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2019年07月23日

会議が多い状態を改善する方法10個|会議が多い会社の特徴3つ

会議が多い会社はダメな会社だと言われています。ダラダラと無駄な会議をしていることに心当たりがある方も多いのではないでしょうか。この記事では会議が多い会社の特徴や会議を減らす方法を紹介しています。会議の改革をしたいとお考えの方はぜひ読んでみてください。

会議が多い状態を改善する方法10個|会議が多い会社の特徴3つ

会議が多い会社は将来的に潰れる可能性がある

会議が多い状態を改善する方法10個|会議が多い会社の特徴3つ
会議が多い会社は将来的に潰れる可能性が大いにあります。会議が多い企業は経営がうまくいっていない場合が多いです。

会議が多くて仕事がはかどらないという職場も多いのではないでしょうか。そのような会社は会議自体の目的がはっきりせず会議を行うことが目的になっていたり、すぐに結論を出せず長時間の会議を行ったり先延ばしにしたりする傾向にあります。

会議を行うことが仕事となり、結果生産性が下がってしまいます。

会議が多い状態を改善する方法10個

会議が多い状態を改善する方法10個|会議が多い会社の特徴3つ
会議が多い状態を改善する方法を10個紹介します。会議が多い状態を改善するには効率の良い会議が必要です。

会議が必要な場面は大いにありますが多すぎることで生産性が下がってしまいます。せっかく会議を行っても質のいい会議でなければ意味がありません。会議が仕事になっている、生産性が下がっているといった会社はぜひ参考にしてみてください。

会議が多い状態を改善する方法1:決まったこと・やるべきことを確認する

会議が多い状態を改善する方法1つ目は決まったこと・やるべきことを確認するということです。会議終了時に決まったことが何か、今後やるべきことが何かを整理し周知することが重要です。

何のための会議だったのか分からないようでは会議の意味がありません。聞いていなかった、理解していなかったなど情報が共有できていない場合もあります。会議の最後に決まったことを確認するだけで誤解なく全員に共有することができます。

会議が多い状態を改善する方法2:会議の終了条件を確認する

会議が多い状態を改善する方法2つ目は会議の終了条件を確認することです。会議を始める前に着地点を決めておき、会議のゴールを共有することが必要です。

決定すべき事項を共有した上でこの会議でどこまでの決定をするのか、決定方法はどうするかなどを明確にすることが大切です。この会議で決定せず段階を踏む場合は決定時期の目標設定をしておくことも必要です。また時間を決め強制的に終了することで延長も防ぐことができます。

会議が多い状態を改善する方法3:時間配分を確認する

会議が多い状態を改善する方法3つ目は時間配分を確認することです。議題ごとに時間配分を決め参加者に意識付けすることが大切です。

時間を意識した中で会議を行うことで無駄に長引き非効率的になることを防ぐことができます。短い時間を設定すると無駄な時間を削減する必要性が生まれ、時間削減のための取り組みが会議を行う前に自然と行われるようになります。

仮に結論が出ない場合でも会議を終えるという習慣も大切です。

会議が多い状態を改善する方法4:議論を可視化する

会議が多い状態を改善する方法10個|会議が多い会社の特徴3つ
会議が多い状態を改善する方法4つ目は議論を可視化することです。出てきた意見や議論を全員に見えるようにするということです。

ホワイトボードを使い会議の目的と議題、出てきた意見を書き加えていくことが有効です。付箋に書いたアイデアをホワイトボードに張りながら意見をまとめていくことも効果的です。

使用したホワイトボードを最後に撮影してメールなどで共有することで、議事録作成の手間を省くこともできます。

会議が多い状態を改善する方法5:全員から主張を引き出す

会議が多い状態を改善する方法5つ目は全員から主張を引き出すことです。参加者全員から主張を引き出す環境作りが重要です。

全員から主張を引き出すためには対等な立場で自由に発言できる環境を作ることが必要です。そのためにもファシリテーター役を作り、中立的な立場で全員の意見を平等に聞き出すことが大切です。

話しやすい雰囲気を作り発言に対して肯定、同意することで活発に意見が出る会議になります。

会議が多い状態を改善する方法6:対話を促し合意形成する

会議が多い状態を改善する方法10個|会議が多い会社の特徴3つ
会議が多い状態を改善する方法6つ目は対話を促し合意形成することです。考えをぶつけ合って全員が納得するより良い案を導き出すことが大切です。

会議終了後全員が納得して動き出すためにも、参加者それぞれの主張をぶつけ合いさらによい案を導き出すことが必要です。そのためには参加者同士が対話し全員が納得できるよう導くことが大切です。ファシリテーター役が会議の目的を示しながら参加者に質問することも必要です。

会議が多い状態を改善する方法7:振り返りをする

会議が多い状態を改善する方法7つ目は振り返りをすることです。会議の最後に参加者全員の認識がズレていないかを確認することが大切です。

確認をすることで会議の決定事項の食い違いを解消でき、同じ目的の会議をしなくて済みます。その際に議事録を作成し会議の中での決定事項やポイントを記録し共有することも大切です。

決定まで至らなかった議論や意見などもまとめ一覧表などに記載して参加者に周知すると効率的です。

会議が多い状態を改善する方法8:会議に必要なメンバーだけを招集する

会議が多い状態を改善する方法10個|会議が多い会社の特徴3つ
会議が多い状態を改善する方法8つ目は会議に必要なメンバーだけを招集することです。なるべく少ない人数で会議を行うようにしましょう。

議論する内容に必要なメンバーのみを招集することが重要です。必要なメンバーのみで会議を行うことで本来の業務を行うことができる人数が増え業務を効率的に進めることができます。

また少ない人数で会議を行うことで責任を持ち進んで発言することになり、決定までのスピードも上がります。

会議が多い状態を改善する方法9:ファシリテーター役を準備する

会議が多い状態を改善する方法9つ目はファシリテーター役を準備することです。参加者全員が主張し納得する会議を進めるためにはファシリテーターが必要不可欠です。

中立な立場で目的達成に向けて進行するだけでなく、会議時間の管理や話しやすい雰囲気作りなどが求められ、参加者全員の主張を引き出し合意へ導くためにも中立な立場で会議を誘導することが必要です。ファシリテーターがうまく機能することで円滑な会議が可能です。

会議が多い状態を改善する方法10:立って会議をする

会議が多い状態を改善する方法10つ目は立って会議をすることです。立って会議を行うことで発言が活発になりダラダラと会議をすることが減ります。

立ったまま会議をすることで参加者同士の距離が近くなりより話しやすい雰囲気になります。座って行うよりも緊張感が生まれ集中力が高まった状態で会議を行うことができます。また自然と早く終わらせたいという感覚が参加者に生まれ発言を促すことにも繋がります。

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会議が多い会社の特徴3つ

会議が多い状態を改善する方法10個|会議が多い会社の特徴3つ
会議が多い会社の特徴を3つご紹介します。会議を開くことが目的になり無駄な会議を行う会社は多く存在します。

会議が多いと自分の仕事が手につかず生産性や社員のモチベーションも下がります。そのような状態で会議を行うことで非効率的な会議に時間を割くことになり、さらなる悪循環が生まれます。

会議が多い企業は将来的に潰れる可能性を大いに持っています。みなさんの会社にも当てはめてチェックしてみてください。

会議が多い会社の特徴1:独断先行を悪としている

会議が多い会社の特徴1つ目は独断先行を悪としていることです。報連相を密に行うことを絶対だとする考えが会社にあるということです。

報連相を絶対とする日本企業では少人数で物事を決定すると勝手に進めたと非難されることは多くあり、共有する必要のない情報まで共有したがる傾向にあります。

逆に1人で決定できなかったり、1人で決定して自分の責任が重くなることを避けるために会議で総意を求めるということもあります。

会議が多い会社の特徴2:メールを見てない社員が多い

会議が多い状態を改善する方法10個|会議が多い会社の特徴3つ
会議が多い会社の特徴2つ目はメールを見てない社員が多いということです。メールでの情報を確認していない社員が多いことで顔を合わせての情報共有しかできず結果会議が増えてしまいます。

メールでの情報共有は迅速に情報を周知でき時間短縮にも繋がります。しかしそのメールを見ていない場合情報が伝わらず、本来必要のないはずの会議を行わなければならなくなってしまいます。

会議が多い会社の特徴3:定期的な会議が根拠もなく決まっている

会議が多い会社の特徴3つ目は定期的な会議が根拠もなく決まっているということです。議題も特にないのに慣例に従って行われる会議は無駄です。

目的もないのに定期的に行うような習慣があると無駄な会議が増えてしまいます。またそのような会議ばかりを行っていると会議に望む社員のモチベーションもどんどん低下してしまいます。

報告や情報共有などの内容の場合はメールなど他に代用できる方法に切り替えることも必要です。

会議が多い会社は状態の改善を図ろう

会議が多い状態を改善する方法10個|会議が多い会社の特徴3つ
会議が多い会社は状態の改善をすることが必要です。効率の良い会議を行うことで生産性も上がります。無意味な会議で時間を浪費することは禁物です。そのような会議を続けていると社員のモチベーションや生産性が下がり経営は悪化する一方です。

そうならないために会議の目的をしっかりと捉え意味のある会議にすることが大切です。ファシリテーターが会議を管理し参加者全員が主体的に会議に参加することで改善することができます。

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