便利な業務効率化ツール17選|ツールを選ぶ際のポイントとは?

業務改善

業務効率化を図ることは大切

業務効率化の目的とは、企業価値やブランドを高めながら、売上アップと従業員が働きやすい環境を作り上げることです。

業務効率化を図ることを望んでいるのであれば、今までの経営方針を見直して、少しでも無駄な部分をなくしていきましょう。

業務効率化を図る方法は?

業務効率化を行っていくためには、一つ一つのステップを丁寧に踏んで進めていくことが大切です。労働行政の監督・指導が強化されている影響により、IT企業では最近「労働時間をコントロールしていく」ための業務効率化を考えている企業も増えてきていると言われています。

業務効率化のプロセスを明確にし、プロセスの順序に従って迅速・確実に進めていきましょう。

便利な業務効率化ツール17選

業務効率化をしていく過程の中で、日々労働生産を向上するために、業務効率化を補助・促進するツールとして、多くのwebサービスやアプリケーションが研究開発されています。

それでは、便利な業務効率化ツール17選を紹介していきます。

便利な業務効率化ツール1:Robo-pat

RPA・Robo-patとは、現場主導型の「生産性向上」と「働き方改革」を推進していくために研究開発された純国産のロボットによるプロセス自動化ツールです。

現場の状況を知り尽くしている担当者が、普段使っている業務用のパソコン操作を一つ一つのロボットのコマンドに置き換えていくことによって、効率的にロボットを作成することが可能になります。

多くの企業で導入することにより業務効率化を図っていくことでしょう。

便利な業務効率化ツール2:Trello

Trelloとは、付箋を貼っているような感覚で簡単に使えるタスク管理ツールです。業務用のパソコンにTrelloを導入し、機能を無料で使えます。

ボードの画面に長細いカードのタスクを追加して、追加したカードのタスクを移していくことによって、タスクのステータス管理が可能になります。

ボードの画面は、たくさん作成することができることや他のユーザーとボードの画面を共有することが利点になっているツールです。

便利な業務効率化ツール3:slack

slackとは、チームのメンバーが連携しながら仕事を進めていく場面のビジネス・コラボレーション・ハブのことを言います。

slackの主な機能としてチャンネルが仕事を進めていく場面になります。チャンネルは、チーム
プロジェクト、オフィスごとに作成が可能でワークスペースのメンバーは、必要に応じてチャンネルに出入りすることができます。

slackはセキュリティ対策を重要視し、ユーザーのデータは保護しています。

便利な業務効率化ツール4:RPA・WinActor

RPAツールとは、日常の業務に関するすべてを解決に導きます。日常の業務をPRAツールに任せることによって、作業時間や費用の削減・業務の品質向上などにメリットがあり、シンプルな低費用です。

NTTグループが研究開発した日本国内有数:PRAツール・WinActorは、業務効率化を支援していくソフトウェア型のロボットです。

個別の業務システムを利用したワークフローとして学習をしています。

便利な業務効率化ツール5:DX suite intelligent OCR

DX suite intelligent OCRは、特別な準備や事前学習をしないで今すぐAI-OCRを始めることが可能です。

なぜなら光学的文字認識機能だけでは、手書き文字のつなぎ目や切れ目を認識することは困難であり、個別に対応するプログラムでは、誠実・丁寧な対応ができないからです。

人工知能と光学的文字認識を組み合わせた機能は、多くの手書き文字のデータから文字の特徴を深く理解するツールになっています。

便利な業務効率化のツール6:セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは、データを保護するためのセキュリティ対策ツールとして、官公庁をはじめ多くの企業に導入されています。

セキュアSAMBAは、エクスプローラー接続が可能なことにより、インターネット感覚で直接編集することができるので、業務効率化にふさわしいツールです。

そして、セキュアSAMBAのバックアップサービスを使うと、誤って削除したファイルとフォルダを復元することが可能になります。

便利な業務効率化ツール7:Chatwork

Chatworkとは、Chatwork株式会社がサービスを提供しているビジネス・コミュニケーションを専門にしたクラウド型のChatwork・ツールです。

オンラインでのメールは、迷惑メール・誤送信などの問題が起きたり、メールの文章作成から送受信までの時間が掛かってしまう問題が発生していました。

そこで可能な限り円満なコミュニケーションと業務効率化を実現するためにChatwork・ツールが誕生しました。

便利な業務効率化ツール8:Time Tree

Time Treeは、スマートフォン・Webブラウザを通じて、アプリケーションの画面上で必要に応じて複数のカレンダーを作ることが可能であり、作成したカレンダーをメンバー同士で自由自在に共有することができるツールです。

複数のカレンダーをまとめて見ることや、個別に見ることも可能なので予定が重なる危険性が減り、予定を立てやすくなるメリットがあります。

多くの企業が業務効率化をしていく時、役立つことでしょう。

便利な業務効率化ツール9:evernote

evernoteとは、アイデアや日々の必要事項をパソコンやスマートフォンのテキストに入力して保存することが可能であり、いつでも、どこにいても追記や編集ができるノートアプリケーション・ツールです。

最近ツールの進化などでカテゴリーごとに情報が効率よく分散でき、業務効率化が進んでいます。

そしてバージョンアップを重ね、写真やwebサイトのクリップ、スクリーンショットなどを貼り付けて保存することも可能です。

便利な業務効率化ツール10:Analytia

Analytiaは、データ接続からダッシュボード設計までを支援することが可能な経営者のためのクラウド型BIツールです。

なぜならBIとは、ビジネス・インテリジェンスのことを言い、多くの企業が蓄積しているビックデータを分析し、分析結果を経営の意思決定に活用することを意味します。

Analyticaの画面で作成したチャートは、ダッシュボードで可視化することが可能なことにより業務効率化の期待が高まります。

便利な業務効率化ツール11:ツクロウ

ハンズプロ株式会社の「ツクロウ・サイト」には、デザインやソフトウェアの知識がない人もブラウザ上で簡単にデザインをすることが可能なツールがあります。

ユーザーがアップロードした写真、イラスト、このサイト内で提供されている無料素材と入力した文字を組み合わせていくことによって、自由自在に画像を保存することが可能です。

バナー制作が数分間の作業で完成することによる、業務効率化に貢献しています。

便利な業務効率化ツール12:AIアナリスト

株式会社waculが提供する、Webサイトを分析する人工知能・ツールのことをAIアナリストと言います。

AIアナリストは、google・analytisのデータを基にして自動送信で改善点を届けるツールであり、課題発見から改善提案まで自動送信できることができ、アクセス解析ツールと連動してデータを自動的に分析することが可能です。

サイトの変化と伸びしろをユーザーに報告することで業務効率化が期待できます。

便利な業務効率化ツール13:ペライチ

ペライチとは、株式会社・ペライチが運営し、簡単な操作でホームページを作るためのツールです。

ペライチでのホームページ作成の作業は、専門的な知識は不要です。ユーザーの方が好みのテンプレートの画面を選びます。指定の画面に文章や写真を入力するだけでホームページを作ることができます。

ブロックの追加や不要な部分の削除などの作業をして、ユーザオリジナルのホームページを作り業務効率化につなげていきましょう。

便利な業務効率化ツール14:remotty

Remottyは、株式会社・ソニックガーデンが離れた場所で働くチームも、同じオフィスにいるような空気感を醸成するコミュニケーションを実現し、リモートワークでオフィスをインターネット上に再現するコミュニケーション・ツールです。

実際に仕事をしている相手とは会えない現実、Remottyは協働作業に取り組むチームの課題を解決し、チームと仕事の隙間を埋めていく過程の中で業務効率化につなげていきましょう。

便利な業務効率化ツール15:Back log

Backlogとは、株式会社ヌーラボが提供・softwere as a service型のコラボレーションを主軸にしたプロジェクト管理ツールです。

Backlogのサービスは、日本国内におけるプロジェクト管理ツールの中で最大規模のサービスと言われ、グループのタスク管理と情報共有にピントを合わせることにより、機能をシンプルに保っています。

業務効率化として、ITツールの抵抗感を少なくした操作を目指しています。

便利な業務効率化ツール16:Pocket

Pocketとは、インターネット記事やホームページを1箇所に保存して、ゆったりとした時間帯に読むための無料ツールです。

Pocketは、残したい記事をダウンロードすると、オフラインの状況の時も異なる多くのデバイスから保存していた記事を閲覧することが可能です。

アプリケーションが存在するので、必要なインターネット記事やホームページをpcで保存し公共の乗り物で移動している時にも、スマートフォンで読めます。

便利な業務効率化ツール17:Feedly

Feedlyとは、更新済みの情報を失いたくない時に活用するツールです。

業務効率化を図っていきながら、登録しているホームページやWebメディアの情報を収集できるRSSリーダーの一つと言われています。

パソコン、スマートフォン、タブレット端末に対応が可能で、ホームページやWebメディアの更新情報をユーザー好みの表示形式で管理できることが魅力です。業界の動きを知るためにRSSリーダーを活用しましょう。

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業務効率化ツールを選ぶ際のポイント

業務効率化ツールを選ぶ際のポイントとは、業務用のパソコンと業務に合っているのかを確認することです。

相性の良いツールが見つかったらぜひ、試してみましょう。しかし、業務用のパソコンがスムーズに作動するためにも、必要最小限度のツールにとどめましょう。

使用目的を明確にする

業務効率化を開始する時は、どの分野の業務効率化をしたいのかを明確にして、業務効率化したことによって確保した時間内で何をしていくかと言う目標を設定していくことが重要です。

目標を設定・新しいツールを導入したことにより、何が達成することができたのか、業務効率化を実現できたかを検証することが可能になります。

ユーザービリティを考慮

ユーザービリティとは、表面的な使いやすさと訳されることが最近よくあります。しかし表面的な使いやすさと訳してしまうのは大きな間違いであり、ユーザーが真のニーズを言語化できないくらいの奥深い意味合いがあるのも事実です。

なぜなら特定の目的を達成させるために、誰がどんな状況で何を目的に使って最適かを常に考えて行動していくことが必要であり、業務効率化につながっていくことでしょう。

現在利用しているシステムとの相性を考慮

ソフトウェアをセットアップした組み合わせによってパソコンは、稀に正常に動かないことがあると言われています。

小さい企業の場合、パソコンのセットアップは、利用者の判断でやることが多く、ソフトウェアの相性問題の可能性が高いです。(原因を特定するのが困難だと言われています)

そのため特に業務用のパソコンにソフトウェアをセットアップするのは、必要最小限にすることこそ、業務効率化の近道になることでしょう。

業務効率化ツールを導入すると良い業務とは?

多くの仕事を抱え込んでいる時に業務効率化をしていくには、それぞれの仕事の優先順位を決めて進めていくことが大切です。情報通信技術や医療などの現場では業務効率化ツールを導入すると良いでしょう。

仕事に取り組む前に1日のスケジュールを組んでおき、どの部分であればスケジュール調整ができるかを把握し、時間が掛かりそうもない仕事は、見つけた日に済ませておくことによって業務効率化につなげていくことができます。

業務効率化ツールを利用することで働きやすい職場にしよう

業務効率化ツールを利用する前に、何のために業務効率化ツールを利用するのかを熟考し、明確にしていくことが重要です。

そもそも業務効率化とは、今までの業務のプロセスを見直して、問題点や無駄な部分を割り出して改善していくことです。

現場で使用している機器に合った、業務効率化ツールを利用していく過程の中で、円滑にコミュニケーション能力を発揮していくことが業務効率化や働きやすい職場づくりにつながります。

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