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2019年06月26日

社内で情報共有する際のおすすめツール11選|情報共有をする目的3つ

情報化社会といわれる現代の世の中では、その「情報」をどういった形で共有するかが悩みの種となっています。そんな状況に打開策を提供するのが情報共有サービスです。効率よくデータを共有することが求められる企業では無視できない存在であるそれらをこの記事で解説します。

社内で情報共有する際のおすすめツール11選|情報共有をする目的3つ

ビジネスにおける情報共有の重要性

社内で情報共有する際のおすすめツール11選|情報共有をする目的3つ
いわゆるホワイトカラーの職業だけでなく、自営業や非正規雇用の人にとってもこの時代に情報共有は欠かせません。社内・組織内の情報共有がうまくいっていないと経営がスムーズにいかないことがあるどころか、重大なミスを犯してしまうこともあり得ます。

この記事では、そんな社内での情報共有が常に求められる時代に何が重要なのか、また、それを達成するためにはどんなことをすればいいのかを紹介していきます。

社内で情報共有をする目的3つ

社内で情報共有する際のおすすめツール11選|情報共有をする目的3つ
では、なぜ社内での情報共有が大事なのか、具体的に見ていきましょう。ここでは3つの例を挙げていますが、考えてみればさらに多くの要因が思いつくはずです。それほどまでに情報共有は欠かせない要素となっています。

紙の印刷物を掲示したりして情報を共有していた一昔前とは異なり、現代はITという素晴らしいツールが存在するのですから、積極的に使っていかない手はありません。効率化を図って業務をこなしていきましょう。

社内で情報共有をする目的1:ノウハウの共有

社内で情報共有する際のおすすめツール11選|情報共有をする目的3つ
新人研修を終えたての新入社員のみならず、中堅の社員でもわからないことはあります。それが単純なインフォメーションならばなおさらです。そんな時にいちいち上の指示を仰いで行動していたらきりがありません。

情報共有ツールは、社内のルールや業務内容、日程などの確認を効率的に行える賢い媒体です。こうすることによって、個人個人がばらばらの方法で業務を行っているという事態が避けられるようになるでしょう。

社内で情報共有をする目的2:時間・労力の無駄を減らす

社内で情報共有する際のおすすめツール11選|情報共有をする目的3つ
前項に関連するのですが、いちいち業務内容を社内全員で一斉に確認する手間が省けるため、大幅な時間節約になります。とりたてて重要な情報でない限りカンファレンスでチェックする必要はないでしょうし、その分仕事の効率化も図れます。

他人に指示をするというのは地味に精神をすり減らします。それがストレスの原因となり、社内の空気が悪くなってしまう要因にもなり得るでしょう。情報共有はきっちり行わなければなりません。

社内で情報共有をする目的3:次の施策や改善策を立てる

社内で情報共有する際のおすすめツール11選|情報共有をする目的3つ
情報共有をして作業を行った際に何か問題点を発見することもありますが、欠けた所を補うという機能を持っているという点も重要なトピックになります。例えば、チャット型のコミュニケーションツールを用いれば、気軽に即座に変身ができるので問題解決の時間短縮につながります。

以前のように、問題点を会議のネタに使うためにそれを長い間温めておくようなことはする必要がなく、即決即断が可能な時代になっています。

社内で情報共有する際のおすすめツール11選

社内で情報共有する際のおすすめツール11選|情報共有をする目的3つ
それでは、現在サービスが提供されている、社内での情報共有に役立つコミュニケーションツールを11種類紹介していきます。それぞれに特徴があって非常に多種多様なのですが、ほとんどに共通しているのが、「チャット型」であるということです。

メールでのやり取りとは違い、チャットだと即座にレスポンスを確認できるのでより効率化を図れます。伝統的なツールをお使いの方は、ぜひチャット型の情報共有を試してみてください。

社内で情報共有する際のおすすめツール1:Chatwork

Chatworkは、情報共有ツールの中でもかなり有名なものの1つです。チャット型のトーク画面は操作が簡単で、直感的に操作が可能です。また、社内と社外両方で使うことができ、PCとスマホでの利用が可能なので営業の際にも役立ちます。

タスク管理、ファイル共有、ビデオ・音声通話機能などが満載で、各自が離れた場所にいたとしても即座に情報確認が可能になっていますし、セキュリティも堅牢で安心して使えます。

社内で情報共有する際のおすすめツール2:サイボウズ Garoon

Garoonはサイボウズが提供しているサービスで、5000社が採用している実績があります。操作性が日本人になじみやすく、これから社内情報共有サービスを利用しようとしている人にうってつけです。

必要な情報を保存してある各ファイルを開かなくても、自分に送られてくるものは自動的にGaroonに集まるので便利です。「いつでも、どこでも、どんなデバイスでも」を主題に提供されています。

社内で情報共有する際のおすすめツール3:InCircle

InCircleは日本での利用を中心として考えられたサービスです。政府も利用する高度なセキュリティシステムをはじめ、さまざまな便利機能が付いています。トークルームに送ったメッセージは消すことができ、自分をはじめ他の人からは見えないようになります。

検索機能を使えばお目当てのワードに関連した情報をすぐに見つけられますし、最大10,000ユーザーに同時に情報を送ることができます。一度お試しください。

社内で情報共有する際のおすすめツール4:direct

directはスタンプによって幅広い意思表示が可能な社内情報共有サービスです。例えば、Yes/Noで回答することができるYes/Noスタンプでは、簡単に社内の意見を確認できますし、自由に質問を作成してそれに対してスタンプで変身するセレクトスタンプというのもあります。

また、自分の現在地を相手に知らせる今ココボタンも存在し、至れり尽くせりの仕様となっています。返信の煩わしさをなくしたサービスです。

社内で情報共有する際のおすすめツール5:Oneteam

Onteamは、課題発見、原因分析、施策実施、振り返りのPDCAサイクルを回すうえでのサポートを行ってくれるサービスです。これはチャット型ではなく、トピックベースの社内情報共有を行うためのものです。

社内のコミュニケーションに関するアンケートを実施して、課題を見つけ、コンサルタントが解決案を探ってくれるという画期的なもので、案件ごとの情報共有にも役立ちます。次世代のツールをお探しの方は必見です。

社内で情報共有する際のおすすめツール6:WowTalk

WowTalkには翻訳機能が付いていて、自分や相手が送ったメッセージを14か国語の言語に翻訳することが可能です。これによって、海外からのクライアントや案件に対しても素早く対応することが可能となります。

また、社内管理者が全社員のIDとパスワードを設定、管理しているので、万が一社員が退職、移動したとしてもあわてる必要はありません。メンバー表示を、自分の所属している人だけに絞ることも可能です。

社内で情報共有する際のおすすめツール7:Tocaro

Tocaroも、1,000社以上の利用実績がある社内情報共有サービスで、「対話」、「共有」、「検索」の3つの柱を掲げています。場所や時間に関わらず情報共有が可能で、キーワード検索機能も充実しています。

メッセージファイルを自動で管理してくれるので、その場でやり取りした会話を後で見直すときに非常に見やすく、作業効率の上昇に貢献してくれます。「あとで何でもできる」ところが強みのサービスです。

社内で情報共有する際のおすすめツール8:LINE WORKS

現在ではほとんどの人が利用しているであろうLINEですが、そこから仕事場でもつかえるツールが提供されているのはご存知でしょうか。LINE WORKSは、LINEと同じような操作で使えるので、利用の際の指導などは全く必要ありません。

LINEの拡張版のような形で、掲示板、カレンダー、アドレス帳、アンケートなど、業務の際に必要な種々のツールが一通りそろっており、社内での情報共有に困ることはありません。

社内で情報共有する際のおすすめツール9:kintone

kintoneには「アプリ」という概念があり、そこに社内の情報をデータの形で保存でき、データベースとして閲覧することができます。また、各データについてコメントを書き込むことができるので効率的に情報共有ができます。

アプリの作成方法はさまざまで、テンプレートとしてあるアプリを使用してもいいし、保存ファイルなどから作成しても構いません。作成したデータをグラフで見ることもでき、多様性に富んでいます。

社内で情報共有する際のおすすめツール10:ZONE

ZONEが特徴的なのは、グループでなく、社内の複数の人と個別で一度に情報共有したいというときにマルチウィンドウで対話が可能だということです。これによって異なる部署の社員とも効率的に情報共有ができます。

また、一度グループ内でなされた会話は議事録のようにずっと残り、途中から入ってきた社員にも情報共有が可能です。会議で使った資料なども保存でき、使い終わった後でも自由に取り出すことができます。

社内で情報共有する際のおすすめツール11:airy

この社内情報共有アプリも他のサービスと同じようにチャット型で、発言に対してコメントをつけられたり、気になったりした発言にスターマークを付けることができます。使用感としてはFaceBookに近いものがあります。

また、eラーニング研修というものが付いており、ビジネスマナーやパソコンの操作方法についての講座が聞ける仕様になっています。新入社員になりたてで右も左もわからない人は一見の価値ありです。

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情報共有ツールを導入する際の注意点4つ

社内で情報共有する際のおすすめツール11選|情報共有をする目的3つ
これまで便利な情報共有サービスを紹介してきましたが、これらを導入するうえで気を付けなければならないこともあります。便利だからと言ってむやみやたらに導入してしまっては後で訳が分からなくなってしまうこともあるでしょう。

以下では、そういったサービスを利用する際に注意すべき点を4つ例を挙げて説明します。良かれと思ってやったことが、かえって社内を混乱させてしまう事態につながってしまうこともあります。

情報共有ツールを導入する際の注意点1:改善点がないかを確認する

社内で情報共有する際のおすすめツール11選|情報共有をする目的3つ
まず情報共有サービスを導入するうえで、社内の改善点がどんなことに起因するものであるかを明確にする必要があります。例えば、トラブルがどんなことが原因で起こっているのかがわからないと、サービスを用いても結局根本の解決には至らないことが多いです。

社員で議論をするには改善点をしっかりと把握したうえで行うことが重要です。そうでないと、せっかく導入した情報共有サービスも、宝の持ち腐れになってしまいます。

情報共有ツールを導入する際の注意点2:ルールを設けておく

社内で情報共有する際のおすすめツール11選|情報共有をする目的3つ
社内の情報共有サービスを利用する際にはしっかりとしたルールを設けておくことが必要です。もし社内の機密情報を社外に持ち出されてしまったら最悪賠償請求にまで発展する恐れがありますし、そうでないにしろ、そんな危険な橋を渡る必要はありません。

中途採用で入社してきた人や新入社員などはサービスのルールがわかっていないことが多いので、確実に伝わるように説明をしつつ安全に使えるように教育しましょう。

情報共有ツールを導入する際の注意点3:使用方法の周知をする

社内で情報共有する際のおすすめツール11選|情報共有をする目的3つ
前項とつながっていますが、使用方法を社内全域に伝えることは大前提です。使い方がわからない人が多くいればそのシステムは破綻してうまく機能しなくなるでしょうし、導入した意味がありません。自分自身がわからなければすぐに覚える必要があります。

使い方のわからない社員がむやみにいじくってシステムエラーを起こしたとしたら復旧に時間がかかるでしょうし、その社員は責任を取らなくてはならなくなります。

情報共有ツールを導入する際の注意点4:セキュリティ面に注意を

社内で情報共有する際のおすすめツール11選|情報共有をする目的3つ
社員の知識不足で起こるトラブルならば改善の余地はありますが、一度社外に漏れた情報は取り返すことは困難です。情報漏洩をしないようにセキュリティ面はバッチリにしておきましょう。サイバー攻撃が多い昨今ではなおさらです。

パスワードの共有はもちろん、それをパソコンのへりにセロハンテープでくっつけておくようなことは控えましょう。パスワードを記憶してくれる機能を持つサービスもあるので積極的に利用しましょう。

社内で情報共有を行いコミュニケーションを活性化させよう

社内で情報共有する際のおすすめツール11選|情報共有をする目的3つ
紙の代わりにデータ化した資料を扱う現代では情報が昔と比べて遥かに多くなり、社内での情報共有はより重要な要素となりました。そしてその傾向はこれからもっと顕著になっていきます。情報共有システムを構築することは義務といってもいいでしょう。

まだそういったサービスを利用したことがないといった経営者の方は導入をご検討ください。もうすでに使っているといった方はこれからも効率よく業務をこなしてください。

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