて効果がある仕事」と「すぐにはできないが効果がある仕事」の隙間時間を利用して、すぐに終わらせてしまいましょう。
8：すぐにできず効果も低い仕事
この仕事も、先述した「重要でもなく緊急性も低い仕事」と同じく、優先順位の付け方に含みたくない仕事です。
この仕事が多ければ多いほど、あなたや会社に与えるダメージが深刻になり、できることなら、普段からこの仕事が発生しないよう、メンバー全員が目を光らせておく必要があります。
この仕事が多いと従業員の士気に大きな悪影響を及ぼします。仕事がつまらないと感じるなら、この仕事を多く抱えている可能性があります。
9： 自分でなくてはできない仕事
次に、「役割」で仕事を分類した場合の、優先順位の付け方をご紹介します。
まずは、自分でなくてはできない仕事と、ほかの人に任せらる仕事に分類すると、自分がやるべき仕事とそうでない仕事が明確になり、仕事の効率化がはかれます。
責任感のある人は全ての仕事を必死にこなそうとします。すると、仕事の重さに耐えかねて、結局は周りの人に迷惑をかけてしまいます。
そうならないためも、この分類は大きな意味を持っています。
10：ほかの人に任せられる仕事
「役割」に基づき分類して、ほかの人に任せても問題のない仕事は、あなたにとって全く取り組む必要がない仕事で、優先順位の付け方でも最下位に属する仕事です。
仕事のやり方を教えて、心置きなくほかの人に任せましょう。責任感のある部下なら喜んでこの仕事を引き受けてくれます。
あなたは、彼の仕事の進捗状況を見守るだけで十分です。困った時はアドバイスをして、自分のやるべき仕事に専念しましょう。
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仕事の優先順位の付け方のコツ4つ
これまで、優先順位の付け方と仕事の分類方法についてみてきました。
仕事が効率よくできる優先順位をつけるには、ちょっとしたコツがあります。これらを知っているだけで、今まで難しかった優先順位の付け方が、いとも簡単にできるようになり、毎日苦もなく優先順位が付けられるようになります。
それでは、4つの仕事の優先順位のつけ方のコツをご紹介します。
1：仕事ごとに締め切りを決める
仕事ごとに締め切りを決めることは、優先順位の付け方のコツの中でも重要です。
なぜなら、そうすることで仕事の取り組み方にメリハリができて、多くの仕事を効率よくこなすことができるからです。
たとえば、先述した緊急性の高い仕事は、締め切りを決めることなく終わらせようと努力します。しかし、そのほかの仕事は、あらかじめ仕事の締め切りを決めないと、時間を気にせずダラダラ取り組むので、仕事の効率が向上しません。
2：TODOリストを見えるところに
TODOリストを見えるところに置くことも、仕事の優先順位の付け方の大切なコツです。
まず、自分はやるべき仕事を全て書き出しTODOリストを作成し、見えるところに張り出せば、その日にやるべき仕事が明確になります。
そのリストをもとに優先順位の付け方を見直せば仕事の効率が向上します。前日につくれば翌日はスムーズに仕事に入ることができるのでおすすめです。
3：その仕事にどれだけの時間がかかるか把握する
仕事の優先順位の付け方のコツには、仕事にかかる時間をあらかじめ見積もることも挙げられます。
そうすることで、仕事の割り当てがスムーズにでき、先述した難易度と効果性で仕事を分類する際にも役に立ち、効率的に仕事に取り組むことができます。
特に、はじめて取り組む仕事はどれだけ時間がかかるか把握できません。その際は、試しにやってみて時間を見積もるか、やったことのある人から情報収集してかかる時間を把握します。
4：優先順位を間違えたときのデメリットを理解する
あらかじめこれを理解すると、優先順位の付け方を間違った際のあまりのデメリットの大きさに気づき、慎重に優先順位の付け方に取り組み、効率よく仕事をこなすこと大切さに気づけます。
たとえば、優先順位の付け方を間違え、取引先に多大な迷惑をかけた時の会社や自分自身が被るデメリットは計り知れません。
仕事の優先順位の付け方を見直そう
これまで、仕事が思うように遂行しないと感じてきたなら、すぐにでも、これまでご紹介した優先順位の付け方や仕事の分類方法、仕事の優先順位のつけ方のコツなどを理解して、仕事の優先順位の付け方を見直しましょう。
これができれば、あなた自身の仕事の効率が良くなり、仕事をすることが楽しくなることが期待できます。
さっそく、今日から自分のものにしてみてはいかがでしょうか。
