社内管理システムの種類は何がある？
多くの企業で「社内管理システム」が導入されていますが、実際にはどのような業務を行うシステムなのでしょう。
何を社内管理システムとして導入するかは、その企業がどのような業種に属しているかによって異なる部分もあります。
業種に関わらず共通して導入されるのは、企業の会計・給与・人事といったシステムが挙げられます。ものづくりの企業であれば、生産管理や在庫管理も導入必須の社内管理システムです。
1：会計
会計システムには、財務会計システムと管理会計システムがあります。財務会計は、日々の仕訳の入力から決算書の作成までの会計業務に対応しており、企業活動として必須の帳簿管理を行います。
管理会計は、社内の事業計画立案、予算・実績管理などの経営戦略の資料となるデータを取り揃えます。
社内管理システムとして、独自の会計システムを構築する会社もありますが、市販の会計システムも、社内管理システムに組み込み可能です。
2：販売
販売系の業種では、多くの企業が社内管理システムとして販売管理システムを導入しています。
販売管理システムには、主に販売管理業務、在庫管理業務、購買管理業務を含んでいます。販売管理システムは企業業務の軸であるため、導入に失敗するケースも多く見受けられます。
社内管理システムとして開発する場合も、市販ソフトを導入する場合も、選定ポイントを熟慮する必要があります。
3：在庫
製造や販売を主業務としている企業では、社内管理システムとして在庫管理システムを導入しています。独自開発の在庫管理システムを使う企業もあれば、市販のソフトを使う企業もあります。
在庫管理とは、在庫という「現金化を待つ資産」を適切に管理することです。社内独自の在庫管理手法がある場合は、独自システムの開発を検討します。教科書通りの在庫管理をしている場合は、市販のソフトでも問題なく使えます。
4：人事・給与
人事給与システムとは、文字通り人事管理と給与計算をシステム化したものです。一般的な社内人事に関わる業務をシステムで管理し、人間が関わる作業の効率化を図るためのシステムです。
人事給与関係の作業を、社内管理システムとして導入することで、人事部の業務を一貫して管理することができます。多くの企業で、社内管理システムの初期に導入され、効率化が図られます。
5：生産管理
生産管理システムは、製造計画に基づき、必要な材料を算出したり、納期計画を立案したりできるシステムです。
多くの場合は、販売管理や在庫管理などのシステムと合わせ、受注からの品・売上までを一元管理できるよう、社内管理システムに組み込まれています。
狭義の生産管理は、ものを作る部分だけを管理しますが、生産管理システムの多くが、材料手配や売り上げ管理といった業務も一緒にシステム化を検討します。
社内管理システムを導入するメリットは？
多くの企業が「社内管理システム」と呼ばれるシステムを導入していますが、導入の目的はどのようなことなのでしょう。
社内管理システムは、特定企業用に開発する場合も、市販品を組み合わせて導入する場合も、経費がかかります。それでも、社内管理システムとして導入に踏み切るのは、費用対効果を考えても得られるものがあると考えられるからです。
【導入目的、導入の期待】
・業務効率が上がる
・人件費を節約できる
業務効率が上がる
社内管理システムを導入すれば、定型業務はシステムが実行してくれるため、全体としての業務効率の改善が期待できます。
財務管理・在庫管理などの管理業務は、その業務に精通した人員が必要になり、精通した人員が辞めるときなどは、長時間に渡る引継ぎが必要になります。
一種職人技ともいえる業務をシステム化しておけば、管理業務はシステムが定型的に行ってくれるようになります。
人件費を節約できる
従来人間が行っていた作業をシステム化することで、その作業に携わる人員を削減することができます。業務ノウハウをシステム化してしまえば、作業する人員にはノウハウを期待しなくても済み、人員の入れ替えなども簡単に行えるようになります。
社内管理システムの導入は、一時的には多くの導入費用がかかりますが、長期的に見れば人件費が節約でき、業務フローもシンプルになります。
社内管理システムを導入するためのポイント4つ
社内管理システムは多くの企業で導入されていますが、すべてが期待通りの結果を出せているわけではありません。
導入の際の検討が不十分であったり、現場の意見を無視したため、現場が使いたがらないシステムができあがってしまう、ということも少なくありません。
ここでは、社内管理システムの導入を成功させるために考慮すべきポイントを4つご紹介します。
ポイント1：経営者的視点で検討する
社内管理システム導入の際、考慮すべきポイントの1つ目は「経営者的視点で検討する」ということです。
社内管理システム導入に際し、経営者として期待することは何なのか、どのような目的なのかを検討してみます。
なかには、社内管理システムを導入することで、革新的に業務が改善するのだと過度な期待を抱く経営者もいます。こうした過度な期待を排除する意味でも、一度経営者としての期待を考えてみることは重要なことです。
ポイント2：現場の問題意識の共有
有数ダウンで導入された社内管理システムの中には、理想論だけで構築され「絵に描いた餅」となってしまっているシステムも多く存在します。
有数の鳴り物入りで導入されても、現場から敬遠され、使えないコンピュータに成り下がっているケースも少なくありません。
こうした結果を避けるために、現場の意見を聴くことは重要なことです。現在の業務内容、改善したい問題点など、深くヒアリングする必要があります。
ポイント3：導入目的を明確にする
社内管理システムの導入を検討するうちに、複数の検討者の意見が交錯し、論点がずれていくということは、起こりがちです。
導入目的がぼやけることを避ける意味でも、導入目的は検討の最初に決定し、常に掲げておきましょう。「働き方改革」などの漠然とした内容ではなく、「残業削減」のように具体化した方が、導入の焦点を絞りやすくなります。
ポイント4：導入後の目標を数値化する
導入後にシステムを評価する基準ともなる、導入目的から期待する結果を明確にした「目標」を数値化して掲げておきましょう。
導入目的もある程度具体化して掲げますが、目標はさらに評価しやすいよう数値化が必要になります。「残業削減」を目的にシステムを導入し、目標は、「月残業時間20%削減」のように数値を含めて立てます。
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社内管理システムを導入する前に
社内管理システムの導入を決める前に、自社の業務プロセスなどを明確に把握しておく必要があります。漠然とした思いだけで導入検討を始めてしまうと、導入目的や目標をきちんと掲げることすらできません。
どんな点で業務プロセスが変わるかを明確にする
導入しようとしている社内管理システムで扱う業務の現状をきちんと理解し、分析しておきましょう。
正常系と呼ばれる「普通に何事もなく実行される」業務の流れと、異常系と呼ばれる「普段と異なる状況になったときに実行される」業務の流れを整理しておく必要があります。
通常通りの処理である「正常系」とイレギュラー処理となる「異常系」がどのくらいの頻度で発生し、どのような条件で発生するかなどの分析が必要です。
システム化が標準的になるのかを確認する
システム化する業務が常に決まった手順で行われる業務なのか、毎回人間の判断を必要としているのか、といったプロセスも確認しておく必要があります。
毎回人間の判断を必要としていても、その判断が手順化できる内容であれば、システム化が可能ですが、人間の感性に委ねられている場合などは、単純にシステム化することはできないので、さらなる検討が必要になります。
社内管理システムで業務を最適化しよう
社内の管理業務がすべてシステム化できるわけではありませんが、システム化可能な部分はシステムに任せることで、社内作業の負担を削減することができます。
人間でなければ判断できない内容だ、と決めつけるのではなく、業務内容をきちんと分析し、システム化の検討も行ってみましょう。
