一般的な出張管理の仕方
出張管理とは、出張先で発生したタクシー代やレンタカー代、駐車場代などの諸経費を管理することをいいます。
一般的に行われている出張管理の仕方には、出張後に立替え払いをした経費を実費精算する方法と、出張前におおよその金額を仮払いして出張後に実費精算する方法の2つがあります。
出張管理の現状
多くの企業では、出張手当が用意されていますが、社員が出張経費の規定を理解しきれていなかったり、上司のチェックが不十分で出張経費の不正や違反が発生しているのが、出張管理の現状です。
不正が起こりやすい内容としては、架空出張での出張手当の不正請求や、決められた金額よりも高いホテルの部屋や飛行機・新幹線などの座席が利用することなどが挙げられます。
出張管理システムおすすめ6選
飛行機や新幹線、宿泊先のホテルなど、出張に必要となるすべての手続きを自らが行うというのは、大企業でも行われている出張管理です。しかし、海外出張特有のビザの取得や、土地勘がない中での手続きには、多くの手間と時間がかかります。
ここからは、出張に必要な手続きを簡単にすることで手続きにかかる手間と時間を大幅にカットできる、おすすめの出張管理システムを6つ紹介します。
1:出張なび
「出張なび」は、日本旅行が提供している、出張の手配や管理に特化した企業向けの出張管理システムです。インターネットを利用して、東海道山陽新幹線、国内・海外の航空券、ホテル、レンタカーなどの予約をパソコンやスマホから24時間いつでも行うことができます。
そのため、出張データをいつでも確認することができ、出張にかかるコストを削減したり、業務の効率化を実現することができます。
2:Racco（ラッコ）
「Racco(ラッコ)」は、楽天トラベルが提供する総合出張予約・管理サービスを受けることができる、初期費用や月額料金が無料の出張管理システムです。
出張エリアや役職ごとの宿泊料金の上限を設定したり、低料金の法人限定の宿泊プランを適用したり、出張の手配と予約状況のデータを一括で管理できるので、精算業務を効率化しながら出張データを分析することもできるのが特徴です。
3:JTB出張手配管理ソリューションBzit
「JTB出張手配管理ソリューションBzit」は、大手旅行会社のJTBが提供している、国内や海外の出張に、JTBならではのネットワークで幅広く対応した出張管理システムです。
出張に伴う宿泊・飛行機・新幹線・レンタカーなどの予約をオンラインでまとめて行えるだけでなく、予約情報を精算書に取り込んで出張の手配から精算までを一括管理して出張管理業務のサポートをしてくれるのが特徴です。
4:じゃらんコーポレートサービス
「じゃらんコーポレートサービス」は、旅行専門情報誌で有名なじゃらんが提供する、初期費用とランニングコストが無料の出張管理サービスです。
じゃらんで紹介している通常プランや会員限定の割引プランが予約できるだけでなく、特典付のプランなどを非表示にしてプランを絞り込むことができるのが特徴です。そのため、経費削減や経営面の強化も可能になります。
5:SAP Concur
「SAP Concur」は、航空券やレンタカー、宿泊ホテルなどの手配から、出張中のスケジュールなども一括で管理できる出張管理システムです。
Concurを使って手配されたチケットなどの領収書や、スマホで撮影された領収書は、自動的にシステムに取り込まれます。さらに、出張先からのスケジュール変更による出張申請のワークフローも、オンラインで承認することができるので、仕事の効率化も期待できます。
6:エアトリBTM
「エアトリBTM」は、パッケージツアーをはじめとする国内と海外出張に対応した、初期費用と運用費用が無料の出張管理システムです。
航空券や新幹線、宿泊ホテルなどのお得な割引プランがたくさん用意されているので、たとえ急な出張や忙しい時期でも、経費削減が可能になります。さらに、出張者の行動も管理できるので、業務の効率化や危機管理を徹底したい企業におすすめです。
あなたの会社に仕事の生産性をあげる「働き方改革」を起こしませんか?
名刺が多すぎて管理できない…社員が個人で管理していて有効活用がてきていない…そんな悩みは「連絡とれるくん」で解決しましょう!まずはこちらからお気軽に資料請求してみてください。
出張管理システムのメリット5つ
出張管理システムは、手間と時間がかかることの多い、出張に必要な申請や航空券や宿泊ホテルの手配から経理が行わなければいけない精算作業までを、一括で管理することができるものです。
ここからは、実際に出張管理システムを導入することによって、企業の業務にはどのようなメリットがあるのかを5つのメリットに分けて詳しく見ていきましょう。
1:不正を防げる
どこの企業でも、経理担当者が共通して頭を悩ますことは、出張経費の精算業務での「出張費用の過大申請」です。出張管理システムの使用は、こうした不正を減らすことを可能にします。
出張管理システムを導入することで、出張手配の際に特典付きのプランなどを表示しないなどのカスタマイズができるようになる他、出張費の申請などをリアルタイムで確認することができるようになるため、より正確な承認作業を行うことができます。
2:経費削減できる
出張管理システムは、企業向けの割引が受けられる宿泊ホテルや航空会社などの予約システムと連携しているので、各企業の希望に沿ったプランにカスタマイズできるようになっています。
出張管理システムを導入することで、法人契約によるリーズナブルなプランを選択できるだけでなく、承認もスムーズに行えることから、出張にかかるコストの削減や経理業務の効率化も期待できます。
3:経費分析による適正化
一般的に、出張を管理する場合には、申請用紙での承認が必要など、多くの時間や手間をかけなければいけません。
出張申請ワークフローを備えたタイプの出張管理システムを使えば、一括管理すると同時に、出張経理のデータの分析も可能になりますので、申請のスムーズな承認作業と過去の出張費を元にした適正化も可能になります。
4:出張管理の効率化
ほとんどの出張管理システムは、ホテルや航空券などの予約システムと連携しているので、チケットや宿泊ホテルの手配を効率的にできるようになります。
出張管理システムでチケットなどの出張手配ができると、出張費用の立て替えをする必要がなくなり、経理精算業務も含めた出張管理の効率化が実現できます。
5:出張状況の可視化
出張管理システムには、出張手配の状況や出張スケジュール、費用などが一覧で確認できるタイプのものもあります。
リアルタイムで出張状況を確認できるようになることで、移動の際に出張費用が適性に使われているかをチェックできます。また、出張者の現在地などもわかるので、災害や事故といった万が一の場合の安否確認や対応も行いやすくなります。
出張管理システム導入で出張者の生産性も向上
出張管理システムを使ってチケットや宿泊ホテルの手配などを行うことで、出張者の作業負担を少なくすることができると同時に、出張状況を把握することで経理精算業務の効率化を実現することもできます。
出張管理システムを導入することで、出張状況をリアルタイムで見ることができるので、企業全体の規定の見直しや経費削減へと繋がり、出張者の生産性をあげることも可能です。
