業務分担表とは
仕事にはいろいろな種類があります。例えば飲食業の場合、厨房スタッフとホールスタッフがありますし、それぞれ新人やベテランスタッフで役割や仕事内容が変わります。
誰がどのような仕事をするのかを明確に記したものが業務分担表です。アルバイトなどで、シフトと呼ばれる時間帯を記したものもありますが、業務分担表はそれをさらに細かく分類し、誰がいつどのような仕事をするのかを明確にしています。
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仕事をしているからと言って、全くの新人がいきなりベテランでも困るような仕事をするわけにはいきません。新人には新人のベテランにはベテランの仕事があります。業務分担表を作成する際にはスタッフそれぞれの能力が重要視されます。
例えば1の仕事しかできない人に５の仕事を与えるとパンクしてしまいます。逆に５の仕事ができる人に1の仕事を与えれば、余裕がありますがこんな仕事しかさせてもらえないと不満になります。
業務分担表の作り方7ステップ
実際に業務分担表を作成するためには、どのようにすればよいのでしょうか。こちらでは業務分担表を作成するためのステップを7つご紹介させていただきます。業務分担表を作る立場になってしまった際の参考にしてみましょう。また、将来業務分担表を作る可能性がある場合もありますので勉強してみましょう。
ステップ1：自分の担当業務の洗い出し
業務分担表を作るためのステップ1つ目は、自分がどんな仕事を担当しているのかを理解しましょう。1人でできるものなのか、それとも数人でやらなければいけないものなのか把握しましょう。業務分担表を作る場合は、大抵それなりの役職と責任がついてきますから、一人であることはまずありません。
自分のチームにどういう人材がいるのかを、まず把握しどんな仕事をしているかなどをきちんと理解しておきましょう。
ステップ2：作業のリストアップ
担当業務が決まったら、次は実際に行う細かい作業をリストアップしていきます。この時に、この作業はAさんに向いている、あの作業はBさんに頼めばきちんとやってくれるなど、分担する人の性格や能力を分析しあらかじめ決めておくと全体的な流れが良くなります。
また、すべてをスタッフに押し付けるのではなく、自分ができそうな作業があればリストに入れておくことも人材を管理する側として重要です。
ステップ3：全員で確認
業務分担表を作って、自分一人で見てほくそ笑んでいても誰も動いてくれません。超能力者でもない限り、完成した業務分担表の内容はわかりません。業務分担表が完成したら、担当するスタッフにどのような業務をしてもらうのかきちんと伝えましょう。
業務分担表の内容によっては、スタッフが違う作業をしたい場合やどうしてもその作業ができないこともあるので、作業手順をフォローできる体制を作っておくことも大切です。
ステップ4：作業完了日を記入
仕事はただだらだらと行うという事はまずありません。その日や時間で売り上げ目標がある場合もあれば、この時間や曜日までに完成させてほしいという内容のものもあります。
業務分担表を作成するステップの4つ目として、これから行う作業が完了する日を決めておきましょう。締め切りがある場合は、郵送することやメールすることを考えるのはもちろんですが、万一のトラブルに備えて早めの完了日を決めておくのも1つの方法です。
ステップ5：雑務の洗い出し
作業の中で忘れられがちなのが雑務です。誰にでもできる簡単な作業が多いのですが、簡単だからということで気軽に頼まれることもあります。いつの間にか雑務が増えすぎて本来の仕事がまわらなくなるということもあります。そうならないためにも、簡単な雑務ほどおろそかにせず、何を誰がするのかきちんと決めておきましょう。
ステップ6：担当者の決定
基本的に最終的な責任者は、業務分担表を作成した人になりますが、それぞれの作業で責任感を持ってやってもらうために担当者を決定しておきます。そうしておくと他に作業が増えた場合に担当者を通してすぐに補充することが可能になります。
担当者はその作業のいわゆる専門家ですので、何がどれくらい不足しているのかを把握できています。そのため、すんなりと対応できすることができます。
ステップ7：トラブル発生時の措置を決定
起こしたくなくても起きてしまうのがトラブルです。業務分担表を作成するためのステップの最後は、万一に備えて対応策を考えておくことです。このトラブルの時には、こう対応するなど経験豊かなスタッフ数人をトラブル対応班として兼任してもらうだけでも、作業に安心感が出てきます。
そういうスタッフがいない場合には、ミーティングを行いトラブルが起きた場合を想定して打ち合わせしておきましょう。
業務分担表作成のポイント
作業を効率的に行うためにはなくてはならない業務分担表ですが、作成する際にはどのようなポイントがあるのでしょうか。こちらでは、業務分担表作成の際のポイントについて説明させていただきます。一見難しい業務分担表ですが、ポイントさえ押さえておけば案外簡単に作成できます。
雑務を見落とさない
ステップの項でも説明しましたが、雑務をおろそかにすると作業そのものが停滞してしまう事もあります。また、雑務は簡単なものが多いため、新人や経験の少ないスタッフにやってもらう事も多いです。
簡単だからと雑務について指導しない会社もありますし、スタッフによっては雑務なんてと敬遠する人もいます。簡単だからこそ重要であるということを業務分担表を作成する担当者はきちんと伝えておきましょう。
他部署の人も分かるように
そこそこに大きな作業をする場合、他の部署と連携をとることもありますし、作業でなくても他部署で仕事をしている人と連絡を取りたいこともあります。業務分担表を作った後は、誰がいつどんな作業をしているのかを、他の部署の人が別件で来ても分るようにしておきましょう。
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業務分担表のメリット
作る方はスタッフの能力や性格などをある程度把握しておかなければいけない業務分担表ですが、完成後にはどのようなメリットがあるのでしょうか。こちらでは業務分担表のメリットについてご紹介します。
業務の取り組み忘れがない
業務分担表には、雑務を含むすべての作業担当者や作業内容などが細かく書かれています。誰がいつどんな作業をするのかがすぐわかりますので、業務の組み忘れがありません。また、締め切りや納期もわかりますので、どれくらい仕事が進んでいるかもわかります。
作業の把握管理が容易になる
作業をしていると、つい集中してしまいどれくらい進んでいるのかわからないことがあります。業務分担表を作った人であれば、大まかな流れはわかりますが作業のみをしていたら自分がきちんと仕事できているのかわかなくなります。もしかして遅れているのではとマイナス思考になると、モチベーション低下にもつながってきます。
業務分担表を作ることで作業の進み具合がわかりますので、管理する側は作業している人のメンタルケアをしやすくなります。
業務完了までの道が見える
業務分担表は、先に完成までのに日にちを決めてから作業を振り分けます。実際に作業に入れば、働く人の個人差や能力によっても進み具合が多少前後することもあります。しかしゴールが見えていますし、やることもわかっていますので、業務完了という目標が現実的に見えてきます。
業務分担表で業務を円滑に進めよう
仕事において一番管理が難しいとされているのが人です。人には感情がありますし、指示をしたからと言って必ずやってくれるとはかぎりません。しかし、業務分担表を作成することで、仕事をする意味や目標などが見えてきます。目標があれば人は動いてくれます。
管理すると言えば聞こえが悪いですが、会社を一緒に成長させる仲間として業務分担表を作成し、未来に向けて進む同志への心配りを怠らないようにしましょう。
