- 文書管理システムとは？
- おすすめのクラウド型文書管理システム20選
- １：DOCUMENT MARK
- 2:ひびきsm＠rtDB
- 3:Trandeshift
- 4:Ｊ-MOTTOグループウェア
- 5:クラウドサインSCAN
- 6:Fleekdrive
- 7:REXファイルファインダー
- 8:セキュアSAMBA pro
- 9:Note PM
- 10：EdiGate/POST
- 11：booMo
- 12:OfficeView
- 13:ASTRUXSaaS
- 14：デジサインTab
- 15：JFT/Server
- 16:EINS/EDI-Hub Nex
- 17:OpenText Managed Services
- 18:EDI Express
- 19:PROCURESUITE
- 20:JFT/SaaS
- あなたの会社に仕事の生産性をあげる「働き方改革」を起こしませんか？
- 文書管理の対象となる文書
- クラウド型の文書管理システムを使用してみよう
文書管理システムとは？
文書管理システムとは、業務に使用する文書をデジタル化することによって、情報を効率的に格納・管理するためのサービスです。
管理する文書が多くあれば、使用したい時に必要な文書を取り出すのに非常に時間がかかります。このような時に便利な方法が文書管理システムです。
文書管理システムを使うと迅速に検索することができ、探している情報にアクセスできるようになります。
クラウド型文書管理システムとは
クラウド型管理システムのほとんどは、データ化後の文書を管理することを主流としたシステムです。クラウド・ネットワーク上でデータを作成・編集・保存をするのでいつでも、どこでも新しいデータや文書原本を確認することができます。
クラウド型文書管理システムを導入すると、電子化した書類データを文書管理できるようになったことにより必要な書類を瞬時に閲覧することが可能になり業務の効率・改善に良い影響を与えています。
おすすめのクラウド型文書管理システム20選
クラウド型・文書管理システムを導入することにより、会社内の文書一元管理ができるようになって「文書閲覧制限設定」も可能になります。
そして文書を適正に扱うことを求めた法律・金融商品取引法の規定に対応するために文書管理システムを導入する会社が増えていることも事実です。
１：DOCUMENT MARK
DOCUMENT MARKとは、利用者の要望に合った電子化とペーパレス化の二つを存在させた文書管理システムを効率化し、実用性が伴ったアプリケーション開発ソフトのことを言います。
信頼関係を築いている取引先が新たに生み出したQRコードを配ることによって、保存場所やファイル名などを共通のルールで管理することができます。取り込んだデータは、クラウド上に保存されデータ処理の完了後に閲覧することができます。
2:ひびきsm＠rtDB
ひびきsm＠rtDBは、実際に使う人が安心・安全な状況で使えます。研究開発するプログラミングが不要で大規模な組織向けのクラウド上で活用するデータベースシステムです。
この文書管理システムの特徴は「すべての会社が共通している作業」から「現場に直結した特有な作業」までの要望に対応した基盤システムで大きな組織に最適なWebデータベースだからこそ多くの企業に導入され業務の改善が行われています。
3:Trandeshift
令和時代が巡ってきたことによって、資金調達から支払いまでのプロセスをTradeshiftは、未来のデジタル・マーケット・プレイスとアプリケーションで変革していく会計システムです。
それぞれの企業が活用している会計システムに連携して経理業務の改善を図っていくことが可能になり、次世代向けのクラウドベース・プラットフォームです。基本サービスは、無料で利用者はマニュアルを活用しないで行うことができます。
4:Ｊ-MOTTOグループウェア
Ｊ-MOTTOグループウェアとは「desknet’s Neo」のクラウド版です。作業の効率化や経費の削減・情報の連携などの文書管理システムも整ったビジネスをシンプルなものに変えていく優れた品質のグループウェア・サービスです。
小規模の企業から大規模の企業まで業務に応じたサービスを提供することが可能です。なおデスクネッツ・ネオをベースにした文書管理システムなど25種類の基本的機能を使うことが可能です。
5:クラウドサインSCAN
クラウドサインSCANとは、どうしても手間と時間が掛かる紙上のデータを詳しく調べることから「紙と印鑑」をウェブ上の「クラウド」に置き換えて契約の作業をパソコンのみで完結させることを代行するサービスです。
グランドサインSCANを導入することによって業務の効率化を促し、取り込んだ契約書を迅速に検索・参照することが可能です。なお契約書の更新日や終了日を管理できるようにもなります。
6:Fleekdrive
Fleekdriveとは、クラウド・ストレージの文書管理システムなので、時間や場所を選ばず短時間の設定で迅速に社内の文書管理を開始することができます。
そして一つの仕事を行うためのチームとして共同作業を推進し、シンプルなファイル管理と共有のみでなく、いつでも、どこでもチャットでコミュニケーションを取りながらクラウド上でファイルを共同編集することによってチームワークを最大化しています。
7:REXファイルファインダー
REXファイルファインダーとは、PDFファイルとオフィス文書の閲覧を専門にしたクラウド型高速全文検索システムです。そしてサムネイルを表示しています。
ダウンロード制御と全ページプレビュー機能により、検索結果とイメージで「見える化」して必要なファイルの原本を取引先に渡さなくて済みます。
ファイルを閉じたままの状態で内容を迅速に閲覧することや、ファイル共有・検索が可能な文書管理システムです。
8:セキュアSAMBA pro
セキュアSAMBA proとは、企業の規模に関係なくクラウド型とオンプレミス型の2種類があり法人向けのデータ保護セキュリティ対策ファイルサーバーです。
利用者の方が望んでいる充実したセキュリティ対策と使いやすさによってビジネスで活用するほとんどのデータを保管し、事業所内や事業所外のファイルの共有もスムーズになっていきます。なおクラウド感覚により最小限の学習を済ませるだけでの文書管理システムです。
9:Note PM
Note PMとは、高機能エディターになっていることによりドキュメントをWebに登録して情報を一元的に管理・共有する文書管理システムです。
今までのメールや口伝えで取引した情報が文書管理システムによって残っているので必要に応じて探す時も便利です。
Note PMシステムの特徴は、セキュリティ対策が整っていることや2段階認証の導入とプライバシーマークの認定、既読時間と見た時間がわかるクラウド型システムです。
10：EdiGate/POST
EdiGate/POSTとは、短い納期で実現可能なクラウド版とプレミス版の2種類に対応可能な電子帳票システムです。
企業内のシステムから出てくる帳票のデータをPDF化することより、ID・パスワード、ウイルスチェックをかけたままの状態でインターネットを通じて自動配信する自動帳票配付・データ交換です。
そのため情報漏洩対策やメールのセキュリティ対策としての活用が可能になりますので帳票の作業も改善します。
11：booMo
booMoは、すべての操作をするのにインターネット接続が必要になります。企業内の文書と古いデータ・ファイルを整理したいのに整理できなくて困っている時こそ「booMo」の文書管理システムを導入すると企業内のパソコンに眠っていた貴重な情報資産が活きた情報資産になります。
そしてbooMoは、登録管理と設定が簡単で細かく閲覧権限を設定することによりセキュリティ対策も万全を期した文書管理システムです。
12:OfficeView
OfficeViewは、利用者が使いたい機能だけを活用できるクラウド版のグループウェアです。
グループウェアとは、メール、スケジュール機能、掲示板機能、ファイル共有機能などをチームで助け合って仕事を行っていくための方法です。
いくつかのチームに分けて活用する時、チームごとに情報公開の範囲を決める活用もできます。多機能でありながら、必要な機能だけを使用することも可能であり、費用削減にもつながっています。
13:ASTRUXSaaS
ASTRUXSaaSとは、インターネットを通じてソフトウェアを活用する文書管理システムです。ソフトウェアとは、コンピューターの動作を命令する方法やその命令を記述したまとまったデータのことを言います。
ASTRUXSaaSの良いところは、設備投資を大幅に減らすことができることです。使用する分だけの利用料金が計上されるので後になって損失が大きくならないことです。そして文書管理のシステムが整っています。
14：デジサインTab
デジサインTabのペーパレス会議機能は、会議が終わると共有資料は会議参加者のタブレット端末から削除して情報漏洩の危険を防いでいるクラウド版の映像配信ソフトで、文書管理システム機能も備えている製品です。
そして場所を選ぶことなく、インターネットを通じて会議参加者タブレット端末は、デジサインTabを導入して主催者の画面と同期した状態で表示するのでページを探すことなく会議に集中することができます。
15：JFT/Server
JFT/serverは、数多くの通信に対応しています。社内・社内間のデータ交換を専門にしたデータ交換システムが短期間・低費用で構築可能なパッケージ・ソリューションです。
JFT/severは、信頼性・通信エラー対応などの耐障害性と言う独特な機能を提供し、さまざまな会社にデータ交換基盤として導入されています。文書管理システムも備えていることによりデータを活用して迅速に最適な生産管理を実現しています。
・データ交換システムが短期間・パッケージ・ソリューション・信頼性・通信エラー・耐障害性・データ交換基盤として導入・最適な生産管理を実現
16:EINS/EDI-Hub Nex
EINS/EDI-Hub Nexは、データ交換システムの構築・運用の知恵を結集し、会社内・会社間業務のサポートを強化しているクラウド版データ交換ソリューションです。
フル・アウトソーシング型とSaaS型の2種類があり、会社に合った運用を目指しています。クラウド版のデータ交換サービスに変えて、データ交換関係の機能をアウトソーシングすることでデータ交換サービスをワンス有数で提供することが可能になります。
・データ交換システムの構築・運用・フルアウトソーシング型・SaaS型・データ交換ソリューションです。
17:OpenText Managed Services
open text maneged servicesとは、open text B2B managed servicesのことでありB2B/ediデータ連携ソリューションのことを言います。
B2B/ediデータ連携ソリューションは、会社に合わせたデータ連携機能とデータ交換機能を備え、クラウドを通じた文書管理システムのことです。B2B/ediデータ連携ソリューションを活用することで時間と費用を節減することができます。
18:EDI Express
EDI Expressとは、取引先の企業に代わって運用するビジネス・プロセス・アウトソーシング・サービスのことを言います。
EDI Expressは、安心・安全な受発注について対応する「障害」「変更」「維持管理」の業務運用をクラウド上で提供することが可能な新しいタイプのサービスです。
新しいアウトソーシングサービスを導入することによって、経営基盤システムのサポートを受けることが可能になります。
19:PROCURESUITE
PROCURESUITEとは、間接材調達支援システムのことを言います。PROCURESUITEはクラウドを通じて文具、事務用品などのカタログ販売と人材派遣、小口運送、リースレンタル業などの請求書払いと言う2種類の購買方法に対応した調達支援ソリューションです。
間接材調達を「見える化」することにより、会社の部門の購入依頼による事務手続きの改善をしていく過程で不正購買のチェック・内部統制を実現をします。
20:JFT/SaaS
JFT/SaaSは、法人向けの社外取引データ交換機能を提供するクラウド版のEDIサービスです。インターネット小売り大手のアマゾンが提供するクラウドコンピューティング上で稼働するそれぞれのシステムと連携することが可能であり、顧客の要望に合った形で利用することができます。
なお取引先の会社が電話回線を利用している場合も、JFT/SaaSを通じてアマゾンが提供するクラウドコンピューティングに移行できます。
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文書管理の対象となる文書
文書管理の対象となる文書とは、公文書管理法で「行政文書」「法人文書」「特定歴史公文書」になっており、これら三つを「公文書」と定義しています。
従って対象外になるものが三つあります。一つ目は、不特定多数の人に販売することを目的として発行しているもの、二つ目は公共の施設において歴史もしくは文化的な資料・学術研究用の資料として管理されているもの、三つめは、国立文書館から移管・寄贈・委託した資料です。
営業
企業を経営していくためにはそれぞれの企業の文書規定が重要です。文書管理システム部門は、文書管理とは別に文書管理システム関係の規定をビジネスとして作成しているが、文書管理規定と文書管理システム関係の規定は連携していないのが実情です。
適切・厳正な文書管理をしていないと秘密情報が想定外の事態によって外部に流れてしまい経営上の危険が高まる恐れがあります。
経理
文書管理の対象となる経理とは、登録された契約情報をクラウド・文書管理システム上で自動更新するとリスト化するので、監査の時にすばやくリストを生成・提出することが可能であり契約情報から求められている書類を検索することもできます。
関係者以外に契約内容を見られたくない場合などについては、契約情報を利用者やグループごとに閲覧内容を設定することができるので、法令順守強化につながります。
人事
文書管理の対象となる文書・人事については、人事課の担当が組織的に取り扱っているものとして人事課が保管しているものを言います。
そして文書管理の対象となる人事課の文書には、文書管理システムによって調製しています。
総務
文書管理の対象となる文書・総務については、文書管理システム機能の利便性を高める必要があり総括文書管理者は、事務または事業の性質・内容などに応じた文書保存期間基準を定めることになっており組織としての共用文書の実質を備えた重要な文書です。
そして文書管理システムに基づく移管交渉をしてデジタルアーカイブにより活用の不便さを解消し、文書の移管が促進されます。
製造
重要文書を上手に管理・活用して働き方改革を推進していくためには「公文書の管理の在り方に関する有識者会議・報告書」が参考になると言われています。
なぜなら有識者会議・報告書は、国民共有の財産を知的財産として、公文書の利活用や企業の文書管理システムに役立てているからです。
文書管理についてそれぞれの会社のルールづくりから着手し、クラウド文書管理システムを活用することによって法令順守につながり改善していきます。
クラウド型の文書管理システムを使用してみよう
クラウド型の文書管理システムを導入するとさまざまなメリットがあります。セキュリティ対策は万全か、やりたい分野・自社の業務に合っているかなどの目的を明確にしてから文書管理システムを選びましょう。
そしてクラウドサービスの本質はデータを預けることです。サポート体制や運用に問題がないか、比較検討してからクラウド型・文書管理システムを導入して業務改善していきましょう。
