業務改善と改善提案
業務改善と改善提案は、それぞれどのようなものなのでしょうか。そして、この二つはどのような関係なのでしょうか。
ここでは、業務改善と改善提案のそれぞれについて、内容を確認していきましょう。
業務改善
業務改善とは、品質向上やコスト削減、時間的な効率化を目的として、業務のやり方を良くすることをいいます。
会社は何らかの商品やサービスをお客様に提供するものですが、より効率的で質の高い商品やサービスを生み出すためには、常に業務改善をしていくことが不可欠といえるでしょう。
会社の業務は多岐にわたり、その目的や性質は多種多様です。業務内容や方法を見直し、目的に沿ったものになっているか確認することが大切です。
改善提案
業務改善のための一つの方法として、改善提案があります。改善提案とは、社員に業務改善のための方法や計画を作成し、提案してもらうことをいいます。
実際に業務を担当している社員の現場の声を集めることによって、実情を反映した現実的な業務改善が期待できます。
改善提案で会社を良くするポイント3つ
会社を良くするために実際に改善提案を行う際に、気を付けるべきことは何なのでしょうか。
ここでは、改善提案で会社を良くするポイントを3つご紹介いたします。3つのポイントを押さえることで、改善提案がより効果的なものになるでしょう。
改善提案で会社を良くするポイント1：改善提案を義務化する
改善提案で会社を良くするポイントの1つめは、改善提案を義務化することです。
改善提案を任意で募集すると、ほとんど提案が集まらずに終わってしまうことが多いです。なぜなら、業務改善を考えるのは上司や経営者であって自分ではないと人任せにしてしまう社員が多いからです。
改善提案の良さは現場で動く社員の声を聞けることにあります。現場の社員の声を一つでも多く集めるために、改善提案を義務化することがポイントです。
改善提案で会社を良くするポイント2：改善を義務化しない
改善提案で会社を良くするポイントの2つめは、改善を義務化しないことです。
業務改善は、総じて今までのやり方を変える点で共通しています。業務改善案の中には、実行するのに手間や労力がかかるものもあると考えられます。
改善を義務化してしまうと、会社にとって必要であっても、実行するのが難しい改善案を社員が提案してくれなくなる恐れがあります。提案を広く集めるために、改善を義務化しないことが大切です。
改善提案で会社を良くするポイント3：改善案を評価しない
改善提案で会社を良くするポイントの3つめは、改善案を評価しないことです。
社員はそれぞれに一生懸命考えて改善策を提案しています。その改善策には、使えるものも使えないものもあることが考えられます。
しかし、どんな案が出てきてもそれを良い悪いと評価することは避け、一生懸命考えて提案してくれた社員にまず感謝することが大切です。今後も継続してたくさんの改善案を提出してもらうために、とても重要なポイントです。
会社の職場環境を改善するヒント5つ
業務改善の中でも、特に社員のモチベーションアップに関係するのが会社の職場環境の改善です。会社の職場環境を改善するには、どのような方法があるのでしょうか。
ここでは、会社の職場環境を改善するヒントを5つご紹介いたします。
会社の職場環境を改善するヒント1：考課方法の見直しを行う
会社の職場環境を改善するヒントの1つめは、考課方法の見直しを行うことです。
考課方法が不明確であったり不公平であったりすると、社員のモチベーションはなかなか上がりません。なぜなら、頑張ったら評価が上がると信じられなければ頑張れない社員が存在するからです。
考課方法を公平で明確にし、しっかり頑張っている社員を適正に評価する仕組みを整えることで、社員のモチベーションが上がり、職場環境は良くなるでしょう。
会社の職場環境を改善するヒント2：残業削減のアイデアを出し合う
会社の職場環境を改善するヒントの2つめは、残業削減のアイデアを出し合うことです。
残業を減らすためには、担当業務の分担や効率化とともに、残業をしない雰囲気づくりなども必要となります。そのためには、一人一人が努力をするとともに、チームや部署全員が同じ意識を持って協力することが不可欠です。
お互いにアイディアを出し合うことで、協力体制が強まり職場環境の改善が期待できるでしょう。
会社の職場環境を改善するヒント3：効率アップのために長い昼休憩シエスタを導入する
会社の職場環境を改善するヒントの3つめは、効率アップのために長い昼休憩シエスタを導入することです。
お昼ご飯を食べた後、午後一番は眠くなり作業効率が落ちる人が多いです。シエスタの導入により、午後の業務に備えてお昼寝を取り入れることができます。また、散歩や読書の時間を作ることで、気分転換をする時間を作ることができます。
長い昼休憩シエスタにより、午後の業務効率のアップが期待できるでしょう。
会社の職場環境を改善するヒント4：ムダな業務をなくす
会社の職場環境を改善するヒントの4つめは、ムダな業務をなくすことです。
会社の業務の中には、慣習やルーティーンで行なっているだけのムダな業務も存在します。ムダな業務は、他の業務を行う時間を奪うため、社員にストレスを与えてしまいます。
ムダな業務をなくすことで、社員のストレスが減り会社職場環境が改善されるでしょう。
会社の職場環境を改善するヒント5：社員向けにコーチングを取り入れる
会社の職場環境を改善するヒントの5つめは、社員向けにコーチングを取り入れることです。
コーチングとは、一人一人の現状と向き合い、それぞれの目標達成に向けて支援することをいいます。コーチングにより、社員が日々の業務を前向きに精力的に行う効果が期待できます。
前向きな姿勢の社員が増えることにより、会社の職場環境の改善が期待できるでしょう。
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社員のやる気を奪う業務改善の法則3つ
業務改善を行うのであれば、社員のやる気を奪わないよう注意することが必要です。
ここでは、社員のやる気を奪う業務改善の法則を3つご紹介いたします。業務改善を行う際は、この法則にあてはまっていないかしっかりチェックしてみましょう。
社員のやる気を奪う業務改善1：現場無視の法則
社員のやる気を奪う業務改善の法則の1つめは、現場無視の法則です。これは、現場で働く社員の声を無視した業務改善です。
現場のことを一番良く理解しているのは、その現場で実際に動いている社員です。その社員の声を無視し、現場にそぐわない業務改善を行うことは、社員のやる気を奪ってしまいます。
業務改善を行うときは、必ず現場の社員の声を取り入れることが大切です。
社員のやる気を奪う業務改善2：時間外活動の法則
社員のやる気を奪う業務改善の法則の2つめは、時間外活動の法則です。これは、業務時間外に業務改善活動を行うものです。
社内の雰囲気を良くし、社員の働きやすさを向上させる目的の業務改善活動であっても、時間外に行う活動であれば、社員の拘束時間は長くなります。社員の自由な時間が減ってしまうため、仕事に対するやる気を奪う結果に繋がります。
業務改善活動を行うときは、必ず通常の業務時間内に行いましょう。
社員のやる気を奪う業務改善3：低生産性の法則
社員のやる気を奪う業務改善の法則の3つめは、低生産性の法則です。これは、生産性の低い業務改善のことをいいます。
業務改善を行うということは、今までの業務のやり方を何かしら変えるということです。変化は少なからず社員へ負担を与えてしまいます。生産性の低い業務改善は、社員に負担のみ与えることとなります。
業務改善で社員に変化を求めるのであれば、生産性の上がる有効な業務改善であることが必要不可欠です。
業務改善について理解を深めよう！
いかがでしたか。この記事では、業務改善のための改善提案のポイントと職場環境改善のポイント、従業員のやる気を奪う気を付けるべき法則をご紹介いたしました。
業務改善について理解を深め、ぜひ会社に取り入れてみましょう。
