業務改善提案とは
業務改善提案とは、多くの企業で導入されている「業務を見直し、効率化を図る」ための提案活動です。制度として導入されていなくても、成長する企業では、日々業務を見直し、改善できる可能性のある業務を洗い出し、よりよい活動を行うための改善案を考えているはずです。
業務改善提案では、ただ考えるだけでなく、他社などの成功事例や失敗事例をもとに改善案を検討することも大切です。
業務改善のヒントに！業務改善アイデア16例
「業務改善提案として何かネタはないか」といわれても、新たな考えを出すのに困ってしまうのが現状でしょう。
ここでは業務改善提案するうえで「業務改善」のポイントを見つけ出す、またヒントにもなるアイデア16例をご紹介します。
「そんな極端な」というポイントに目を付けることも、アイデアを広げるためには必要であることが理解できるでしょう。
アイデア1：業務をなくす
業務改善提案として「業務をなくしてしまう」というのは、なんとも乱暴な提案のように感じられます。しかし「すべての業務をなくす」のではなく「無駄な業務をなくす」ということならどうでしょう。「無駄な業務」といわれれば、なくすべきものであると理解できるでしょう。
中身のない報告書や、誰も読まない報告書というのは、案外あるものです。「無駄な業務がないか」を見極めることで、業務はかなり改善します。
アイデア2：業務の重要度によって基準を下げる
なくすことはできないけれども、重要度が低い業務というのもあります。例えば、資料などの文書チェックは外部へ提出するものに関しては入念に行う必要がありますが、内部文書であれば少し手を抜いても大事には至りません。
業務の重要性を明確にし、負荷を下げられるところは「負荷を下げる」という業務改善ができることになります。
アイデア3：自動化する
毎日もしくは毎回、同じ手順で同じ作業を行っていて、社員の飽きやだらけを引き起こしているような業務はないでしょうか。こうした作業は、アイデア次第で自動化ができる可能性があります。
メールの振り分けや、送られてきたデータの加工などを見直せば、自動化によりかなりの業務改善が行えます。
自動化は、目先の業務改善だけでなく、「担当者しか手順がわからない」という、業務の特定の人への依存も排除できます。
アイデア4：業務を一回にまとめる
同じ作業を複数回実施しているような業務は、見直して回数をまとめるというアイデアも、業務改善提案に有効です。
例えば、午前と午後1回ずつ郵便物を郵便局に届ける作業があったとしましょう。これを午前か午後どちらか1回にまとめることで、利便性は低くなるものの、担当者の業務は改善します。
毎週開催している会議を隔週や月1回にしても大きな影響がでないのであれば、回数を減らすなどもかなりの業務改善になります。
アイデア5：書式を揃える
社内文書など、定型的に使用する文書については、書式を整えテンプレート化するというアイデアで業務改善が図れます。
毎回文書の書式を考えるよりも、テンプレート化されている文書の方が、受け取った側も情報を理解しやすいものです。また発信する側も書式に苦労することが減り、一石二鳥の業務改善アイデアだといえます。
アイデア6：業務を複数回にわける
「業務を複数回にわける」とは、「業務を一回にまとめる」の真逆アイデアです。五月雨式に作業することで、瞬間の作業量を減らす効果が期待できるというアイデアです。
作らなければならない個数すべてが揃ってからベルトコンベアに載せるよりも、1個できたらすぐにベルトコンベアで流した方が、次の作業を行う人もすぐに仕事に取り掛かれます。
アイデア7：データベース構築・活用
データベースとは、システムで利用するデータを蓄積していく仕組みですが、在庫管理システムなどで使うデータだけでなく、日常的な作業の手順や知識を蓄積するアイデアとして、業務改善提案に使えます。
知識や技術を「ナレッジ・データべース」という形で溜め込んでおけば、異動などで担当者が変更となる場合なども知識や技術を継承することができ、長い引継ぎ作業の削減にもつなげられます。
アイデア8：業務の担当を見直す
業務の担当を見直すことも、現実的な業務改善のアイデアとして有効です。適材適所という観点から、より適した業務に人員を配置しなおしたり、担当者一人当たりのの負荷を軽くするために担当割り振りや、割り振りの人数を見直すというアイデアも出せます。
社内だけの見直しではなく、切り離せる業務については、アウトソーシングを検討するというのもひとつのアイデアとなります。
アイデア9：業務マニュアル作成
古い組織ほど、口頭伝承されている業務手順が多いものです。口頭のみで受け継がれている内容は、担当者が変わるたびに引継ぎマニュアルを作るものの、イレギュラーな内容などはマニュアルから漏れてしまうことも多く、業務の妨げとなりかねません。
新規の業務や、口頭伝承されている業務を確認し、マニュアルとして整備することで、業務の効率をあげることが見込めます。
アイデア10：業務フローチャートを作成しておく
ものごとの手順などを確認するために、フローチャートが作成されていると視覚的に確認ができるので便利です。
仕事の手順と流れが一目で確認でき、現在の作業が全体のどのあたりの作業であるのかも簡単にわかります。
アイデア11：権限を移譲する
業務が集中しがちな人が持つ権限を、可能な限り分散させて移譲するというアイデアも、業務改善提案として有効です。
組織に長くいる人ほど、頭が固くなっており、従来の仕組みを変えることに考えが及びません。従来の仕組みを変えることを恐れず、業務改善の余地がないか検討してみましょう。
アイデア12：仕事の段取り表を作成する
マニュアルという形での作業手順に加え、業務の段取り表を作成することで、業務内容の見える化が図れます。「見える化」されていれば、さらなる業務改善ポイントも見つけやすくなります。
段取り表があれば、複数でチーム作業する場合にも、各自の役割や、行動すべきタイミングなどが一目でわかるようになります。
アイデア13：ワークフロー化
手順や段取りが明確になっている業務に関しては、ワークフロー化するというアイデアも、業務改善提案として有効です。すべてがワークフローに乗るわけではありませんが、可能な業務はワークフローに組み込むことで、管理が統一されます。
ワークフロー化しておけば、各作業の申し送りがシステムに組み込まれ、要所で上長承認といったチェックポイントを設けることもできます。
アイデア14：作業の早さを上げる
すぐに実現する業務改善のアイデアではありませんが、業務担当者がスキルアップし、個々の業務の処理スピードをあげることを提案することもできます。
担当者のスキルアップは、人材育成を行うという業務改善でもあり、目先の利益を先行させるアイデアではなく、長期的な業務改善を図る提案といえます。
アイデア15：報告体制の見直し
大きな会社では、報告体制も多段階になっていたり、報告内容によって報告ルートが異なっていたり、複雑がゆえに非効率となっていることもあります。
報告すべき内容の重要性などに応じ、報告体制を見直すことで、重要なことは、短いルートで有数にあがり、有数ダウンの形で報告内容を行き渡らせることも可能となります。
現状の報告体制の非効率な点を洗い出し、問題に応じた解決を図りやすい体制をアイデア化してみましょう。
アイデア16：360度フィードバックで意見をもらう
360度フィードバックとは、多面評価とも呼ばれる評価方法です。上司、同僚、部下などの立場や関係性が異なる複数の評価者から評価してもらうことで、対象者の人物像を浮き彫りにします。
一般的に360度フィードバックは、人物評価に用いられる評価方法ですが、業務に対して行ってみるのもひとつのアイデアです。一つの業務を複数の人間の目から見て評価することで、問題点が浮き彫りになります。
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業務改善のポイントや問題発見を意識する
「業務改善提案をしてください」といわれて、すぐに提案できる人は多くはありません。常日頃、「業務改善できるのではないか」という目を持ち、どうしたら改善できるのかを考えていないと、いきなり問題点には思い当たらないものです。
日ごろから、ただ業務を遂行することだけに注力するのではなく、業務の問題点や改善方法などを考えながら、業務に取り組んでみましょう。
業務改善のアイデアを立案し提案をしてみよう
突然アイデアを出せと言われるのは、難しい話ですが、日ごろから業務の問題点や改善点に関するアイデアを考えていれば、本当に優れたアイデアが浮かぶこともあるはずです。
企業の利益のためだけでなく、自分の業務をより良いものにするためにも、業務の問題点に目を向け、改善に向けてのアイデアを考える癖をつけておきましょう。
