申し送りとは？
申し送りとは自分が行っている業務内容を業務を引き継ぐ人や、情報を共有しておきたい人に、伝達することをです。
申し送りという言葉は24時間体制で観察やケアが必要な看護や介護業界でよく使われる言葉で、一般企業ではあまり使われる言葉ではありません。一般企業では情報を共有するツールとして週報や月報の提出を求める会社が多いです。
チーム内での情報共有
申し送りは看護や介護の業界でチーム内の情報共有のために用いられます。医療や介護の業界では、勤務の関係でなかなか顔を合わせないスタッフも多くいますが、申し送りをしておくことで、なかなか顔を合わせないスタッフとの情報共有も可能になります。
申し送りをしてチーム内での情報共有がしっかりとできていると、業務が円滑に進み、ミスが起こりにくくなるというメリットがあります。
業務を可視化する
申し送りを行うとその日に行った業務を可視化することができます。業務を可視化することは情報共有がしやすくなるだけでなく、自分の一日の業務を振り返り改善点を考えるきっかけにもなります。
申し送りの度に自分の業務の改善すべき点を考えられる人は、向上心を持って仕事をすることができるので、日々の仕事をキャリアアップにつなげていくことができます。
コミュニケーションを円滑にする
申し送りを日々行っているとチーム間のコミュニケーションが円滑になります。申し送りには、記入した人の名前が書かれているので、疑問点があればすぐに質問をすることができます。
また申し送りで業務内容とともに所感をしっかりと書いておくと、上司や同僚が自分の考えについてアドバイスをくれることも多いので、信頼関係も構築されていきます。
申し送りの基本的な書き方は？
申し送りを書こうと思ったとき、最初は書き方が分からず戸惑ってしまう人が多いのではないでしょうか。
ここからは申し送りの基本的な書き方について詳しくみていきます。申し送りをする必要のある職場にいる人は、書き方をぜひ参考にしてみてください。
日時を書く
申し送りには必ず日時を記入するようにしてください。看護や医療の業界では患者や介護者に、いつ起こったできごとについて書かれた内容なのかはとても重要です。
日付は西暦から書き、時間には自分が自分の勤務開始時間と終了時間を明記しておくと、いつのできごとなのかが明確になります。
記入者を書く
申し送りには記入者を書きます。このときに記入者名は名字だけでなく名前までしっかりと表記しましょう。
名前まで表記しておくことで、申し送りに疑問点や確認したい点が出てきた人が、本人に話しかけやすくなります。
業務内容を書く
日時や記入者を書き終わったら、業務内容を書いていきます。業務内容を書くときには、自分の所感は書きません。
その日にあったことを、時系列でまとめと端的に表記していくことで、他のスタッフと情報共有がしやすくなります。
所感を書く
申し送りの最後には、その日の業務の所感を書いていきます。所感は業務内容を書くときのように端的に書く必要はなく、自分がその日に感じたことをそのまま表記してかまいません。
自分が感じたことが、患者や介護者の異変に気付くサインになる可能性もあるので、気になったことは細かく書いておくようにしましょう。
申し送りの書き方大切な5つのポイント
申し送りを書く際には基本的な書き方を理解した上で、より情報共有を円滑にするために意識したいポイントがあります。
ここからは申し送りの書き方の大切な5つのポイントを紹介します。よりチーム内で役立つ申し送りを書の書き方を知りたい人は、参考にしてみてください。
ポイント1：数字を使って明確にする
申し送りの書き方の大切なポイントの1つ目は、数字を使って明確にすることです。申し送りで業務内容を書いていくときには、トラブルが起こった時間や使用した薬の量をなどを数字を使って明確に表記しておくことが大切です。
時間や量など数字で表せるものは明確に表記しておくことで、その後の計画を立てやすくなり、業務が円滑に進んでいきます。
ポイント2：時系列でまとめる
申し送りの書き方の大切なポイントの2つ目は、自分の業務中に起こったことを時系列でまとめることです。
業務中のできごとが時系列でまとめてあると、申し送りを確認する人が申し送りを書いた人の業務中に起こったことを理解しやすくなり、自分の業務時間中に気を付けなければいけないことを明確にしてから業務に入ることができるようになります。
ポイント3：事実を最初に書く
申し送りの書き方の大切なポイントの3つ目は事実を最初に書くことです。業務中に感じたことや考えたことが事実と混ぜた書き方をしている申し送りは読みずらく、その日にあった事実が伝わりにくくなってしまいます。
自分の所感は事実を書いた後に書けばいいので、申し送り書を提出する前に業務内容に自分の所感が入り込んでしまっていないか確認をするようにしましょう。
ポイント4：所感や相談事は最後に書く
申し送りの書き方の大切なポイントの4つ目は、所感や相談事は申し送り書の最後に書くことです。
申し送りの中で一番大切なのは、自分がその日に行った業務をチームで共有することです。そのため自分の所感や相談事は一番最後に書くことになります。
しかし一番最後に書く所感や相談事もないがしろにされるわけでなく、後日上司や同僚が相談に乗ってくれる場合が多いので、ため込まずにしっかり書くようにしましょう。
ポイント5：フォーマットを決める
申し送りの書き方の大切なポイントの5つ目はフォーマットを決めることです。会社で申し送りを書く際のフォーマットは決まっていることが多いですが、決まっていない場合は、チーム内だけでもフォーマットを統一するようにしましょう。
決まったフォーマットに申し送りが書かれていると、業務の確認作業をスムーズに行うことができるだけでなく、確認漏れも防ぐことができます。
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申し送りを定着させる為には？
申し送りはチーム内で情報を共有し、業務を次の人にスムーズに引き継ぐことができるようにするために必要なものですが、なかなか定着せず、書き方もばらばらで上手く活用できていない職場もあるのではないでしょうか。
ここからは申し送りを定着させるためにできる工夫を紹介します。申し送りを業務にしっかりと活かしていきたいと考えている人は、ぜひ参考にしてみてください。
短時間で書けるフォーマットにする
申し送りを定着させるためには、書き方がわかりやすく短時間で書ける申し送りのフォーマットを用意することが大切です。
申し送りは業務の終了間際に書く人が多いので、長い時間をかけて作成する人は少ないです。しかし短時間で業務内容や所感を表記できるフォーマットがあれば、効率的に申し送り書を仕上げることができるのでチーム内で役立つ情報が書かれた申し送りが完成します。
アプリやツールを使う
申し送りを定着させるためには、業務内容を時系列で表記しやすいアプリやツールを導入してみるのも効果的です。
アプリやツールは、はじめに使い方の説明が必要になるので面倒に感じる人もいますが、使いこなせるようになると、今までの書き方より早く申し送り書を作成できるようになります。
またアプリを利用すると申し送りの書き方がより統一されるので、誰にでも確認しやすい申し送りが作成できるようになります。
申し送りの書き方一つで仕事の質が変わる
今回は申し送りの書き方やポイントについて詳しくみてきました。申し送り書をより役立つものにするためにできることが分かった人も多いのではないでしょうか。
申し送り書を分かりやすく仕上げることができればチーム内の報連相は完璧なものになります。申し送りの書き方一つでチームの仕事の質が変わっていくことを理解し、申し送りを書くようにしていきましょう。
