社内連絡のテンプレート10選｜テンプレートの記載事項と書く際の注意点4つ

社内連絡の目的3つ

インターネット普及前は、回覧や掲示といった手段で社内連絡を回していました。インターネットが普及してからは、メールの一斉配信やグループウェアの掲示板、社内SNSなどが社内連絡に使われています。

社内連絡を行う目的のひとつに、情報の共有にあります。社内の人間で共有すべき情報を社内連絡で周知させます。そのほか、指示・命令の通知手段としても、エビデンスを残す手段としても利用されます。

社内連絡の目的1：社内への周知

全従業員あてに発信される社内連絡の多くが、周知事項に関する内容です。社内で情報を共有しなければならない内容については、メールの一斉配信で行われる社内連絡が一番確実に相手の手元に届きます。

ただし、届いたメールを開かない人もいるため、確実に周知できたかの確認はできません。情報が周知できたか確認するためには、グループウェアやSNSなどの「既読」確認可能な方法を使って行います。

社内連絡の目的2：指示・命令

仕事や行動に関する指示・命令を目的とする社内連絡もあります。全従業員あてに発信されることもありますが、多くは上司から部下へという、1対1もしくは1対少数の形で行われます。上司から部下への指示・命令は、双方が近くにいることもあり口頭で行われることもあります。

近年では、連絡したことを記録に残す意味で、当事者だけでなく、関係者も含めて、社内連絡メールを発信することが増えています。

社内連絡の目的3：記録文書

社内で情報共有すべき記録文書も、社内連絡で周知されます。社内連絡で通知される記録文書とは、会議議事録や所属部署の予実データなどがあります。かつては、年賀状を書く季節になると社内連絡で社員の住所録が回りましたが、個人情報保護法が施行されて以来、社員情報を社内連絡で通知する会社は減っています。

社内連絡用テンプレートの記載事項7つ

社内連絡は、受け取っている立場のときは、なんとなく読んでいる人が多いでしょう。しかし、いざ自分が発信する立場となると、どのような体裁にすべきか、伝えたいことをどう伝えるべきか、言葉遣いは敬語なのか報告調なのかなど、細かなことが気になってきます。

社内連絡をいつでも迅速に発信できるように、フォーマットとなるテンプレートを作成しておくと便利です。ここでは、テンプレートに用意すべき項目をご紹介します。

社内連絡用テンプレートの記載事項1：宛先

ビジネス文書では、「宛先」を一番最初に書くのが一般的です。宛先の書き方は、社内連絡の目的によっても異なります。全員通知の場合は、「社員各位」や「従業員各位」などが使われます。

指示・命令など仕事に直結している場合は、役職を記載する「〇〇課長」や「〇〇さん」などが使われます。自社でよく使われている体裁をテンプレートに反映させることをおすすめします。過去の社内連絡を参考にテンプレートを作りましょう。

社内連絡用テンプレートの記載事項2：発信者

社内連絡の実際の発信者名は、末尾に記載するのが一般的です。

全社通知など、発信名義は役職者でありながら、実際の発信は担当者が行う場合は、件名の上の行に右寄せで発信名義を記載し、通知文の末尾に「文責：〇〇」や「担当：〇〇」という形で発信担当者を記載します。メールの場合、宛先の下に記載します。

テンプレート化する場合、宛名の下に「発信者名」、本文の後に「発信担当者名」または「文責：〇〇」と配置しましょう。

社内連絡用テンプレートの記載事項3：発信日時

いつ通知された社内連絡なのかを周知するために、発信日時を記載します。文書テンプレートとして発信する場合は、宛名の下の行に発信日時を右寄せで記載します。

メールテンプレートの場合は、メール自体に発信日時が刻まれるため、メールの機能で賄い、本文には書かないことも可能です。全社通知の場合は、メールであっても「通知年月日」を文書テンプレートと同じ場所に書いておいた方が、通知文としての体裁が整います。

社内連絡用テンプレートの記載事項4：件名

社内連絡の文書テンプレートでは、「宛名」「発信日時（右寄せ）」「発信者（右寄せ）」「通知件名（中央）」の順で書くようにすると一般的な体裁になります。

メール発信用のテンプレートでは、メールの件名に社内連絡としての件名を記載し、本文の1行目から「宛名」「発信者」「件名」を記載します。メールの件名に一度記載しているので、本文中の件名は割愛することも可能です。

社内連絡用テンプレートの記載事項5：本文

文書として社内連絡を通知する場合も、メールを利用して通知する場合も、本文は、件名の次の行から始めます。テンプレートでは、件名から1行程度あけて本文を書くようにレイアウトしましょう。

社内文書に関しては、時候の挨拶は不要です。「お疲れ様です」などの定型的な挨拶も不要です。テンプレートの本文は、いきなり社内連絡の目的となる事柄を記載します。本文の書き出し位置もテンプレート化しておきましょう。

社内連絡用テンプレートの記載事項6：別記

社内連絡の目的が、会議開催通知のように、詳細についても記載する必要がある内容の場合は、社内連絡の本文の後に「別記」として内容を記載します。別記は、箇条書きの形式でテンプレート化しておけます。

【記述例】
（中央揃え）記
1.日時：〇月〇日　xx:xx～xx:xx
2.場所：〇〇会議室
3.参加者
4.その他

社内連絡用テンプレートの記載事項7：添付書類

社内連絡の文書に添付書類がある場合は、どのような書類を添付したのかを記載するようにテンプレートを作っておきましょう。受け取った相手は、添付書類の一覧を参照し、すべて受け取れているか確認することができます。

メールを利用する場合は、ウィルスチェックを行ったファイルを添付している旨、記載するようにします。この記述はテンプレート化しておけば、文言を修正することなく、そのまま使うことができます。

社内連絡メールの目的別テンプレート例10選

ここでは、社内連絡に使える目的別のテンプレートをご紹介します。社内連絡を行う際の体裁には、会社によっても異なります。テンプレートを作成する際は、自社で発信された過去の通知を参考にすることも大切です。

社内連絡メールの目的別テンプレート例1：会議開催通知メール

【会議開催通知メール】テンプレート
件名：【開催通知】部内会議
営業部　各位

営業3課の山田です。
表記のとおり、5月度の部内会議を開催いたします。
ご参加のほどお願い致します。

===== 記 =====
日時：5月27日（月）　13:00～15:00
場所：第3会議室

以上
=====
営業部　山田　美咲
　内線 xxx

社内連絡メールの目的別テンプレート例2：会議日程調整メール

【会議日程調整メール】テンプレート
件名：【日程調整】プロジェクト会議
営業部　各位

営業3課の山田です。
掲題の件、以下の日程候補から参加可能な日程を
ご連絡いただけますようお願い致します。

===== 記 =====
①5月27日（月）　13:00～15:00
②5月28日（火）　10:00～12:00
③5月30日（木）　10:00～12:00
④5月30日（金）　13:00～15:00

以上
=====
営業部　山田　美咲
　内線 xxx

社内連絡メールの目的別テンプレート例3：会議報告メール

【会議報告メール】テンプレート
件名：【報告】部内会議
営業部　各位

営業3課の山田です。
5月27日（月）に開催した部内会議について、議事録を
作成しましたので、添付します。
内容についてご確認ください。

添付ファイル：20190527部内会議議事録.pdf
（添付ファイルは最新の定義ファイルでウィルスチェック済みです）

以上
=====
営業部　山田　美咲
　内線 xxx

社内連絡メールの目的別テンプレート例4：遅刻・早退連絡メール

【遅刻・早退連絡メール】テンプレート
件名：【連絡】遅刻について
高橋主任

山田美咲です。
おはようございます。

現在、〇〇線で電車遅延が発生しており、始業時間に
間に合わない見込みです。

まだ、到着予定時間も予測できない状況なので、詳細
がわかったら再度ご連絡いたします。
ご迷惑をお掛けしますが、よろしくお願いいたします。

社内連絡メールの目的別テンプレート例5：安否確認連絡メール

【安否確認連絡メール】テンプレート
件名：【連絡】安否確認について
高橋主任

山田美咲です。
先ほど発生した地震について、自宅も自分自身も無事です。
現時点では、会社までの交通機関が止まっているため、
出社はできない状態です。

自宅で待機しておりますので、何かあればお手数ですが
ご連絡ください。

社内連絡メールの目的別テンプレート例6：指示・命令通知メール

【指示・命令通知メール】テンプレート
件名：【レビュー依頼】プロジェクト計画
山田さん

営業3課の高橋です。
お疲れ様です。

先日作成したプロジェクト計画書ですが、まだレビュー結果
が報告されていません。
今週中にレビューを完了させ、報告をお願いします。

以上
=====
営業部　高橋　潤
　内線 xxx

社内連絡メールの目的別テンプレート例7：クレーム報告メール

【クレーム報告メール】テンプレート
件名：【報告】A社からのクレーム
高橋主任

営業3課の山田です。
本日、A社の片岡様から、先日提出した議事録について
クレームがありました。
内容と対処について、ご報告します。

1.クレーム内容：
　・決定事項ではないのに、決定事項と書かれている事項がある
　・会議参加者が間違っている
2.原因：
　査閲前の議事録を誤って送信
3.対処
　片岡様に不手際をお詫びし、査閲済みの議事録を送付

以上

社内連絡メールの目的別テンプレート例8：異動挨拶メール

【異動挨拶メール】テンプレート
件名：異動のご挨拶
宛先各位

営業3課の山田です。
私事ですが、4月1日に徳島支社へ異動することになりました。
3課の皆さんには、いつも助けていただいていたので、とても
感謝しています。
異動先でも、皆さんに教えていただいたことを活かしてがんばって
いく所存です。

場所は離れてしまいますが、今後もご指導ご鞭撻いただけますよう
お願いいたします。

=====
営業部　山田　美咲
　内線 xxx

社内連絡メールの目的別テンプレート例9：慶弔連絡メール

【慶弔連絡メール】テンプレート
件名：【訃報】長崎支社佐藤守氏厳父
社員各位

長崎支社佐藤守氏の厳父佐藤正様が、令和元年5月15日享年87歳にて永眠されました。通夜・葬儀は下記により執り行われますので、故人のご冥福をお祈りし、謹んでお知らせ申し上げます。

＝＝　記　＝＝
1.通夜：令和元年5月17日　午後7時より　自宅にて
2.葬儀・告別式：令和元年5月18日　午後1時より　〇〇葬儀場にて
3.喪主：佐藤守氏

以上

社内連絡メールの目的別テンプレート例10：人事異動通知メール

【人事異動通知メール】テンプレート
件名:【通知】4月1日付人事異動

各位
　
4月1日付で人事異動が発令されまたので、お知らせします。
　
－－－　記　－－－
　
4月1日付人事発令
　
1.小林将司　営業部営業1課長の任を解き、営業部部長を命ず
2.山中裕子　開発部主任研究員の任を解き、開発部課長を命ず
3.清水恵子　沖縄支店への転勤を命ずる
4.岩瀬修一　定年退職（令和元年3月31日付）
　
以上

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社内連絡を書く際に注意すること4つ

お客様宛の文書ではなく、社内向けの文書だからこそ、社内連絡を発信する際に気を付けるべきポイントがあります。ここでは、社内連絡を発信するテンプレートを作成する際に押さえておきたいポイントをご紹介します。

注意点1：簡潔に書く

社内連絡の目的は、連絡内容を相手に確実に伝えることがもっとも大切なことです。

社内に発信するため、お客様に発信するときよりは、多少の言葉遣いの誤りなどは許されます。相手に通知内容が伝わるよう、余計な言葉は省き、箇条書きに近い形で、伝えたい内容を簡潔に記載します。

社内連絡を簡潔に書けるように、テンプレートに箇条書きや修正することなく使用可能な文言を入れ込んでおきましょう。

挨拶は省略する

身近な人への報告の際など、形式的な挨拶文を書いても構いませんが、全社通知の場合などは、挨拶文は省略し、いきなり本題に入った方が、すっきりと読みやすい連絡文になります。テンプレートにも、挨拶文言は書かず、いきなり本文を書きだすような例文を用意しておきましょう。

敬語は必要最小限にする

お客様に対して発信する文書は、敬語を使って丁寧に仕上げる必要があります。社内連絡は通知内容を簡潔に伝えれば良いので、丁寧に記述する必要はなく、レポート形式の文書で構いません。

注意点2：分かりやすく書く

社内連絡では、とにかく内容を伝えることが第一目的です。受け取った相手が内容を読み違えたり、誤解したりしないよう、内容は誰でも誤解なく読める文書にする必要があります。難しい熟語は避け、一般的な言葉で書くよう心がけましょう。

注意点3：正確に書く

受け取り手に情報を正確に伝えるためには、書き手が正確に書く必要があります。日本語では、主語を省略するのが一般的ですが、主語を省略することであいまいになりそうな情報の場合は、意識して主語まで記述するようにしましょう。

注意点4：期限を守る

社内連絡の多くが、通知期限や回答期限のある文書です。社内連絡は、誰もが発信と同時に受け取れるわけではありません。期限のある社内連絡の期限を失念してしまうと、受け取り手に多大な迷惑をかける可能性も大きくなります。

使いやすい社内連絡のテンプレートを作成しよう

社内連絡は、いろいろな目的に応じて発信されますが、目的別に記述する内容や形式はだいたい決まっています。社内でよく用いられている社内連絡の文書を、テンプレートとして流用して使ってみましょう。

社内連絡の目的別テンプレートを整備できていれば、社内連絡の必要が発生したときにも、戸惑うことなく迅速に連絡文を作成することができます。