メールフォルダ整理の必要性
メールは仕事上のやり取りをしたり、ダイレクトメールやメールマガジンが届いたりします。1日に数十通以上届く場合、整理しないとメールソフトの受信フォルダが一杯になり、緊急性の高いメールが見つけにくくなります。
仕事に差し支えがないように、フォルダを整理するクセをつけると良いでしょう。素早く探しやすくする方法を見つけることが大切です。
メールフォルダの整理で仕事の効率は上がるか？
メールフォルダは整理する手間がかかると考えている方も多いでしょう。しかし件名や差出人だけでも見て、緊急性の高い物を優先的に分けた方が効率が上がります。
相手先によっては、急ぎで返事が欲しい場合がありますし、期限が迫っているメールもあるでしょう。また出先で中身まで詳しく閲覧できない場合でも、当日中に連絡をしなくてはいけないメールもあります。
適切なフォルダに分けて整理することをおすすめします。
仕事の効率を上げるメールフォルダ整理の豆知識7つ
仕事がはかどるメールフォルダの整理のやり方について、手間をかけずに行うコツがあります。手持ちのメールソフトによっても違いがありますが、フォルダ単位で管理する方法がおすすめです。
メールにラベルやタグをつけて管理する方法もあります。ただ、メールにつけるラベルやタグの種類が増えていき、整理整頓が複雑になる恐れがあります。できればシンプルにフォルダを最低限作り、メールを整理する方法の方が楽でしょう。
メールフォルダ整理の豆知識1：受信トレイは常に空にする
メールソフトに受信すると、振り分けの設定をしていない限り受信トレイにメールが届きます。そのままにすると受信トレイのフォルダは、メールが増えて続けていきます。
最低でも着信した当日中、できれば着信してすぐに受信トレイフォルダの下にいくつかフォルダを作り、用途に応じてフォルダに手動で振り分けて整理しましょう。受信トレイのフォルダを常に空の状態にすると、新着メールの件名や差出人を判断しやすくなります。
メールフォルダ整理の豆知識2：フォルダは増やしすぎない
整理整頓をするからと言って、仕事用やメールマガジン用、個人用などと多くのフォルダを作ると管理しにくくなるでしょう。送信元ごとに作るのも分かりにくくなりますし、手動で振り分けて整理するのも手間がかかります。
メールのフォルダは整理しやすいように、せめて2～3個くらいまでに留めるのがおすすめです。メールの管理がしやすいですし、毎日の整理も気軽に取りかかりやすくなるでしょう。
メールフォルダ整理の豆知識3：メールは時期を決めて削除する
着信したメールの中には、いったん相手に返信をしてさらに先方からの返事を待つ必要がある物もありますし、数日間取っておきたいという場合もあります。
自分の中でメールの整理方法についてルールを決め、一定期間以内はそのまま規定のフォルダに取っておきます。期限が過ぎたらフォルダから削除をすると決めた方が管理しやすい状態を保てます。資料として長期間必要な場合は、フォルダでなく別にバックアップを取りましょう。
メールフォルダ整理の豆知識4：保存・保留フォルダを作る
たいていのメールソフトには、受信トレイと削除フォルダがあらかじめ設定されていることが多いです。
作成するフォルダは数日ほどメールを取り置く短期間用の「保存フォルダ」、返事待ちなどで相手先によって日数がかかる「保留フォルダ」の2つです。場合によっては、1週間～1ヶ月以内保存する「長期保存用フォルダ」を作成しても良いでしょう。
必要以上に作成すると整理や管理が大変になるので注意しましょう。
メールフォルダ整理の豆知識5：必要なメールは保存フォルダへ
件名や差出人を見て、数日～1週間程度は取っておきたいと考えた場合は、保存フォルダへ移します。1週間～1ヶ月程度置いておこうと考えるなら、長期用の保存フォルダに移して整理しましょう。
1週間程度もしくは1ヶ月程度経って必要でなくなった場合は、削除フォルダに移すことをすすめます。添付ファイルや仕事の資料で必要な場合は、パソコンの内部やクラウド型のストレージなどの場所で保管しましょう。
メールフォルダ整理の豆知識6：返事待ちの場合は保留用フォルダへ
仕事の打ち合わせや取引先への問い合わせの返信と確認で、何度かやり取りが必要なメールがあるでしょう。受信トレイの中で、相手からの返事を待つ必要がある場合は、保留用のフォルダに移して整理します。
保留用のフォルダを作って取っておくと、メールでの一連の流れがわかりますし、確認に以前のメールが必要な場合にすぐに探せるでしょう。相手先ごとに保留用のフォルダを作ると、整理がしづらくなるので、増やさない方がおすすめです。
メールフォルダ整理の豆知識7：不用なメールは即に削除フォルダへ
ダイレクトメールやメールマガジンの場合は緊急性もないですし、必要でない場合があります。また仕事などで「承知した」「分かった」というような軽い内容のメールも必要ない場合もあるでしょう。
受信トレイで不用だと判断したメールは、削除フォルダに移動させて整理します。ただ、すぐに削除フォルダを空にすると、後で確認したい時に困る場合があるなら、1週間～2週間程度待ってから完全に消去すると良いでしょう。
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メールフォルダの整理をしないデメリット4つ
メールフォルダを整理するのが面倒だという方に、フォルダの整理をしないデメリットの例を挙げます。整理するのに時間がかかるという意見もありますが、整理をしないと余計に時間がかかりますし、仕事の機会が失われる可能性もあるでしょう。
時期が迫っている場合、返信を求めた取引先に迷惑をかけることもあります。
メールフォルダの整理をしないデメリット1：メール対応に時間がかかる
受信トレイをそのままにすると、いろいろなメールがごちゃごちゃになったままで、どのメールに緊急性があるか探しにくいです。
メールが多すぎて、すぐに対応しなくてはいけない物を探すのに時間がかかり、相手を待たせてしまうことになるでしょう。
メールフォルダの整理をしないデメリット2：メールを見逃す
たくさんの受信メールの中から、差出人と件名を探すのも一苦労で、必要なメールを見逃してしまうこともあります。操作を間違えて、必要なメールを削除してしまうことにもなりかねません。
また、問い合わせの返信を待っている場合でも見逃してしまうこともあるため、せっかくやろうとしていたことが無駄に終わることもあります。
メールフォルダの整理をしないデメリット3：必要なメールが探せない
1日に着信するメールが多いユーザーだと、必要なメールを探すのが大変な場合もあります。送信元が、必ずしもすぐに判断できる件名をつけるわけではないため、どのメールか探すのに苦労することもあります。いちいちメールの中身を読んで確認するのは大変でしょう。
メールを探すだけで1時間くらいかかるのは時間の無駄です。
メールフォルダの整理をしないデメリット4：返信を漏らしてしまう
相手が緊急で返信が欲しいと申し入れてきた場合、その元のメールを探すのが大変な場合があり、うっかり返信を漏らしてしまうこともあります。相手からの信用をなくす場合もあり、責任問題にまで発展する可能性もあるでしょう。
やはり、受信トレイは探しやすいようにメールの数を少なくしておくほうが良さそうです。
メールやメールフォルダの整理をしよう！
仕事の能率を上げるために、定期的にメールやメールフォルダの整理することをおすすめします。
受信トレイに最小限のフォルダを作成して移動・整理するだけです。ぜひ、試してみることをおすすめします。保存の必要性がなくなったら削除フォルダに移動させてすっきりさせましょう。
