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2019年06月21日

総務は重要なだけに苦労も多い!総務の仕事のつらいところ10コ

総務って誰にでもできる、楽な仕事なんて思っていませんか。総務は縁の下の力持ちとして、会社を土台から支えている重要なポジションです。総務は雑用から福利厚生の手続きまで幅広くこなします。総務のつらい点などを読んで、総務の仕事への理解を深めてみてください。

総務は重要なだけに苦労も多い!総務の仕事のつらいところ10コ
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総務とは?

総務とは、組織全体の事務処理を行うこと、その仕事に就いている人、その部署を指します。国の行政機関である総務省や、総務省の長である総務大臣、会社などの組織の総務部・総務課などがあります。

今回は会社などの組織である、総務の仕事に焦点を絞って見ていきます。

総務の仕事内容

総務の仕事内容は会社によって違いが見られますが、さまざまな仕事を任されます。総務の仕事の例としては、受付、接客、書類のファイリング、備品管理、電話応対、雇用保険や社会保険の手続き、議事録の作成、郵便物の仕分けなどがあります。

会社によって総務の仕事は違いが見られ、小さな会社では経理や人事の仕事も行う場合があります。総務の仕事は、はっきりと仕事内容が決まっていないのが特徴ともいえるでしょう。

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総務の仕事のつらい点10選

総務の仕事は会社によって異なりますが、主だった総務の仕事には「つらい」といわれる点がいくつか見つかります。総務を経験したことがある人は、つらい点をすぐにいくつか挙げることができるでしょう。

総務の仕事を良く知らない方にもわかるように、具体的にどのような点がつらいのか、10の点に絞って詳しく紹介していきます。

総務の仕事のつらい点1:細かい仕事が多い

総務は細かい仕事が多いため、つらいと感じる方が多いでしょう。細かい仕事としては、備品や消耗品のチェック、各種文書作成、届いた郵便物の仕分けと分配、書類のファイリングなど数多くあります。

例えば書類のファイリングでは、種類別に分け、さらに内容や取引先別、月別などに分けて保管します。書類はすぐにたまってしまうため、速やかにファイリングする必要があります。マメな人でないと、つらい仕事といえるでしょう。

総務の仕事のつらい点2:苦情の対応に迫られる

総務は会社の窓口として受付や電話応対をすることが多い部署です。外部の人と直接話をする機会もあるため、場合によっては苦情の対応に迫られ、つらい思いをしてしまうこともあるでしょう。

顧客からの苦情は、まず窓口である総務が聞き、その上で適切な対応をすることになります。苦情を直接聞くのは損な役回りともいえますが、仕事の一環として捉え、誠心誠意の対応をすることで相手の気持ちも治まるでしょう。

総務の仕事のつらい点3:仕事の結果が見えにくい

総務のつらい点は、営業などと違い、仕事の結果が見えにくいところにあります。営業成績はグラフで可視化でき一目瞭然ですが、総務は違います。総務の仕事は事務処理や接客、雑務のため、努力をした分を可視化して結果を見ることができません。

総務の仕事のつらい点4:利益に直接つながらない

総務の仕事は、営業などと違い会社の利益に直接つながらないのが、つらいといえるでしょう。総務の仕事は、契約を取ってきたり、多額の売り上げに貢献したりできるような仕事ではありません。

総務の仕事が利益につながらないのは、そもそも仕事の性質が利益を伴わない内容を扱うためで、他の利益の出る仕事と比べること自体、意味がありません。

総務の仕事のつらい点5:評価されにくい

総務の仕事がつらいこととして、周りに評価されにくい点があります。総務の仕事は、真面目にミスもなく期限も守ってスピーディーにこなしていても、それを評価する機会がありません。

決して総務の人が仕事ができないというわけではありません。総務の仕事は、その人のやり方次第で結果が大きく変わるものでないため、評価の対象にならないだけです。なかには総務は誰にでもできる楽な仕事だと、軽視する人がいるのもつらい点です。

総務の仕事のつらい点6:雑務が多い

総務はお茶くみにコピー取り、打ち上げの飲み物やおつまみまで買いに行ったり、掃除まですることもあります。あまりの雑務の多さにこんなことをするために入社したんじゃない、と悲しくつらい思いをすることもあるでしょう。

総務でも雑務が少ない会社もありますが、社内の他の部署と比べると雑務は多いといえます。総務は「何でも屋」「雑用係」という認識が少なからずあり、雑務を平気で頼んでくる人がいるのも現状です。

総務の仕事のつらい点7:やりがいを見出せない

総務は雑務も多いため、お茶出しやコピー取り、電話応対にやりがいを見出すのは難しいといえるでしょう。どんなに仕事をこなしても利益が出るわけでもなく、誰かにやったことの成果を褒められることも滅多にないといえます。

総務の仕事のつらい点8:モチベーションが上がらない

総務は雑務が多くやりがいを見出せないため、モチベーションも当然上がらなくなるのがつらいところです。総務は1つのことをじっくり時間をかけて完成させるような仕事は少ないでしょう。

仕事は種類が多く量もありますが、達成感が得られるようなものでないため、モチベーションが上がりにくい原因といえるでしょう。

総務の仕事のつらい点9:スキルアップが望めない

総務は特別な技術や資格が必要とされないことが多いため、パソコンスキルではワードやエクセルができればそれほど問題がないといえるでしょう。

総務はスキルアップは望めないと思われがちですが、総務は多くの人たちと話す機会があるため、コミュニケーションのスキルアップは必要です。

明るく笑顔で柔軟に、それでいて機敏に臨機応変に対応するコミュニケーションスキルは総務の最大の武器といえるでしょう。

総務の仕事のつらい点10:対応に追われる

総務は仕事が多岐に渡るため、仕事中に別の仕事が割り込んでくることがあります。社員のタイムカードのチェックをしているときに、電話が鳴れば対応し、顧客が来れば案内をしてお茶を出すこともあります。

急ぎの仕事や接客などで対応に追われ、本来の仕事が後回しになることもあり、対応に追われることも珍しくありません。規模の小さい会社で総務が1人の場合は、何かが起こると対応に追われてパニックになることもあるでしょう。

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総務のつらさを乗り切るには?

これまで総務のつらい点をたくさん挙げてきたため、総務の仕事はやりたくない、耐えられないと思われる方も多いことでしょう。総務の仕事はつらい点が多くあるのも事実ですが、どんな仕事でもつらい点があるのが普通です。

つらい点を無くすというよりも、どうやってつらさを乗り切るかが重要です。総務のつらさを乗り切るポイントを2つご紹介します。

何度も見直してミスがないようにする

総務の仕事は合間に別の仕事が入ったりすることもあり、仕上げた仕事を見直すのを忘れたり、見直しが不十分なことがあります。

ミスのまま処理されると、もう一度やり直すことになったり、周りに迷惑がかかることもあります。効率が悪く、信用も失う恐れもあります。

簡単な仕事も確認を怠りがちなため、気を付けましょう。小さなミスが大きなミスにつながることもあるため、何度も見直してミスがないように注意しましょう。

自分が会社の土台を担っていると自覚する

総務の仕事は社内のいろいろな部署と接点があります。社外の人とも接する機会もあり、実は総務は大変重要で、なくてはならない部署といえます。営業は表立って活躍が目立ちますが、総務は目立たなくても縁の下の力持ちであるといえます。

総務が仕事を滞りなくやってくれているお陰で、他の部署は自分の仕事に専念して活躍できます。総務の人は会社の土台を担っているという自覚、自信を持っても良いでしょう。
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総務の仕事に誇りを持って取り組もう

これまで見てきたように、総務は周りから残念ながらあまり評価されませんが、重要な役割を担う縁の下の力持ちであることがわかりました。総務の重要性をもっと周りが理解できれば良いのですが、なかなか難しい問題です。

総務の人が自分でできることは、仕事に誇りを持って取り組むことです。やる気もアップし、会社の顔である総務が生き生きすることで、会社の雰囲気も良くなり業績アップにもつながるでしょう。
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