購買管理とは
「購買管理」という言葉は、特定の人以外聞き慣れない言葉だと考えられますが、企業にとっては重要な業務の1つだと言われています。
購買管理とは、企業が業務などをする上で必要な物を、適切なタイミングや価格で購入するよう、管理する業務です。
今回は、そんな「購買管理」をテーマにして、一連の流れや業務フローについて、考察・ご紹介してきます。
業務フローとは
購買管理に限らず、ビジネスではよく「業務フロー」という言葉を耳にします。
「業務フロー」とは、業務の流れを図解にしてわかりやすくすることを意味します。
特に、大人数に業務の流れについて確認・相談する時や、他人に複雑な業務の過程を説明する時などに用いられることが多く、業務フローを用いることで、相談や説明などが効率的に行えるようになる他、業務の流れなどの欠点や改善点なども見つけられる可能性があります。
購買管理の流れ
購買管理がどのような業務なのか理解したところで、続いては購買管理がどのようにして行われるのか、一連の流れについて確認してきます。
購買管理は、商品を購入して完了するだけの仕事ではありません。より良いものをより安く購入し、さらに必要な部署などに必要な時に商品が届くように購入する必要があります。
購買管理を業務フロー化したい方はぜひ、一連の流れについて確認し、参考にしてみて下さい。
1：購入の依頼
購買管理は、まずは社員や部署などから、必要な材料や機器などの購入を依頼される所からスタートします。
しかし、依頼されたままに購入したり、よく考えずに買い物をしたりしてしまうと、余計な物や値段が高いものを購入してしまう可能性もあり、会社の資金を無駄に使用してしまうことになります。
ですから、購入の依頼をもとに、以下でご紹介する過程を通して購入について考えていく日超があるのです。
2：見積もりの依頼
購入の依頼をもとに、購買を担当する人や部署は、見積もりを立てていきます。購買の候補を探して、より良い物を安価で購入でき、納期までに対応が可能な購買先を決定していきます。
購買先の候補が決まったら、購買先や仕入れ先に購入の依頼や条件を伝え、見積もりを立ててもらって、実際の価格や条件などを確認します。
3：見積もりの検討
購買先や仕入れ先に見積もり書を出してもらった後は、見積書の内容をもとに、その内容で商品や資材などを購入するかどうか、検討していきます。検討する際は、単に値段だけを気にするのではなく、納期や商品の輸送条件、商品の品質や量などにも注目して、総合的に条件が良い購買先を選択する必要があります。
見積書は複数の候補から出してもらい、その中から条件を比較して、最も条件が良い購買先を選択するのが一般的です。
4：発注
購買先が決定したら、発注します。
場合によっては、価格や納期、条件などの改善を求めて、仕入先と交渉を行うケースもあります。ですから、発注の他に交渉なども、購買管理の仕事の1つと言えそうです。
5：納期の管理
購買管理では、必要な物が必要な場所へ、必要な日時までに届くように管理しなければなりません。ですから、商品を発注して仕事が終わるというわけではなく、納期を管理することもまた、購買管理の仕事の1つだとされています。
購買先と連絡を取り、納期が遅れそうな場合や急ぐ必要がある場合は、時には督促なども行います。
6：入荷
納期などが間に合い、発注した商品や資材などが購買先から無事に納品されれば、購買管理の仕事の大きな区切りはクリアしたと言えそうです。
とはいえ、購買管理の仕事は、入荷された商品を受け取った後も続きます。ですから、業務フローなどを考える際は、商品の入荷や受け取りまでが購買管理の仕事というわけではないことも、覚えておくことが大切です。
7：検収
発注した商品や品物が入荷されたら、まずは検収を行います。検収では、届いた商品に間違いがないかを確認することが主な仕事となります。
届いた商品がそもそも発注したとおりの商品なのかどうかを確認したら、材質や個数、その他不良品や不備の有無を確認し、問題がなければ次のステップへ進みます。
届いた商品に問題や不備があった場合は、購買先に連絡し、対応してもらったり交渉したりします。
8：出荷
検収をとおして、商品が発注したとおりに届いたことが確認したら、納品書や検収書などの関連書類をそれぞれ対応している部署などに提出します。
また、届いた商品を別の支社などに届ける必要がある場合は、商品の出荷も購買管理の仕事として含まれます。ですから、出荷や輸送を見越して商品を発注したり納品期間を管理したりすることも大切です。
9：支払い
全ての業務フローが完了し、検収手続きなどが完了したら、支払い業務が行われ、購買管理の一連の仕事が完了します。
とはいえ、今回ご紹介した購買管理の一連の流れは、あくまでも一例です。企業によっても流れや業務フローが異なる可能性があるため、業務フローを考える場合は注意して考えることが大切です。
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良い業務フローとは
上記では、購買管理の一連の流れについてご紹介しました。
購買管理のように、流れや手順が複雑な業務は、業務フローで考えると分かりやすくなると言われています。しかし、そもそもどのように考えれば良いかわからないという方や、良い業務フローがどのようなものなのか知りたいという方も、多いと考えられます。
そこで続いては、良い業務フローとはどのようなものなのか、基準について考察していきます。
1：開始条件が明確に書かれている
業務フローを一目見て、どこからが始まりなのかわからない場合は、業務フローとしてわかりづらい作りや内容になっている可能性があります。
上記でも述べたように、業務フローとは、業務の流れが一目でわかるように、図などに可視化したものを指します。
ですから、開始条件やスタートが明確で、どこからが始まりなのかが一目でわかる業務フローは、良い業務フローと言えそうです。
2：流れが明確に書かれている
業務の過程やステップが多いと、業務フローも複雑になりがちです。しかし、わかりやすく表現するための業務フローで、流れなどが複雑に絡み合ってしまったり、細か過ぎて一目ではどのようになっているのかわからなかったりする場合は、業務フローとしてはあまり良くないと考えられます。
上記のような見解から、流れがわかりやすく、明確に書かれている業務フローは、良い業務フローだと言えそうです。
3：分岐点が明確に書かれている
業務の中には、結果によって流れが分岐する場合もあります。そのため、業務フローを作成する際は、分岐点についてもまとめる必要があります。
良い業務フローは、分岐点や分岐後の業務の流れの違いなどについても、わかりやすくまとめられていると言われています。また、どのような条件で分岐するのかなどについてもまとめっていると、初心者や業務について詳しくない人でも理解しやすいため、良い業務フローだと言えそうです。
基本の業務フローを理解して購買管理をスムーズに
いかがでしたでしょうか。今回は、「購買管理」をテーマにして、仕事内容や一連の流れについてご紹介する他、業務フローについてもご紹介しました。
購買管理のように、ステップや流れが複雑な仕事は、業務フローを理解して上手にまとめることで、流れがわかりやすくなります。また、業務フローを考えてみることで、仕事が効率的になる可能性もあるので、業務フローを上手に活用していくことをおすすめします。
