SharePointとは？
SharePointとは「ファイル・情報共有サービス」です。
SharePointで業務におけるファイルや情報を全て一つのシステムに集約することができます。SharePointによりファイル・情報共有に効率性が生まれ組織内のコミュニケーションや業務を円滑になります。
SharePointのメリット・デメリット3つ
SharePointのメリット・デメリットをご紹介いたします。
SharePointのメリット・デメリットについてそれぞれ３つずつ説明していますので、参考にしてください。まずはメリットからご紹介しています。
SharePointのメリット1：自動的にモバイルに対応可能
１つ目のメリットはモバイルアプリも無償で提供されています。
SharePointはさらなる効率化のためにモバイルアプリも無償で提供されており、現在ではiOSで利用可能となっています。
メリットとしては2 種類のビューを選択できるモバイル デバイスを使って、モバイル ビューと pc ビュー- SharePointサイトとOneDrive for Businessライブラリの種類によってします。
SharePointのメリット2：コメント機能や「いいね！」機能がある
２つ目のメリットはサイトの下部にコメント入力欄がありコメントすることができます。使い方は簡単で、コメント文字を入力して投稿を押すだけでページにコメントを差し込めます。
また、「掲示板」に投稿する事により、そのチーム以外の人にも共有できます。「いいね」を押すことができ「いいね」を集計することができます。
Share Point Onlineに標準装備されているアンケート機能は、いろいろな回答形式が使えるようになっていおり、柔軟なアンケートを作成することができます。さらにメリットとしてアンケート結果も自動で集計してくれます。
SharePointのメリット3：下部組織のサイトを作成しやすい
３つ目のメリットは下部組織のサイトを簡単に作成できます。
メリットとしてはデバイスを問わずにどこからでも情報を共有できる場所を提供するには、SharePoint Online または SharePoint Server 2019チーム サイトを作成します。
さらにチームサイトのメリットには、関連する Web ページのグループ、ファイルの既定のドキュメント ライブラリ、データ管理のリスト、ニーズに合わせてカスタマイズできる Web パーツなどがあります。
SharePointのデメリット1：コメントや「いいね！」機能に匿名性を持たせられない
ログインして利用するため、「いいね」を押した人が特定されてしまいます。
SharePoint Onlineではメリットとして「いいね」機能がありますが、反面各ユーザーがログインして利用するため、誰がどんなコメントをしたのか、「いいね」を押したのかがわかってしまい、匿名性を持たせられず、使いづらい機能となっています。
SharePointのデメリット2：詳細なアクセス解析がしづらい
SharePoint標準機能でも実装されていますが詳細なアクセス解析ができません。SharePointのアクセス状況を数値データーで分析しなくてはならないケースは暇がありません。
SharePoint標準機能でも実装されていますが、「リストアイテムへの参照イベントなど標準では取得できないイベントを取得したい」や「過去〇日以上のトレンドを見たい」など一段高いニーズの要望を満足することができません。
SharePointのデメリット3：標準機能だけでは思うようなインターフェースの実現が困難
標準機能だけでは思い描くインターフェーズの実現が困難です。
SharePointの標準インターフェースではデザイン性に乏しく、ユーザーの使いやすさにつながりづらい傾向にあるため、それ相応のカスタマイズが必要です。
SharePointで社内ポータルを構築する際のポイント3つ
社内ポータつを構築する際のポイント３つをご紹介していきましょう。
いざ構築するとなるとIT部門などで社内ポータルのインターフェースが知らぬ間に決まっていたり、社員とどんなコミュニケーションをとりたいか、ゴールを決めないまま構築したりすることでせっかく構築した社内ポータルを活用できないことを防ぎましょう。
関係部門の要望をしっかり聞くことなど３つのポイントを踏まえて快適な社内ポータルを構築するのに参考にしてください。
SharePointで社内ポータルを構築する際のポイント1：社内ポータルのインターフェース設計にこだわる
社内ポータルのインターフェースが知らぬ間に決定していることを避けることです。
社内ポータルを構築するという話はIT部門でいつの間にか進んでいることが多く、社内ポータルのインターフェースが知らぬ間に決まっていることを避けましょう。
社内ポータルの有数ページは、ユーザーである社員とのとても重要な情報接点です。特に、「コミュニケーション」という観点で社内ポータルのインターフェース設計にこだわりましょう。
SharePointで社内ポータルを構築する際のポイント2：社員とどんなコミュニケーションを実現したいのか
サイトを作成する前に社員とどんなコミュニケーションを実現したいかイメージすることです。サイトを作る前に、必ず確認しておきたいことが「社員とどんなコミュニケーションを実現したいか」です。
そのゴールイメージが描けなければ、SharePointのもつ多様な機能を使いこなせません。それによって有数ページのレイアウトや構成も左右されてきます。せっかく構築しても使われなくなってしまいます。
SharePointで社内ポータルを構築する際のポイント3：関係部門の要望を詳細に聞く
関係部門の要望を詳細聞きましょう。
社内ポータルの場合、関係部門が多岐にわたります。従来の「掲示板」機能を移行することが多いため、あらゆる関係部門にとって使い勝手の良い状態を維持しなければなりません。
そのためには、まず関係部門が社内ポータルにどのような要望があるか確認することが必要です。ヒアリングなどで、各部門の社内ポータルに対する要望を確認し妥協点を見つける作業が必要ですが、確実に遂行しましょう。
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SharePointの注意点
SherePointの注意点をご紹介しましょう。HTMLファイルは使用できませんが、メリットは拡張子が.aspxなら使用できます。このように注しなければいけないことがありますので、注意しましょう。
また、いろいろ使えるコンテンツ エディタ Web パーツを工夫して使うことで快適な社内ポータルを構築しましょう。しかし、注意点をよく理解して社内ポータルを効率よく構築できるように理解を深めてください。
HTMLファイルは使えない
アクセスしようとするとHTMLファイルのダウンロードと同じ扱いになります。
SharePointのシステム上でHTMLファイルをアップロードした場合、アクセスしようとするとHTMLファイルのダウンロードと同じ扱いになります。
このため、ファイルを丸ごと移行すると非常に面倒です。
拡張子が.aspxならOK
「.aspx」という拡張子であれば、他サイトのHTML同じようにアクセスが可能です。
「.aspx」という拡張子であれば、他サイトのHTML同じようにアクセスが可能です。これは、拡張子を変更するだけでという大丈夫というメリットがあります。
フォルダは地道に作る
フォルダは地道に作りましょう。画像もCSSもJavascriptファイルもアップロードできます。しかし、フォルダのアップロードはできないので、フォルダ構成だけはSharepoint内で作りましょう。できれば移行元のサイトのフォルダ構成をそのまま再現すると、後々楽になるでしょう。
SharePointについてしっかりと理解しよう
SharePointについてしっかりと理解しましょう。
社内ポータルを構築する際にはSharePointのメリット・デメリットを理解した上で社員の方々のニーズに近づくようにSharePointをしっかり理解し、うまく利用していきましょう。
SherePointで社内のコミュニケーションを活発になるように、SharePointを理解していきましょう。
