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2019年06月24日

台風に備えて会社が取るべき対策5つ|マニュアルに記載すべき内容とは?

台風が近づいてきている中、明日出社できるのか、出社が必要なのかと考えたことはありませんか。台風などの災害があった場合、会社が取るべき対策や、災害時のマニュアルに記載すべき内容にはどのようなことがあるのでしょうか。ご紹介します。

台風に備えて会社が取るべき対策5つ|マニュアルに記載すべき内容とは?

台風の危険性

台風に備えて会社が取るべき対策5つ|マニュアルに記載すべき内容とは?
台風や大雨が降った時の危険性をどの程度把握していますか。川の氾濫や土砂災害、避難が遅れると命に関わる危険性もあります。天候が荒れてからでは移動も大変になりますし、早い段階から自主的に避難行動、日常生活の中から避難道具の準備をしておくことも必要です。

大陸と海に囲まれている日本は、季節の変わり目に台風が発生しやすいです。また、日本は傾斜の急な山や川が多いため、崖崩れや土石流、川の氾濫なども起こります。

台風に備えて会社が取るべき対策5つ

台風に備えて会社が取るべき対策5つ|マニュアルに記載すべき内容とは?
台風が近づいてきている中、明日会社に行かなければいけないのだろうか、仕事はどうしようかと考えたことはありませんか。人命が第一なため無理をして会社へ行く必要はありませんが、当日の朝になるまでどうなるかはわかりません。

台風が来た時の対策は、会社側もしなくてはいけません。台風に備えて会社が取るべき対策には、どのようなものがあるのでしょうか。台風に備えて会社が取るべき対策5つをご紹介します。

台風に備えて会社が取るべき対策1:ハザートマップによる地域性の確認

台風に備えて会社が取るべき対策の一つ目は、ハザートマップによる地域性の確認です。会社にいる時に台風が来て天候が荒れた場合、どこに避難をすれば安全なのか、避難ルートや避難場所を確認しておく必要があります。

この対策は会社だけでなく、自分の家の近くなど、各個人でも確認をしておく必要があることです。

台風に備えて会社が取るべき対策2:オフィスの備え

台風に備えて会社が取るべき対策5つ|マニュアルに記載すべき内容とは?
台風に備えて会社が取るべき対策の二つ目は、オフィスの備えです。ヘルメットやラジオ、救急用具から飲料水、食料などの備蓄はしっかり整えておかなくてはいけません。

また、このような備蓄品が会社のどこに備蓄されているのか、どのくらいの量があり、どのようなものがあるのか、普段目にする機会がないためわからないという社員がたくさんいます。備蓄品の保有数や種類を知ることで、いざという時の対策に困らなくなります。

台風に備えて会社が取るべき対策3:台風接近時の勤怠管理や出社判断を定める

台風に備えて会社が取るべき対策5つ|マニュアルに記載すべき内容とは?
台風が接近した場合、勤怠管理や出社判断は重要です。災害時の勤怠について、そもそも対策のルールが作られていなかったり、対策ルールはあるが、社員への周知が徹底していないというのが現状としてあります。

出社が可能かという判断基準は、自身の健康状態だけでなく、家族の安全性なども関与しなければいけません。会社側は台風などの災害時の対策としてルールをしっかり定め、社員全員に周知させる必要があります。

台風に備えて会社が取るべき対策4:変則的な就業になった際の就業規則の整備

勤怠管理や出社基準と似ていますが、台風時に変則的な就業になった際の就業規則の整備も、対策として整えておく必要があります。台風がまだひどくなる前に出勤をし、仕事をしている間に天候が荒れるというケースもあります。

対策のマニュアルは、いざという時に役に立たなければ意味がありません。内容をしっかり作っておかなければいけません。

在宅ワークの導入とそのルールづくり

近年在宅ワークが流行していることもあり、さまざまな企業が在宅ワーカーを導入しています。また、フレックス出社を導入している会社では、社内で仕事をしてもよし、自宅で仕事をしてもよしという形態をとっているところもあります。

自宅で仕事をしている場合、台風などの災害が起こっても自宅にいるため仕事ができる場合もあります。在宅ワークの導入、そのルールづくりを行うのも一つの方法です。

特別な有給制度を制定するか既存の有給制度を利用してもらうか

台風などの災害時は人命が第一です。危険が伴う場合は無理に出社をしてはいけません。その場合、本来出社するべき日だったところを有給として消化をすることは可能なのでしょうか。

特別な有給制度を制定するか既存の有給制度を利用するか、こちらも災害が起こった時の会社の対策ルールとして定める必要があります。対応を明確にしておけば社員も安心できますし、無理して出社するような人もいなくなるでしょう。

台風に備えて会社が取るべき対策5:情報収集と情報提供に関する制定

台風に備えて会社が取るべき対策5つ|マニュアルに記載すべき内容とは?
台風に備えて会社が取るべき対策の5つ目は、情報収集と情報提供に関する制定です。今現在台風の影響はどうなっているのか、今後どのようになっていく見込みなのか、被害や勢力はどの程度なのかという情報取集、そして社員への情報提供が必要です。

情報があれば対策もできますし、今後自分がどのようにするかということが考えやすくなります。災害は命に関わることなので、十分な対策が必要です。

誰がどのように判断すべきか

台風に関して情報を収集した後、それをどのように社員に伝達をするのか、その内容を誰がどのようにして判断をするのかというのはとても重要です。会社は社員を守らなくてはいけないので、無理をさせてはいけません。

災害に関するルールはまだまだ定まっている会社が少ないのが現状です。ルールを定める中で、誰が重要事項を伝達するのかを決定した方が良いでしょう。

断事項をどのように伝達するか

災害が起こった際の情報や勤怠に関する連絡に関して、決定したことをどのように伝達をするのかということは非常に重要なポイントです。学校の場合は連絡網がありますが、会社となると規模が違うため、そううまくいきません。

会社の場合はメール連絡や安否確認システムの利用が一番良いでしょう。大規模な災害の場合は電波の影響などもある場合がありますが、手段としては一番導入しやすいのが特徴です。

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マニュアルに記載すべき内容3点

台風に備えて会社が取るべき対策5つ|マニュアルに記載すべき内容とは?
台風などの災害時の対策について、ルールが明確になっていない会社が多くあります。また、マニュアルはあるけどわかりづらい、一度も読んだことがないという方もいるでしょう。

災害時の対策ルールやマニュアルは、いざという時に役に立たなければ意味がありません。災害が起こった時に困らないよう、マニュアルに記載すべき内容にはどのようなものがあるでしょうか。災害時のマニュアルに記載すべき内容3点をご紹介します。

マニュアルに記載すべき内容1:台風時の組織体制・緊急連絡網・安否確認方法

台風に備えて会社が取るべき対策5つ|マニュアルに記載すべき内容とは?
マニュアルに記載すべき内容の1点目は、台風時の組織体制・緊急連絡網・安否確認方法です。台風が来た時、自身と家族の安否はどのように会社に報告をするか、会社からの緊急連絡網はどのように繋ぐか、会社の組織体制はどのようになっているかということは一番重要です。

安否が確認できないままの社員がいたり、連絡網が漏れていたりすると組織が崩壊してしまいます。報告、連絡、相談は社会人にとって重要なプロセスです。

マニュアルに記載すべき内容2:オフィスの備蓄を確認する方法

マニュアルに記載すべき内容のその2は、オフィスの備蓄を確認する方法です。防災器具や非常食などの備蓄は、災害時に必要不可欠です。会社のどこにどれぐらいの備えがあるのか、非常時に困らないよう確認が必要です。

しかし、非常用の備蓄が会社のどこにあるのか、どんなものがあるのかということを把握している社員は少ないのではないでしょうか。こちらもいざという時に困らないような対策が必要です。

マニュアルに記載すべき内容3:避難所の指示

会社にいる際に避難が必要になった場合、避難所の指示が必要です。避難時にはどこへ行けばいいのか、指示は誰がするのかということも、マニュアルに記載すべき重要な内容です。

台風接近時に混乱しないよう前もって対策を講じておこう

台風に備えて会社が取るべき対策5つ|マニュアルに記載すべき内容とは?
台風などの災害時には誰しも混乱したり、パニックになってしまいがちです。普段は気にも留めないようなことですが、いざという時に困らないように市街時の対策ルールを確認したり、避難訓練などをしたりすることが必要です。

みなさんも、自身が勤めている会社の災害時ルールを確認してみてはいかがでしょうか。

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