人事管理とは
企業では、さまざまなものを管理しなければなりません。企業を運営するための資金管理の他、備品や機器などの物を管理することも大切です。
また、企業の戦力である人について管理することも、企業の運営には欠かすことができず、人について管理することを「人事管理」と言います。
今回は、そんな人事管理のためのシステムである「人事管理システム」をテーマにして、種類や特徴などについて考察・ご紹介していきます。
人事管理システムとは
「人事管理システム」とは、人事管理をする際に必要となる個人の情報などを管理するシステムのことを指します。
個人情報は、情報量が膨大な上に流出などに注意して管理しなければならないため、取り扱いが難しいと言われています。人事管理システムでは、特に配属や給料などの業務に関連しているさまざまな個人情報を適切かつ便利に扱うことが可能です。
人事管理システムの種類5つ
社員や従業員のさまざまな個人情報をまとめて適切に管理することができる「人事管理システム」ですが、一言で「人事管理システム」と言っても、いくつかの種類が存在しています。
そこで続いては、人事管理システムの種類について考察していきます。種類について理解することで、人事管理システムをより適切に利用できるようになります。
1：勤怠の管理
人事管理システムの種類の1つに、勤怠の管理が挙げられます。
勤怠管理の人事管理システムでは、社員や従業員の出退勤を管理することが可能です。雇用形態に関わらずに出退勤を管理することも可能で、さらに定時での退勤以外にも、残業や休日出勤などの記録も管理することができます。
出退勤の管理方法などは、システムによっても異なる可能性があるため、自社の環境などに合った勤怠管理システムを見つけることが大切です。
2：労務管理
「労務管理」もまた、人事管理の1種で、人事管理システムの種類の1つでもあります。労務管理とは、社員の福利厚生や労働環境を管理することを言います。
労務管理は、クラウドシステムなどの労務管理に特化したシステムを利用することで、より効率的に行うことが可能です。
本業を快適かつ効率的に行うためにも、労務管理は重要なことなので、労務管理が可能な人事管理システムを上手く導入・利用することが大切です。
3：給与の計算
社員の給与の計算も、人事管理の仕事の1つとされています。給与の計算は、人事管理システムで効率化することも可能です。
給与計算のシステムは、所得税などのミスや誤りが出やすい計算も正確かつ効率的に行えるため、給与計算システムを上手く活用することで、人事管理の効率や正確性が大幅に上がる可能性も期待できます。
中には、勤怠管理システムと連動可能なものもあるため、自社に合ったものを導入することが大切です。
4：採用の管理
新たに社員を採用したりすることも、人事管理の仕事です。応募書類や採用のスケジュールなどを管理する人事管理システムもあり、上手く導入することで採用に関する業務の効率化が可能になります。
志望者の応募書類や個人情報の管理などは扱いが難しいと言われており、さらに志望者を採用するまでには、さまざまなステップや過程が発生するため、採用管理のシステムを上手く使いこなすことは、人事の重要な仕事だと言えそうです。
5：人事評価
社員の評価や、社員の評価・実力などに合った配属を行うことも、人事管理の仕事です。人事評価の管理なども、システムで効率的に行うことが可能で、近年は人事評価システムを導入している企業も増えていると言われています。
人事評価のシステムの中には、幅広い評価システムに対応しているものもあります。また、公平性の高い人事評価をすることが可能な点も、人事評価システムのメリットだといえそうです。
人事管理システムでできること
上記では、人事管理システムには、さまざまな種類やタイプがあることをご紹介しました。
続いては、人事管理システムで可能なことや対応できることについて、具体的に考察していきます。人事管理システムの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみて下さい。
1：人事・給与を管理する
人事管理システムには、さまざまな種類がありますが、人事評価や社員の給与の管理が可能なシステムも存在しています。
社員の給与に関する計算などは、源泉徴収や年末調整などの計算が難しく、ミスが生じやすいと言われています。また、人事評価は機械やシステムが行った方が、公平性が高くより社員の能力などを活かせる配属ができる可能性もあります。
2：人材のマネジメント
人事管理システムには、人材のマネジメントが可能なシステムも存在しています。
中には、企業の経営や戦略にフィットしている人材を発掘したり育成したりすることも可能な「タレントマネジメント」が可能なシステムもあるため、人事管理システムを上手く導入・活用することで、自社の戦力や人材を大幅に強化することが可能です。
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人事管理システムのメリット
最後に、人事管理システムを導入したり利用したりするメリットとは何なのか、考察していきます。
人事管理システムのメリットや利点をよく理解した上で、自社に合った人事管理システムを導入すると、人事管理システムをより有効に活用できる可能性があります。
1：人事管理が効率化できる
人事管理システムの最大のメリットとも言える点が、効率化にあります。
人事管理に関する仕事は、データや数字を扱うことも多く、書類や資料も膨大な量になりがちです。システムを導入すれば、膨大な量の資料やデータを効率的に保管したり利用したりすることも可能になり、人事に関する業務がより効率的にこなせるようになる可能性も高いと考えられます。
2：セキュリティが強化できる
人事管理システムの導入は、個人情報や会社の機密情報などのセキュリティの強化に繋がるとも言われています。
書類などで機密情報を管理していると、書類の紛失などによって機密が流出してしまう危険性もあります。
システムの場合は、パスワードによるセキュリティが厳重だったり、データによる管理であったりするため、重要な情報の流失なども防ぎやすくなるといえます。
3：ミスを削減できる
業務の中には、人間ならではの良さを活かすことができる業務もありますが、人事管理に関する業務は、数字などを取り扱うことも多いため、人が行うことでミスが出てしまうケースもあります。
人事管理システムの場合は、計算なども素早く、ミスも少ないため、特に勤怠管理や給与管理などの分野においては、システムを導入して利用することで、人為的なミスを減らすことが可能になることもあります。
4：人材の育成が向上できる
上記でも触れましたが、人事管理システムには、社員の能力や適性を公平に評価したり、能力や素質をより活かせる配属をしたりすることが可能なものも存在しています。
また、自社の方針やプロジェクトに合った人材を見つけ出し、育成することが可能なシステムも存在するため、人事管理システムを上手く活用すると、企業にとって役立つ人材の発掘と育成が効率的かつ効果的に行える可能性もあります。
人事管理システムを業務の効率化と人材育成に活用する
今回は「人事管理システム」をテーマにして、人事管理の特徴やシステムの種類、人事管理システムを導入するメリットなどについて、考察・ご紹介しました。
人事管理システムは、給与管理や勤怠管理などの人事管理に関するさまざまな仕事を、より効率的かつ正確に行うことが可能になる、便利なシステムです。人材育成に対応したものもあるので、自社の特徴や方針に合った人事管理システムを上手く活用することが大切です。
