会社の利益向上には業務の簡素化が必要
会社の業務は、パソコンや業務システムの導入によって簡素化されることが増えました。ですが、時間の経過や、人員が入れ替わって引き継ぎを繰り返しているうちに、複雑化してしまうこともあります。
複雑になった業務では、時間工数がかかるだけではなく、ミスも発生しやすくなりますから、簡素化を検討してみましょう。
会社の利益をより向上するためには、簡素化できる業務は簡素化する、ということがポイントになります。
業務の簡素化を図る方法10個
業務の簡素化を図る方法には、簡単にできるものから難しいものまで、さまざまあります。
まずは、各自でできるルーチンワークの自動化などからはじめて、上司と相談しながらマニュアル作成をすすめながら、会社としては社内システムの整備などを検討するのがよいでしょう。
はじめにご紹介するExcelのマクロ機能は、難しいことはせずに飛躍的に業務効率が上がりますから、ぜひ体験してみてください。
業務の簡素化を図る方法1：ルーチンワークの自動化
毎日、毎週おこなうルーチンワークは、自動化しておきましょう。
ルーチンワークの自動化のためには、Excelのマクロ機能を使えば、ケアレスミスがなくなり、最後の見直しに十分時間を使えておすすめです。
マクロと聞くと難しそうですが、記録開始ボタンを押して作業してから記録終了ボタンを押すだけでその作業が登録でき、実行ボタンを押すだけで再現できます。手作業していた業務をボタン一つ押すだけに簡素化できます。
業務の簡素化を図る方法2：資料フォーマット・書式の統一
資料を作成する際のフォーマットが統一されていないと、毎回一から作成する必要があったり、見づらかったり、あとから統一することになったりと、困ることがでてきやすいです。
資料のフォーマットは、あらかじめ会社で統一書式を作成しておけば、必要な事項を追加するだけで資料が作成でき、業務の簡素化ができます。
ExcelやWordの機能を利用してフォーム化したものを社内の共有フォルダに保存しておくとよいでしょう。
業務の簡素化を図る方法3：業務マニュアルの整備
会社の業務は、人によってやり方が違ったり、知っている人が休みだとやり方がわからなかったりと、属人的に行われがちです。
会社の業務をマニュアルにまとめておけば、誰でもが最小限の方法で業務にあたることが可能となります。
現実としては、マニュアルだけで業務をおこなうことは難しいでしょうが、業務マニュアルという柱があることで、新人教育や複数人で同じ業務をおこなう際など、業務簡素化をしやすくなるでしょう。
業務の簡素化を図る方法4：決裁者の分散
決裁者が集中してしまっていて、決裁箱に書類が積みあがっているというのは、会社でよくみられる風景です。
こうなってしまうと、決裁者が休んだり出張しているとき、業務が一気に滞ってしまいますし、緊急事態のときは誰かに代理で決裁してもらうべきかと気をもんだりしなくてはなりません。
決裁者を分散させ、主決裁者が不在の時は副決裁者が代理で決裁できるといった社内ルールをつくっておくことで、決裁業務を簡素化できます。
業務の簡素化を図る方法5：人員の再配置
業務を実行する能力には、個人差が大きく出てきます。作業する人によって、作業時間に倍以上の差が出ることもあるでしょうし、処理時間は早くてもミスが多いということもあるでしょう。
社員の苦手な面を克服することも大事という考え方もあるものの、得意な面を生かせるような適材適所の人員配置となるように再配置も検討することで、業務を簡素化できるだけではなく、社員本人のモチベーションアップにもつながります。
業務の簡素化を図る方法6：テクノロジーの活用
スマートフォンが高性能化し、社員に貸与して活用する会社も出てきました。今やスマートフォンは、かつてのパソコンをこえる性能になっていますから、社内のイントラなどで行っていた電子申請や承認もすることができます。
これまでは一度会社に戻らなくては行えなかった業務も、スマートフォンでできるようになれば、会社に戻らなくてはいけないという手間を簡素化できますから、貸与されていれば活用してみましょう。
業務の簡素化を図る方法7：不要な業務の検討
日々当たり前のように行っている業務のなかには、不要になっている業務が隠れていることがあります。
業務を行う際には、なぜ、なんのために行うのかを意識し、不要であると気づいた業務については、上司と相談するなどし、適宜整理することで業務の簡素化ができます。
効率のよい方法を考えたり、熟練して素早くこなせるようになるよりも、業務の簡素化にもっとも近い早道は不要な業務は行わないことです。
業務の簡素化を図る方法8：不要な手順の検討
業務自体は必要であるとしても、不要な手順が含まれていないかも検討してみましょう。たとえば、決裁の書類を何人もの決裁者に回覧して押印しているけれども、実は中身を見ずに押印だけしている人が大半だった、というようなケースがよくあります。
業務マニュアルを作成しながら手順を再確認し、不要な手順を一度省いてみるとよいでしょう
業務を最小限の手順に簡素化しておくと、誰にでもわかりやすく、ミスも減らせます。
業務の簡素化を図る方法9：ペーパレス化
紙の資料が多いと発生しがちな、机の上が散らかって他の資料にまぎれて失くした、旧バージョンを見てしまっていた、などの問題も業務の効率を下げます。
資料は紙ではなく、データで管理しておくと紛失を防げ、検索機能を使って簡単に探し出すことができ、バージョン管理も行えます。
契約書などの紙ベースの資料についても、PDF化して専用のシステムを導入するなどして、データでも管理しておくと、探しやすくなります。
業務の簡素化を図る方法10：人間関係の円滑化
最後にもっとも難しいことですが、会社で重要になるのは、実は人間関係でしょう。
業務に向き合って簡素化することが大事だとお伝えしましたが、会社で一緒に働いている仲間との関係が円滑でなければ、どんなに簡素化した業務も複雑化してしまうことがあります。
業務の効率を下げてでも人間関係を優先するかと言えばこれも難しいですが、うまくコミュニケーションをとりながら、その時々の最適解をみつけていくことが必要でしょう。
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業務の簡素化を図るメリット4つ
こうして業務の簡素化を図ることで、会社にも従業員にもメリットがもたらされます。
業務を簡素化してうまくいっているということは、不要な業務を削減し、必要な業務に注力できているということです。
結果、コストが削減できて会社の業績に貢献できますし、働く従業員にとっても働きやすい環境になるのですから、業務の簡素化に取り組むことは良いことばかりをもたらすと言えるでしょう。
業務の簡素化を図るメリット1：コスト削減
業務の簡素化を図ると目に見えてわかるメリットは、コスト削減です。
今まで無駄に使っていた従業員の労力はもとより、無駄に印刷していた用紙代やトナー代、紛失するたびにそれを探す時間などがあるでしょう。業務を簡素化することによって、これらを今後は削減できるようになります。
業務の簡素化にもコストはかかりますが、一度行うことによって、この先の長いコスト削減を見込むことができます。
業務の簡素化を図るメリット2：株主からの評価向上
業務の簡素化をしないまま、効率の悪い仕事をしていると、業績にも影響することでしょう。
今後の将来性も厳しく判断する株主からは、効率の良い仕事ができる起業家ということも判断されます。
「業務が複雑で効率が悪いのはわかっているけど、今はとりあえずなんとかなっている」ということでは、株主からはこの先が心配だと評価が下げられてしまうでしょうから、効率の良さを高めてアピールできるようにしていきましょう。
業務の簡素化を図るメリット3：従業員の満足度アップ
業務の簡素化では、会社にメリットがあることがわかりましたが、同時に従業員の満足度もアップすることでしょう。「無駄だけどこうすることになっているからなんとなく」と考えながら行う業務というのは楽しくないことでしょう。
本当に必要なことを最小限の手順で行い注力したいところに集中できれば、より質の高い業務が行えて従業員のモチベーションが上がって結果も出やすくなり、満足度がアップするでしょう。
業務の簡素化を図るメリット4：人材の流出防止
簡素化されていない非効率な業務を日々行う従業員は、スキルアップも遅くなるでしょうし、やりがいを感じられずに辞めてしまうこともあるでしょう。
仕事ができる優秀な人材ほど、非効率な業務に不満を抱いて出て行ってしまうでしょうから、優秀でない人材ばかりが残るという恐ろしい行く末が待っています。
人材の流出を防ぐには、優秀な人材の能力が最大化できるような業務体制を会社としてつくっていくことが必要です。
会社の業務の簡素化の方法を理解しましょう
会社の業務を簡素化すると、会社のコスト削減や業績アップ、従業員の満足度アップと、会社と従業員の双方にメリットがあることがわかりました。
備品の購入や社内規程の改定を伴う簡素化は突然行うことが難しいとしても、マニュアルを作りながら手順や必要性を確認することは今からでもできます。
業務の簡素化は、今日からでもはじめられる簡単なものもたくさんありますから、ぜひ取り組んでみてください。
