ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、稟議、決済などの社内手続を電子的に処理して、そのデータをサーバに自動的に保存し一元的に情報管理する物です。
メリットとしては、処理速度の向上や進捗状況の可視化、コスト削減、内部統制強化などがあります。
ソフトを自社サーバにインストールするタイプと、それが不要なクラウド型があり、クラウド型ではコスト削減ができる反面、インターネットを経由する点でセキュリティ的に注意が必要です。
おすすめのワークフローシステム15選を比較
このようなワークフローシステムのメリットに着目し、これを導入しようと考える企業は増えています。そして、この需要の高まりに応じてワークフローシステムを提供するサービスも増加しており、さまざまな特徴を備えたものが揃っています。
この記事では、これら各サービスのうち、特に人気のあるワークフローシステムを15個選び、それぞれのセールスポイントなどをわかりやすくご紹介し、比較していきます。
1：ジョブカンワークフロー
ジョブカンワークフローの導入企業は8,000社以上あり、内訳をみても従業員1,000名超の上場企業から同10名以下の企業まで幅広いニーズをカバーしています。2018年にはITトレンド年間ランキングのワークフロー部門で1位に輝いています。
他と比較した特徴としてはまずわかりやすくシンプルなUI画面、そして高い機能、高度なカスタマイズ性、さらにリーズナブル価格設定があり、その人気の高さにも納得です。
2：ひびき®Sm@rtDB
ひびきRSm@rtDBは、比較的大規模な企業・組織向けのワークフローシステムです。大企業の複雑な稟議・決済手続に対応するため、たとえば申請書の記載内容から、必要となる承認ルートを自動的に判別し、分類するなどの機能も備えています。
さらに、BPM機能もあります。BPMとは、Business Process Managementの略であり、たとえば原材料の仕入れ、加工、出荷などの業務プロセスを対象とします。
3：楽々WorkflowII
楽々WorkflowIIの他と比較した特徴としては、既存環境への対応力の高さがあります。
社内規格によるExel帳簿なども、楽々WorkflowIIの中に簡単に織り込むことができます。Javaや.NETなどで構築された社内システムへ楽々WorkflowIIをアドオンするのも容易です。
またSAML認証にも対応しており楽々WorkflowIIから他システムを利用する際にもパスワードを入力せずにすみます。
4：Garoon
他と比較したGaroonの特徴は、情報共有だけでなく社内処理や業務に必要となるコミュニケーション機能をも充実させている点にあります。
たとえばスケジュール、タイムカード以外にメールや掲示板などもあり、そしてコメントはタイムライン形式で記録されます。そのため、引き継ぎで中途参加した場合でも必要に応じて過去にさかのぼることが可能であり、さらにコメントへの「いいね」機能も搭載されています。
5：SmartFlow
SmartFlowは、わかりやすい管理画面やスマホ対応、クラウドサービス、APIの提供といったワークフローシステムに必要な機能を備えつつ、これを低価格を実現しています。
具体的には、初期費用が無料でさらに利用料金も20ユーザまでは無料となっています。セキュリティやバージョンアップなども無料かつ自動で行われ、他と比較して格安です。
サポート体制も充実しており、メール、チャット、電話が用意されています。
6：ワークフローEX
ワークフローEXは、すでに社内システムで使用しているExcelやWordのファイルを、その仕様のまま取り込むことができるワークフローシステムです。もちろんスマホやタブレットにも対応しておりクラウドサービスも用意されています。
メイン画面はメールソフト形式のため、メール送信の感覚で処理が可能です。さらにオプションによって申請・決済処理をメールで行うことも可能で、取引先との間の決済もメールで行えます。
7：Styleflow
Styleflowはコストパフォーマンスに優れたわかりやすい料金設定を目指しており、初期費用無料に加え、利用料金がユーザの権限に関係なく１ユーザ月額300円とされています。他と比較すると格安でしょう。さらに、スマホ画面は直感的に操作できる画面構成となっています。
対象企業は従業員10名以下から数万人規模まで想定しており、大企業にありがちな複雑な申請や組織改編にも簡単かつ自由に対応できます。
8：WaWaFlow
WaWaFlowは、初期費用が無料で月額400円で利用できるワークフローシステムです。申請フォーム作成には難しいプログラム知識などが一切不要です。
従業員2,000名以上でも利用可能なクラウドサービスが用意され、複雑な承認ルート設定での条件分岐などにも対応しつつ、他と比較すると格安な価格です。
コメント機能やクレーム報告機能、未承認案件の督促メール発信、滞留アラームなどの滞留防止機能も備えています。
9：Collaboflow
他と比較したときCollaboflowに特徴的なのは、わかりやすさです。メンテナンスも社内で行うことが可能なワークフローシステムとなっています。
導入と運用には特別な知識は一切不要で入力フォームもExcelを利用できます。そのため、現在の社内環境を活かすことも可能です。
このように管理画面などはわかりやすいですが決して低機能ではなく、APIなども用意されておりカスタマイズ性も備えています。
10：rakumoワークフロー
rakumoワークフローは、G Suiteの拡張ツールとして動作するワークフローシステムです。G Suiteとは、Googleが提供しているクラウド型の生産性向上スイートです。
したがって、GoogleDriveとの連携によって書類の添付なども簡単にできます。また、rakumoケイヒによって作成した経費精算書などはシームレスに取り込めます。他と比較した場合、このような連携性が強みといえます。
11：MAJOR FLOW Z FORM
MAJOR FLOW Z FORMは比較的大規模な企業向けのワークフローシステムです。さらに、一般業務を対象とするBPM機能も有しています。
入力フォームの開発にはMVC/jQueryなどが利用可能です。既にある社内システムとの連携機能も充実しており、細かい設定項目が用意されています。
その他、立場によって使い分け可能な共有トレイ、起票履歴からの起票、入力エリアのセクション単位の制御など高い機能を備えます。
12：OpenCube Workflow
OpenCube Workflowは、MicrosoftのSharePoint上でアドインソフトとして動作するワークフローシステムであり、すでにSharePointを導入していれば比較的簡単に導入できます。
SharePointのセキュリティ機能や管理システム、ユーザ情報などを活用できExcelやWordファイルも処理できます。その他、柔軟な採番や引き戻し、複数のエディタツールなど機能は豊富です。
13：BtoBプラットフォーム
BtoBプラットフォームは、その名のとおり企業間の全てのやりとりをIT化し、可視化・合理化させる共通のビジネスツールを目指しています。
単なるワークフローシステムではなく、名刺交換や商談から始まり発注、受注、見積、請求、支払、入金まで効率化します。
ちなみに2018年度の年間流通金額は8兆円以上、全国30万社以上の企業、従業員数100万人以上が利用しており、他と比較しても十分な実績を有しています。
14：X-point
X-pointは、他と比較すると、なによりわかりやすいワークフローシステムを意図しています。
入力フォーム作成ツールはドラッグ＆ドロップで直感的にフィールドを配置でき、あとはそれぞれのプロパティを設定するだけで完了です。設定項目には自動計算やカレンダー対応、マスタ参照機能などが搭載されています。
また、決済はワンクリックで完了するので次々と連続決済でき、承認スピードが向上します。
15：Hachikin
Hachikinは、比較的小規模な企業向けのワークフローシステムです。そのため、簡単かつ柔軟であることを目標としており、ユーザの意見を取り入れることにも積極的です。中小企業向けといってもモダンなUI、256ビットAESによるデータ管理など機能は充実しています。
ワークフローシステムのほか、見積、注文などの書類作成・管理機能もあります。さらに、勤怠管理、経費精算機能は、2ユーザまでは無料です。
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ワークフローシステムの比較する時のポイント
人気の高いワークフローシステムを15個ほどご紹介してきましたが、ここで改めてこれらワークフローシステムを比較する際に注目すべきポイントをご説明します。
もちろん各社の状況に応じて比較する視点は異なり得ますので、これらに加えて自社特有の比較ポイントを考える必要はあります。しかし、いずれにしても下記要素の考慮は比較する際に必須となるはずです。
使いやすいUI・操作性かどうか
まずは使いやすさです。ワークフローシステムは日常的に使用するものなので、そこにちょっとした面倒臭さや使いにくさがあれば、そこからイライラが累積し作業効率にも影響します。また、誤操作を誘発しかねません。
とにかく使いやすくわかりやすいこと、これが第一に重要です。
コスト
いくら使いやすいといっても、企業である以上、コストを無視することはできません。
また、ここにいうコストとは、金銭的な意味のみならず時間的なそれも含みます。金額的に安くても、導入までに長期間を要するとなれば業務に影響が出かねません。このような意味で、複数の見積をとって比較することは不可欠です。
セキュリティ
使いやすくわかりやすく、なおかつ低コストのワークフローシステムであっても、そのセキュリティが甘いのであれば意味がありません。
前述したとおり、特にクラウド型の場合、インターネット特有のリスクを伴います。ただし、インターネットを経由しない自社サーバ型が絶対安全というわけではないので、いずれにしても注意は必要です。
セキュリティ機能が付いたサービスを選択しその中でさらに比較すべきでしょう。
主要ツールを比較して目的に合ったワークフローシステムを選ぼう
今日のビジネスシーンにおいてITツールの重要性は増すばかりであり、今後もこの傾向には変わりないでしょう。ワークフローシステムもまた、ビジネスには必須のツールとして利用場面が増えると思われます。
ワークフローシステムの新サービスや新機能は今後ますます追加されていきます。新情報を常にウォッチして比較しつつ、自社の目的に合ったワークフローシステムを模索していくことが必要です。
