倉庫管理システムとは
倉庫管理システムとは、倉庫内に収められた在庫の情報を管理するシステムのことで、英語でWarehouse Management Systemといい、「WMS」と呼ばれることもあります。
倉庫に物がいくつあるのか（在庫）、いくつ出すのか（出荷）、いくつ入って来たのか（入荷）の3つを管理することが重要なポイントといわれており、システム的には、商品や資材などの物の足し算や引き算をして帳簿に付ける類になります。
WMSの必要性
倉庫管理を目視や人力で行った場合、データ上の数字が合っているにも関わらず物が存在しなかったり、誤った商品を顧客に届けてしまったりといった人的ミスがおこりがちです。場合によって、信用問題に発展する可能性もあります。
WMSを導入することにより、そういったミスを防ぐことが可能といえるでしょう。また、大量の商品の状況確認や入出庫のチェックが重なった場合のミスを防ぐためにも、WMSは必要といわれています。
倉庫管理システムの機能
倉庫管理システムの主な機能は、在庫管理機能と入荷管理機能の2つといわれています。どちらも物の流れを把握するために欠かせず、倉庫管理での人的ミスを防ぐためにも大切な機能です。
さらに、人力でピッキング作業を行った場合、例えば品番の数字が1桁違うだけで、見た目は同じなどの場面では、気を付けていても間違いが起こりやすいため、入出庫でも倉庫管理システムの機能はとても大切です。
在庫管理機能
在庫の管理は倉庫や物流ではとても重要です。倉庫管理システムの在庫管理機能を利用することで商品の数だけでなく、保存状態や商品が置いている位置だけでなく、食料品の賞味期限なども管理することが可能です。
倉庫管理システムの在庫管理機能は、入荷した日付、製造年月日から商品の新旧もわかるため、出荷時のピッキングで重要な先入れ先出しの原則が簡単に守られます。
入荷管理機能
数多くの商品が色々な場所から絶え間なく入荷される倉庫では、入荷情報を正確に管理する必要があります。担当者が不在のときに商品が入荷されてしまう状況になった場合、人力で行う入荷管理ではトラブルになったり、ミスが発生したりするリスクが避けられません。
倉庫管理システムの入荷管理機能なら、商品が新しく入荷された時点で情報が入力され、倉庫内全ての商品の情報を統合的に管理しチェックすることができます。
倉庫管理システムの種類と特徴
倉庫管理システムは多数のシステムが世の中に出回っています。細かい機能や使い勝手や料金などで比較できますが、大きく分けて2つの種類から選ぶことができます。「オンプレミス型」と「クラウド型」呼ばれるもので、それぞれに特徴があります。
オンプレミス型とクラウド型について、メリットとデメリットからその特徴をみて行きましょう。
オンプレミス型の特徴
倉庫管理システムのオンプレミス型は、データを自社内で管理するシステムのため「自社運用型」ともいわれています。必要な機能だけ導入したり、要らない機能を排除したりなど、自社で使い勝手の良いものを作ることができるといった、レベルの高いシステムです。
自社でサーバーを用意してインストールして使う形で、自社に合った形にカスタマイズできるため、オーダーメイドに近い倉庫管理システムといえるでしょう。
メリット
オンプレミス型の倉庫管理システムは、入出荷が企業間であるといったような、決まった場所から決まった場所へ定期的に物流を行う企業での導入におすすめといわれています。
倉庫管理の運営が一元化されている状態で、効率化やデータベース化を図るならオンプレミス型がピッタリといえます。さらにバックアップの保存をしっかりしておけば、災害時でもデータを失う可能性が低くなります。
デメリット
倉庫管理システムのオンプレミス型は、初期段階で設備投資に費用が発生し、システムを一から構築するため、開発コストが高くなってしまいます。さらに、システム運用のために、専用エンジニアの採用、もしくは教育する必要が避けられません。
また、データの保存場所を会社の敷地内にした場合、災害時にシステムごとデータを失う可能性が高くなるため、セキュリティ性の高いデータ保管サービスを利用する必要もあります。
クラウド型の特徴
クラウド型の倉庫管理システムは、導入の費用を安く抑えられ、インターネットを介して提供されるサービスを利用して導入するため、場所を問わずに使える特徴があります。
倉庫管理システムを導入する際に、サーバーなどの管理をする人材がいなくても大丈夫です。そのため、手軽に導入できるといった特徴があります。
メリット
倉庫管理システムのクラウド型の一番のメリットは、先でも少しふれましたが初期費用の低さといえるでしょう。また、オンプレミス型と違い開発コストもかかりません。
リスクも低く、倉庫が各地に点在していたり、商品数だけでなく、入荷先や出荷先が多かったり消費者に直接商品を送るといった企業なら、倉庫管理システムのクラウド型がおすすめです。
デメリット
クラウド型のデメリットは、初期費用に関してはオンプレミス型と比べると低いものが多いですが、継続的な費用が発生する点です。長期的に使用する事を考えた場合、コスト面に関してはサービスを提供する側と交渉する必要があるでしょう。
さらに、オフライン環境での使用ができないことと、カスタマイズ性が乏しいといったデメリットもあります。
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倉庫管理システムを選ぶポイント3つ
倉庫管理システムの2つの種類がわかったところで、次にシステムを選ぶポイントを見ていきましょう。ここでは3つのポイントを上げて説明していきます。倉庫管理システムを導入する際や選ぶ際の参考にしてください。
1：業種との相性
倉庫管理システムを選ぶポイントの1つめとして「業種との相性」があります。まず、倉庫管理システムを提供している企業の導入事例を調べましょう。まったく畑違いの業種であったり、自分の業種とは合わないと判断できた場合は、他のシステム会社を探す必要があります。
よくわからないままにシステム会社に任せてしまったり、便利そうだなどといった感覚だけで導入してしまうと費用を無駄にしてしまいます。
2：共有範囲を定める
2つめのポイントは、倉庫と本社間や外部業者との間でどこまでデータを共有するのかを定めることです。他社とのデータ共有も大切で、例え自社内のみの運用でも、商品コードがあるかないかでピッキング作業などの効率はかなり違ってきます。
作業の効率化や人的ミスをなくすためにも、データの共有範囲を定めることは大切なポイントです。
3：サポート・セキュリティ
3つめのポイントは、倉庫管理システムのサポートやセキュリティの体制がどの程度充実しているかです。導入前に過去の実績を参考にする必要があります。どのようなシステムに関してもいえる事ですが、セキュリティやデータのバックアップの不安を解消することはとても大切です。
先ほど紹介したどちらの型でも、サポート体制がどのようになっているのかや、リモート対応をしてくれるのかを導入する際の基準と考えるとよいでしょう。
管理システムを導入して人的ミスをなくす
倉庫内では入荷から出荷までの作業を行う上で、処理間違い・誤出荷・在庫紛失などを避けることは困難とされています。また納入日時の遅れや納品先の間違いなどもあり、熟練作業者でも人的ミスを完全に無くすことはできません。
そういった間違いや事務的なわずらわしさを、倉庫管理システムで解消することが可能です。自社に合った倉庫管理システムを導入して、倉庫内作業の効率化を目指しましょう。
