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2019年06月13日

名刺を処分する際の判断ポイント4つ|正しい名刺の処分方法5つとは

名刺はただたくさん集めればいい、というものではありません。集めた中には既に「不要」なものも混じっていて、それらを処分しなければ「情報漏洩」「顧客管理の非効率化」など後々問題を発生させかねません。それらを防ぐための、「名刺の正しい処分方法」を解説していきます。

名刺を処分する際の判断ポイント4つ|正しい名刺の処分方法5つとは

名刺の処分とは

名刺を処分する際の判断ポイント4つ|正しい名刺の処分方法5つとは
ビジネスに必要不可欠なアイテムである名刺ですが、業務管理の観点から、ある程度溜まったら処分すべきです。しかし、実は処分するにも「ルール」があるのをご存じでしょうか。

今回は、意外と見逃しがちなビジネスマナー「名刺の処分」に焦点をあてて、その意義や方法、さらにはこれらをサポートできる名刺管理アプリなどについても解説していきます。

正しい方法でないと情報漏洩の可能性がある

名刺を処分する際の判断ポイント4つ|正しい名刺の処分方法5つとは
まず、名刺を安易にその他のゴミと一緒に処分するのは「個人情報の漏洩」になる場合がある、ということをすべての人が認識すべきでしょう。

実際にとあるイベント会場で交換された名刺を普通に廃棄してしまった結果、大規模な個人情報漏洩事件となってしまったことがあります。名刺の処分は「正しいルール」に乗っ取って行われないと、自分にも交換相手にも「被害」を及ぼす可能性があることを忘れてはなりません。

名刺処分をすることのメリット

正しいルールで名刺を処分すれば情報漏洩を防げるだけでなく、顧客管理がしやすくなり、ビジネスチャンスが広がることにつながります。

利用価値のない(古い)情報が記載された名刺と新しい名刺、これが混在していると、確認のために時間のロスが発生したり、思わぬ手違いなどを起こしたりしてしまいます。

名刺処分で新しい情報に更新されていれば、このようなリスクは低減され、常にビジネスチャンスと向き合うことができます。

大見出し:名刺を処分する際の判断ポイント4つ

名刺を処分する際の判断ポイント4つ|正しい名刺の処分方法5つとは
名刺を処分することのメリットはわかっていながらも、多くの人が実際の処分に躊躇してしまいがちです。しかし、何ももらった名刺全てを処分することはなく、必要か不必要か分別し管理する、ということが求められています。

ここでは、名刺を処分するにあたって、どのようなことに気を遣うべきか、どのようにすべきかを念頭におきながら、「名刺処分に踏み切る」ための4つの重要なポイントをご紹介します。

判断ポイント1:直近で会う人や頻繁に会う人の名刺は残す

名刺を処分する際の判断ポイント4つ|正しい名刺の処分方法5つとは
直近で会う予定のある人や、頻繁に会う人の名刺は残しておくべきです。実際に面会したときに名刺の話が出る可能性が少なくなく、ビジネスの礼儀上からも残しておいた方がいいでしょう。

また、頻繁に会う人の場合などは、名刺上に手書きで重要な情報を記載している時も多々あるので、データ化しているとしても紙でも残しておいた方が、いざという時に役立ちます。

判断ポイント2:名刺を捨てるタイミングは約1年

1年を通して使わなかった名刺については、年末の大掃除や年度末の整理の際に処分してしまいましょう。

とある調査によれば名刺を処分する多くの人は1年を目途にしているということです。1年使わなかったものを翌年使うというのは極めて稀なケースといえます。

不要な名刺をいつまでも残しておくということは、不要な情報をどんどん溜め込むことになります。ビジネスの効率化という点からも期限を区切って処分しましょう。

判断ポイント3:重要な名刺は別でまとめておく

名刺を処分する際の判断ポイント4つ|正しい名刺の処分方法5つとは
普段からよく使う名刺(=重要な名刺)は一見して「わかるように」「別途まとめて」おきましょう。

使う名刺と使わない名刺を混在して一緒に管理していると、処分する際に誤って必要なものまで捨ててしまう危険性があります。リスク管理という意味だけでなく、わかるように別々にすることで、重要な顧客であることが一目瞭然になり、効率的にビジネスを進めることができます。

判断ポイント4:自分で制限した枚数を超えたら処分する

名刺を処分する際の判断ポイント4つ|正しい名刺の処分方法5つとは
手元に残しておく名刺の数を自分で決めておき、その数を超えたら処分する、を習慣化することで、情報漏洩リスク低減とビジネスチャンス拡大の一石二鳥が可能となります。

集まった名刺の中から重要・必要なものを取捨選択し、そこから新たな行動を開始することができます。また、名刺は1000枚を超えると紙での管理が難しくなるといわれているので、個人情報管理の面からも数を区切って処分することは有効な方法だといえます。

正しい名刺の処分方法5つ

名刺を処分する際の判断ポイント4つ|正しい名刺の処分方法5つとは
名刺は「個人情報の塊」ともいえ、それゆえに処分する際には適切な方法で処分しなければ、万が一にでも事故が発生したら、自分だけでなく名刺をいただいた相手にも迷惑をかけてしまいます。

ここでは「名刺を処分しなければいけないのはわかっているが、どうやって処分するのが適切なのかわからない」という方でもすぐに実践できる「5つの正しい名刺の処分方法」をご紹介していきます。

正しい名刺の処分方法1:シュレッダーにかけて破棄

名刺に書かれている個人情報が不用意に他に漏れるのを防ぐ手段として、最も効果的な方法が「シュレッダーで裁断する」ことです。

裁断されたものから個人情報を特定することは困難で、漏洩リスクはほぼなくなります。もともと「他人に見てもらうものだから」とそのまま廃棄している人も多いですが、このような些細なことからも漏洩につながることを認識し、考え・行動を改めましょう。

正しい名刺の処分方法2:データ化した名刺情報はバックアップを取っておく

名刺を処分する際の判断ポイント4つ|正しい名刺の処分方法5つとは
名刺のデータ化した際は、トラブルによるデータ消失というリスクを考慮して必ずバックアップをとっておくようにしましょう。

名刺のデータ化は情報を一元管理できてセキュリティレベルアップに非常に有効ですが、現物の名刺処分後にデータ消失となると、ビジネス全体に大きな支障となります。名刺データ化とそのバックアップ、名刺現物処分は、セットで行うように心がけましょう。

正しい名刺の処分方法3:必ずシュレッダーにかけるか廃棄ボックスに入れる

名刺を処分する際の判断ポイント4つ|正しい名刺の処分方法5つとは
不要になった名刺を処分する方法として、シュレッダーにかけるのが最も適切ですが、社内に専用の「廃棄ボックス」がある場合はそこにいれましょう。

「廃棄ボックス」は通常のゴミ箱と違い、専門の処分・リサイクル業者と提携して設置しているもので、十分な情報漏洩対策がなされた工程を経て処分が行われます。名刺の枚数が多くシュレッダーでは追い付かない、というような場合には非常に便利です。

正しい名刺の処分方法4:名刺のコピーも必ず処分する

名刺を処分する際の判断ポイント4つ|正しい名刺の処分方法5つとは
意外と忘れがちなのが「名刺をコピーしたものの処分」です。「同じ情報」が表示されているものなので、同じように処分する必要があります。

シュレッダーするのが適切な方法ですが、それがない場合でもハサミで細かく裁断する、重要書類廃棄の専門業者に廃棄委託する、などの方法をとりましょう。また、コピーということで処分を後回しにするのではなく、必要なくなったら即処分することも大事な点です。

正しい名刺の処分方法5:自分が渡した名刺の処分は「廃棄証明書」を依頼する

名刺を処分する際の判断ポイント4つ|正しい名刺の処分方法5つとは
DM作成や年賀状の宛名印字などのデータ処理のため、名刺を業者に委託する場合には、作業終了後に返却してもらうか、業者側で廃棄してもらったうえで「廃棄証明書」を発行してもらいましょう。

このような業務を行う業者は、情報漏洩のないように処分しているため、その証明として「廃棄証明書」は必ず発行しています。もし発行しないような業者であれば、委託を取り消す、別の業者に変えるなどした方がよいでしょう。

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名刺管理が楽になる名刺管理アプリ5選

名刺を処分する際の判断ポイント4つ|正しい名刺の処分方法5つとは
名刺を現物で管理するのは1000枚が限度といわれていますが、名刺管理アプリを利用することでそれ以上の数量を効果的に管理できるようになります。

本来名刺の処分も、名刺を管理する目的で行われるものなので、名刺管理アプリを利用することで情報漏洩防止や顧客管理の面で大いに役に立つことでしょう。ここでは、名刺の処分とセットで使えばより効果的になる、5つの名刺アプリをご紹介していきます。

名刺管理が楽になる名刺管理アプリ1:Eight

名刺管理アプリ大手・株式会社Sansanが提供している無料の名刺管理アプリが「Eight」です。

OCRで名刺を読取り、それをオペレーターが修正してくれるので質の高いデータを得ることができます。また、データのリスト化や入力データに紐づけされた企業情報、相手方の人事異動の際の通知機能など、便利な機能も満載されています。

月額480円でプレミアム会員になればデータをダウンロードすることも可能です。

名刺管理が楽になる名刺管理アプリ2:Evernote Scannable

「Evernote Scannable」は、クラウドノートアプリにおいて高いシェアを誇る「Evernote」に連動した、無料のiOS用スキャニングアプリで、これを利用しての名刺管理が可能です。

このアプリを使えばiPhoneがスキャナーとして利用できるようになり、撮った名刺を高速OCR処理したうえで、EvernoteやiPhoneの連絡先に登録、さらにSNS「Linkendin」への紐づけも可能です。

名刺管理が楽になる名刺管理アプリ3:Wantedly People

「Wantedly People」は、ウォンテッドリー株式会社が提供しているスマホ向けの無料名刺管理アプリです。カメラで名刺を撮影すれば、10枚までならまとめてデータ化が可能です。

また、ビジネス用SNSのベンダーが提供ということもあり、登録後のデータを利用して相手方との交流を促進させる機能(共通の話題をリンクさせる、挨拶文をつけたSNSを展開するなど)が大変優れているのも特徴です。

名刺管理が楽になる名刺管理アプリ4:myBridge - 名刺管理アプリ

「myBridgeー名刺管理アプリ」は、SNSアプリの最大手「LINE」と連動したスマホ用名刺管理アプリで、iOS、Android双方で利用が可能です。

他のスマホ用名刺管理アプリと同様、カメラで撮った名刺をOCR化、オペレーターによるデータ補正が行われます。これらのデータは簡易DB「共有名刺帳」に登録でき、社内での共有も可能です。他のアプリでは有料になる機能も含めすべて無料というのも特徴です。

名刺管理が楽になる名刺管理アプリ5:CamCard名刺管理

全世界で1億人以上のユーザーを持つINTSIGInformationCorporationの無料名刺管理アプリが「CAMCARD」です。

スマホで撮影して5秒という短時間でOCR処理が行われ、アプリに登録されます。また、登録されたデータは電子名刺として機能するので、相手が同アプリケーションをもっていれば電子名刺で名刺交換も可能となり、無駄に名刺がたまることもなく便利です。

名刺をこまめに処分してしっかり管理しよう!

名刺を処分する際の判断ポイント4つ|正しい名刺の処分方法5つとは
名刺を定期的に処分していく意義は、単に情報漏洩を防ぐだけでなく、顧客管理を効率化してビジネスにプラスの作用をもたらすことにあります。

処分と合わせて名刺管理アプリも適宜利用していくことで、名刺というツールが、挨拶カードとしての意味を遥かに超える重要な「ビジネスツール」として機能することになります。今回の記事がきっかけとなり、「名刺の価値」が再認識されれば幸いです。

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