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2019年08月01日

ScanSnapで年賀状を保存するメリット8つ|年賀状を作成する手順

毎年、たくさん届く年賀状。みなさんはその年賀状の整理をどうされていますか?今回は紙の情報をIT化するドキュメントスキャナ、ScanSnapを使った年賀状の活用方法を紹介していきます。この機会にScanSnapで年賀状を作成する手順を覚えておきましょう。

ScanSnapで年賀状を保存するメリット8つ|年賀状を作成する手順
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ScanSnapを年賀状にも活用しよう!

ScanSnapは年賀状に便利に使用できスキャナです。ScanSnapは文書のデータをコピーしてスキャンしながらそのままデータとして取り込むことができます。

ScanSnapは年賀状の他にもたとえば社内で配られる紙の資料や、はがきや封書などのDM、ちらしやリーフレット、そして出先で交換した名刺や単なるメモなども便利にスキャンして部屋のスペースを増やすことができます。

ScanSnapとは?

ScanSnapとはPFUから発売されているドキュメントスキャナのことです。

ドキュメントスキャナとは、ドキュメント(文書)を読み取ってデジタル化するという意味のスキャナです。文書をスキャンすることを主に作られていますが、画像などにも利用できます。

ScanSnapの特徴

ScanSnapはボタンを押すだけの簡単操作が最大の特徴です。

ScanSnapは難しい操作をすることなくサイズや種類の違う名刺や手紙なども同じ操作で簡単にボタン1つでスキャナできます。紙の文書を電子化することでPCやタブレット・スマートフォンなどでいつでもどこでも読めるようになります。

ScanSnapを利用すればオフィスのコストダウンにつながり、データとしてメール送付やFAXなどにも利用できます。

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ScanSnapで年賀状を保存するメリット8つ

ScanSnapで年賀状を保存するメリット8つをご紹介していきます。

ScanSnapは簡単に文書をスキャンできるだけでなく、三次元の物質をボタンひとつでデータ化できる大きなメリットがあります。年賀状をScanSnapでデータ化することで、さまざまな恩恵を受けることができます。そのメリットの内容を詳しくひとつひとつ見ていきましょう。

ScanSnapで年賀状を保存するメリット1:保管に場所をとらない

ScanSnapで情報を取り込んでおくと、年賀状という紙の媒体としてスペースがいらなくなります。

年賀状は毎年いただくことが多い定番のはがきなので、どんどん溜まっていってしまうことが欠点です。しかしきれいなイラストや写真が載っている年賀状を捨てることはなかなかできません。

そこで、ScanSnapの出番です。年賀状の裏表を簡単にスキャンして分類することで、文書や画像をデータとして保管できます。

ScanSnapで年賀状を保存するメリット2:劣化しない

美しいイラストや絵が描かれた年賀状をScanSnapで保存することで、きれいなままデータとして取っておくことができます。

絵や画像は年が経つと色が薄れてしまいます。せっかくきれいに描かれた年賀状をそのまま保管してだめにしてしまうぐらいなら、ScanSnapでスキャンしてそのままの状態で保管する工夫をしていきましょう。

取り込んだ年賀状の情報は自動で分類できますので、いつでも見ることができます。

ScanSnapで年賀状を保存するメリット3:一覧表示で見ることができる

年賀状をScanSnapで保存すれば、データとして一覧にして再読することが可能です。

年賀状はかさばりますし、片付けた場所を忘れてしまうなどのアクシデントに遭いやすいアイテムです。ScanSnapに保存してから処分することでスペースの節約ができます。

入力したデータを自動で分類して一覧表示して見ることでいつでもどこでも年賀状を確認できるため便利です。

ScanSnapで年賀状を保存するメリット4:スキャンスピードが速い

ScanSnapはA4カラー両面原稿を毎分25枚・50面で読み取る機能があります。

ScanSnapはボタン1つで自動で非常にスピーディにスキャンをしてくれるので、手間が掛からずに便利です。

ScanSnapで年賀状を保存するメリット5:OCRでデータベース化できる

ScanSnapの最大のメリットは自動でスキャンするだけで文字認識ができる点です。

従来のスキャンやコピー技術とは違いOCRでデータベース化できるので、便利です。OCRとは画像の中から数字や文字を認識してデータとして取り出すことができる最先端の技術です。

ScanSnapでデータ化した年賀状の情報はコピーや貼り付け・検索や分類ができるので、住所録を作ったり仕分けをしたりと便利に利用できます。

ScanSnapで年賀状を保存するメリット6:検索もできる

ScanSnapで取り込んだ年賀状の情報を住所別や名前別などに検索できます。

ScanSnapはOCR技術を搭載しているため、スキャンするだけで年賀状に書かれている情報をすべてデータベース化できます。面倒な年賀状の仕分けが簡略化できます。

ScanSnapでスキャンした年賀状のデータを目的別に分類して検索することで、来年度以降の年賀状作りに反映させていくことができます。

ScanSnapで年賀状を保存するメリット7:両面スキャンして保存される

ScanSnapは自動で両面スキャンしてデータベース化できる便利なスキャナーです。

ScanSnapでデータベース化したい文書を所定の場所にセットするだけで、両面スキャンを自動でおこなうことができます。年賀状などのように両面を保存してデータとして利用したい場合などにとても重宝します。

ScanSnapで年賀状を保存するメリット8:クラウド連携で外出先でも見られる

ScanSnapでスキャンした年賀状の内容をクラウド上に保管すれば、いつでもどこでもデータベースとして利用できます。

クラウドの利点はパソコン・スマホなど、どのような端末からでもデータ利用ができる点です。セキュリティもしっかりしていますし、年賀状の情報を共有することもできます。データ保存の容量も大きいため、たくさんの情報を保管できる点も魅力です。

また、クラウドはバックアップ場所としても利用できます。

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ScanSnapを活用して年賀状を作成する流れ4つ

ScanSnapを使って年賀状を作成する流れを4つの段階に区分けしてご紹介していきます。ScanSnapの使用法はとても簡単です。誰もがワンタッチで使いこなせる仕組みになっています。

それでは、面倒な年賀状の整理をScanSnapで手軽におこなうやり方を順を追って御説明していきます。

ScanSnapを活用して年賀状を作成する流れ1:ScanSnapで年賀状を取り込む

まずはScanSnapで年賀状の情報をスキャンしましょう。

ScanSnapの給紙カバーを開けて電源を入れます。タッチパネルの画面でプロファイルを設定します。年賀状の大きさに合わせた給紙方法を選択します。スキャンの方法には手差し・自動・継続の3種類があります。ScanSnapに年賀状をセットしてスキャンを始めてください。

ScanSnapを活用して年賀状を作成する流れ2:名刺管理ソフトでデータベース化する

ScanSnapでスキャンした年賀状の情報を、Sca付属アプリCardMinderを利用して自動でデータベース化できます。

ScanSnapの名刺管理ソフトで年賀状の内容をデータベース化しておけば、次回の年賀状作りに利用できます。年賀状には仕事関係や親戚関係などの情報がたくさん詰まっています。この機会に名刺管理ソフトを利用してデータベース化して、日常生活に大いに役立てていきましょう。

ScanSnapを活用して年賀状を作成する流れ3:データベースを出力

ScanSnapに取り組んだ年賀状の内容を仕分けして、来年送る年賀状の宛先を決定しましょう。

ScanSnapでスキャンした年賀状の情報を一覧表にして分類することが可能です。必要なデータを検索して、宛先や年賀状の内容を確認できます。次回の年賀状を出す・出さない、どのような内容にするかなどの検討に大いに役立てることができます。

ScanSnapを活用して年賀状を作成する流れ4:年賀状ソフトに取り込み年賀状作成

ScanSnapで年賀状の情報を取り込んだら、対応するソフトで来年の年賀状を作成することができます。

ScanSnapで簡単に年賀状の宛名情報を取り込むことができたら、あとはそのデータを年賀状ソフトに対応させて作成するだけです。ScanSnapのお陰で面倒な住所力のデータ入力が短縮できます。
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年賀状にScanSnapを活用しよう!

面倒な年賀状の作成はScanSnapでスピーディに簡略化していきましょう。

ScanSnapの便利な使用方法をご紹介させていただきました。年賀状の整理や保存、作成にScanSnapの優れた機能を役立てていきましょう。
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