RPAとは
RPAはロボティック・プロセス・オートメーションの略で、デスクワークを機械が自動で行ってくれる機能です。RPAは理解しやすさや即効性から、2017年から国内で幅広く利用されるようになりました。
現代ではRPAという言葉はITやIoTと同じくIT業界では有名で、コストやミスの削減を目的とし、働き方改革の特効薬という役目を担っています。ここでは、RPAのことだけでなくフリーソフトについても紹介します。
RPAが適している業務
RPAに適している職場は、経理や会計をITを用いて業務を行う必要がある場所で、反復可能なプロセスや情報の収集、更新などを行う場合に必要です。複数のシステムを扱う際に、データの入力が必要な業務や自動化の対象になっている作業に多く取り入れられます。
社外のシステムを利用する業務や複数のシステムを利用する業務、またフリーソフトで資料作成を行っている業務に利用されることが多いでしょう。
RPAの特徴4つ
RPAは人間がパソコンで行う業務をフリーソフトに覚えさせ、フリーソフトにプロセスを実行させるシステムです。RPAに一度業務をインプットさせると、これからはその指示に従って業務を自動で行ってくれます。
大量のデータを扱ったりパソコンの作業が多い事務業務などでは、業務を効率化するために最適でしょう。業務を標準化することで、RPAが広範囲的に利用されるでしょう。ここからは、RPAの特徴を紹介します。
RPAの特徴1：パソコン操作の自動化
RPAを業務に取り入れることで、パソコン操作が自動化されます。フリーソフトに作業を覚えさせることで、資料やリストの作成などの色々な作業を自動で行ってくれるでしょう。
書類や報告書ごとの必要なデータを探し、コピペや抽出などの面倒なさぎょうを自動で行ってくれるだけなく紙の節約などにも繋がります。RPAが仕事をしてくれる分、他の作業に打ち込めるというメリットも発生するでしょう。
RPAの特徴2：アプリケーションの自動終了
RPAは、アプリケーションを自動で終了してくれるという特徴があります。RPAが必要な場面には営業や物流などの色々な作業が必要で、勤怠管理のなども自動で行ってくれるのでとても便利です。
複数の業務をパソコン上で行っていると、パソコンのパフォーマンスが下がってしまいます。作業をすべて終えた後に、パソコンを休ませるためにアプリケーションを自動で終了しなければいけません。
RPAの特徴3：IDやパスワードの自動入力
RPAにはIDやパスワードを自動で入力してくれるという特徴があります。それだけでなく製品の納品履歴や顧客からの入金履歴、金融機関のデータをパソコン1つで確認してくれるのでとても便利です。特に経理の業務は、RPAを用いれば自動で行ってくれます。
そのため山積みになっていたデータを一つずつ手作業で確認する手間が省け、作業工程が大幅に削減されます。派遣される必要もないため、人件費の削減も行われるでしょう。
RPAの特徴4：データの整理や分析
RPAにはデータの整理や分析を自動的に行ってくれるという特徴があります。営業や物流、また勤怠を管理するシステムなど、コンピュータには一台に多くの管理システムがあるのが特徴的です。
色々な情報が散らばっていると、必要なデータをピックアップするためのアプリを起動しなければいけません。複数のデータを照合し自動的にピックアップすることで、作業工程を削減するというメリットにも繋がります。
RPAを導入するメリット3つ
RPAはフリーソフトにより、人の代わりに操作を自動で行ってもらうことで、業務の効率を上げたり作業時間を短縮したりするという効果があります。また業務内容の急激な変化に対応できるのが特徴的です。
RPAはIoTやAIよりもわかりやすく、急速に導入が進んでいます。RPAはIT業界に必要な物ですが、プログラミングの知識が特に必要ありません。ここからは、RPAを導入するメリット見ていきましょう。
RPAを導入するメリット1：コストの削減
人間の手で10分かかる作業が、RPAなら半分以下の作業で済ませてくれます。RPAはいつでも作業を行ってくれ、設定したプログラムで決められた日数までに作業してくれます。休日出勤や残業をすることがなくなり、人件費の削減に繋がるでしょう。
他の新規事業に関して、本当は開発に必要な費用を削減することができるのが特徴的です。業務をRPAのフリーソフトに代わりに行ってもらうことで、開発が不要になります。
RPAを導入するメリット2：人為的なミスの減少
人間が行う作業にはミスが付き物で、人間の集中力は限られた時間しか続かないのが理由の一つです。繰り返しを行う作業に関しては、問題が発生してもミスに気付かないことがあります。
ミスが許されず作業量も多い作業は、担当者に大きなミスや負担につながる可能性が高いです。しかしRPAはフリーソフトに一度指示した内容を教えてくれるため、人的ミスは防げるでしょう。RPAは人間のように、集中力が切れることがありません。
RPAを導入するメリット3：24時間対応できる
RPAは24時間で対応することができ、仕事を代わりに行ってくれます。自動で業務を行ってくれるため、業務の効率化を実現できるのがRPAの大きなメリットです。その背景には少子高齢化があり、労働者が減少することが予想されています。
RPAは労働者の減少の問題解決に貢献し、フリーソフトが自動で処理してくれることで人間が行うべき業務を代わりに行ってくれ、労力の削減にも繋がるでしょう。
おすすめのRPAフリーソフト5選
最近のRPAはとても優れており、どんな面倒な作業もRPAやフリーソフトが代わって行ってくれます。日々の業務がもっと楽になるようにとRPAについて調べると、値段が高そうだという印象を持っている人がほとんどでしょう。
海外で開発されたフリーソフトでも、日本語にも対応している物が多いため色々な企業で導入が勧められています。ここからは、RPAのフリーソフトについて詳しく見ていきましょう。
おすすめのRPAフリーソフト1：RPA Express
RPA Expressはおすすめのフリーソフトで、有料版を30日間だけ無料で試せるのが特徴的です。試用期間が終わった後は、無料版を使用することもできます。しかし無料版と有料版では、サポートの管理体制が違うため使用感に差が出ます。
機械学習機能が搭載されていますが、開発段階なので動作は不安定です。有料版のRPAを試してみたい方や、人的なエラーが多くて悩んでいる人にはおすすめです。
おすすめのRPAフリーソフト2：UiPath
UiPathは幅広い規模や業績をもたらしているフリーソフトで、日本の企業で500社以上が導入しているのが特徴的です。パソコンスキルが少ない人でも、直感的に操作することができます。IT企業だけにこだわらず、教育機関や研究機関に関しては無料で使用できます。
他にも非営利団体や小規模事業者が無料で使用できますが、他の機関でも60日間は無料で使用することができるのが1つの魅力です。
おすすめのRPAフリーソフト3：UWSC
UWSCはMicrosoftが開発したフリーソフトで、最新版はWindows10に対応しています。Windowsパソコンには必須のRPAフリーソフトで、有料版と無料版の2種類があるのが特徴的です。簡単なプログラムを起動するタイミングを、自分で調節することができます。
Windowsのパソコンを主に使用する人で、データを扱う事務作業に負担に感じている方には特におすすめのフリーソフトとなるでしょう。
おすすめのRPAフリーソフト4：IBM Robotic プロセスオートメーション
IBMが提供しているRPAは、人的ミスを削減したり、作業の効率を上げたりなどのプラス面が生まれるだけでなく、人員不足や業務プロセスが改善されていくことを見据えていることが強みとなっています。
業務プロセスを改善するために、AIを活用したり人が行わない仕事を自動で行ったり、ビジネスロジックの自動化が目標です。膨大な業務を自動で片付けたり、処理の段階で人が関わることがない業務で必要とされています。
おすすめのRPAフリーソフト5：Robo-Pat
Robo-PatはPC上のキーボードとマウスの作業を代替で行い、面倒な事務作業も代わりに行ってくれるフリーソフトです。運用面に関しては、ITの知識が特に必要ないためITに対して詳しくない人でも、RPAを使用したことがない人でも簡単に使用することができます。
ITに詳しくない人やIT以外の職種の人でも、ソフトウェアを作成することができます。自分の直感でシステムを作成できるのが特徴的です。
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RPAを導入するデメリット2つ
RPAは簡単に作ることができ、自分で作成することができるのが特徴的です。簡単に操作できるため、ロボットに業務を直接引き継ぐことができます。全てのアプリやWebブラウザ、ソフトウェアが自動化してくれるでしょう。
誰でもすぐに使うことができ、有料版のソフトでも無料で使える物や勉強会も行うことができます。そんなRPAのフリーソフトでもデメリットがあるため、気を付けるべき点を詳しく見ていきましょう。
RPAを導入するデメリット1：使用期限がある
RPAのデメリットは、使用期限があるところです。色々な機能がたくさんありますが、ずっと無料で使うことはできず、試用期間が終わっても使いたい場合は有料版に切り替えなければいけません。
長く使っていたい場合は、フリーソフトの使用をおすすめします。しかしフリーソフトでは、機能制限や大規模な運営には向いていないため、本格的に使用したい場合は有料版のソフトを使用しましょう。
RPAを導入するデメリット2：導入までの手続きが必要
RPAを導入するには、手続きを行わなくてはいけません。RPAツールの無料版は今後も使用してもらうことを前提で提供されているため、導入する際にはミーティングや法人契約が必要です。それにはある程度の時間を要するため、個人で使う場合には向いていません。
フリーソフトを使用する際にはRPAを自主的に勉強しておく必要があり、自動化を行いたい場合やトラブル発生時にも迅速に対応することができます。
RPAを導入するときは用途や規模を考慮しよう
RPAを導入するには、どの機能を自動化させるかをピックアップし、色々なソフトを検討しましょう。しかし導入をしたくても知識がなければ使いこなすのは難しいため、フリーソフトを使用して使い方を学ぶという方法も検討することができます。
フリーソフトはサポート体制や機能などで制限があるため、初心者が感覚を掴むために向けられているでしょう。導入をする際には、無料版からの使用をおすすめします。
