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2019年08月20日

スケジュール共有ツールのメリット5つ|デメリットやおすすめツール3つ

スケジュール共有ツールは非常に便利なものですが、具体的なメリットとデメリットがわからない人もいます。本記事では、スケジュール共有ツールのメリットとデメリットを詳しく紹介しています。スケジュール共有ツールを利用するときの参考にしてください。

スケジュール共有ツールのメリット5つ|デメリットやおすすめツール3つ

スケジュール共有ツールとは?

スケジュール共有ツールのメリット5つ|デメリットやおすすめツール3つ
スケジュール共有ツールは1人だけのスケジュールを管理するのではなく、多くの人のスケジュールを共有し管理するツールです。

スケジュール共有ツールを利用するのに特別な機器は必要なく、パソコンかスマートフォンがあれば利用可能です。

スケジュール共有ツールが登場するまでは、ホワイトボードでスケジュールを共有するのが一般的でしたが、スケジュール共有ツールの登場に伴い必要性が薄れてきました。

スケジュール共有ツールでできること

スケジュール共有ツールでできることを紹介します。

・スケジュールの書き込み
・スケジュールの閲覧
・スケジュールの通知

主なスケジュール共有ツールの機能を紹介しましたが、ツールによっては他の機能も有しています。

スケジュール共有ツールは年々進化しており、将来的には総合ツールになるでしょう。

スケジュール共有ツールのメリット5つ

スケジュール共有ツールのメリット5つ|デメリットやおすすめツール3つ
以下ではスケジュール共有ツールのメリットを紹介します。紹介する5つのメリットは一般的なことですが、オンラインで操作できれば便利です。

多くのスケジュール共有ツールは無料お試し期間を提供しており、お試し期間中にメリットを確かめることをおすすめします。

スケジュール共有ツールのメリットをしっかり確かめることで、安心して購入できます。システムの良さは、実際に試すことでわかります。

スケジュール共有ツールのメリット1:自分以外のスケジュールがわかる

多くのビジネスはチームワークが必要です。チームで動くには相手のスケジュールを知ることが大切ですが、スケジュール共有ツールを利用すれば簡単に相手のスケジュールを知ることができます。

このことはスケジュール共有ツールの最大のメリットで、特に現場仕事の人はメリットを強く感じるでしょう。工事の日程を決める時も、スケジュール共有ツールがあれば大変便利です。

スケジュール共有ツールのメリット2:予定の調整がしやすい

スケジュール共有ツールのメリット5つ|デメリットやおすすめツール3つ
ビジネスの予定は、得意先の都合によって変更することがあります。得意先に関係しているのが自分だけであれば必要はありませんが、多くのスタッフが関係している場合は、いち早く予定の変更を共有しなければなりません。

他のスタッフに予定の変更を伝えるのは電話やメールでも可能ですが、時間差が生じる可能性があり、それが原因で予定の調整が送れる可能性はあります。スケジュール共有ツールであれば、そんな心配はありません。

スケジュール共有ツールのメリット3:書き換えが容易

スケジュール共有ツールには修正機能があり、簡単な操作で書き換えができます。スケジュールを書き換えすることは多く、簡単に修正できるスケジュール共有ツールは忙しいビジネスマンの味方です。

書き換えはスマートフォンからも可能で、外出先でも簡単に修正できます。外出先で修正できることは非常に大きなメリットで、急な予定変更のときに重宝するでしょう。

スケジュール共有ツールのメリット4:どこからでも確認できる

スケジュール共有ツールのメリット5つ|デメリットやおすすめツール3つ
喫茶店で自他のスケジュールを閲覧したいことはあります。そんなときもスケジュール共有ツールは便利で、通信可能範囲であれば閲覧できます。

通信会社の基地局は年々拡大しており、今まで届かなかった場所にも電波が届くようになりました。

建物の地下では回線が届かない可能性はありますが、そのときはWi-Fiスポットを利用すれば閲覧できます。最近のスマートフォンは、ほぼ100%Wi-Fi通信に対応しています。

スケジュール共有ツールのメリット5:コミュニケーションが円滑になり連携しやすい

職種によってはスタッフ間で頻繁にコミュニケーションを取る必要がありますが、コミュニケーションを取るときは相手のスケジュールを知る必要があります。

スケジュール共有ツールであれば場所と時間に関係なく、相手のスケジュールを知ることができます。相手のスケジュールがわかればコミュニケーションは円滑になり、意思決定も早くなります。

スケジュール共有ツールのデメリット3つ

スケジュール共有ツールのメリット5つ|デメリットやおすすめツール3つ
スケジュール共有ツールにもデメリットはありますが、メリットと表裏一体です。それでもデメリットとして認識することは大切で、認識することでストレスなく使うことができます。

以下ではスケジュール共有ツールのデメリットを紹介します。いずれのデメリットもビジネスのスピードに関係するもので、上手に対応することをおすすめします。対応の参考になるように、対応策も併せて紹介します。

スケジュール共有ツールのデメリット1:必要な情報を探すのに苦労する

スケジュール共有ツールはスタッフのスケジュールをすべて登録しているため、本当に必要なスタッフのスケジュールが探しにくいです。

必要な情報を見つけやすくするには、色分けすることをおすすめします。色分けするだけで、格段に探しやすくなるでしょう。

また一部のスケジュール共有ツールは検索機能を有しており、検索することで目的の情報を早く見つけることができます。

スケジュール共有ツールのデメリット2:不必要な情報もある

スケジュール共有ツールのメリット5つ|デメリットやおすすめツール3つ
最近のスケジュール共有ツールは多機能で、さまざまなニーズに応えています。しかし少人数のチームの場合は、多機能な仕様が邪魔になります。

この問題を解決するには、スケジュール共有ツールの販売会社に相談することをおすすめします。またスケジュール共有ツールの中にはカスタマイズしやすいものがあり、必要最低限の機能だけ使うことも可能です。

スケジュール共有ツールのデメリット3:通知や返信などの対応が多くなる

多くのスケジュール共有ツールには通知アラーム機能と返信機能があり、見落としの防止やコミュニケーションの円滑化を助けています。

しかし多くのユーザを登録しているスケジュール共有ツールは、通知アラームや返信作業が多く業務に支障をきたすこともあります。

この問題を解決する1つの方法には、通知アラームをOFFにすることと、対応スタッフを増やすことがあります。

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おすすめのスケジュール共有ツール3つ

スケジュール共有ツールのメリット5つ|デメリットやおすすめツール3つ
販売されているスケジュール共有ツールは多く選定に迷います。以下ではおすすめのスケジュール共有ツールを紹介しますが、選定の条件は無料であることと、ビジネスで使えることです。

紹介するスケジュール共有ツールには同期機能があり、パソコンで閲覧してもスマートフォンで閲覧しても同じ情報です。

おすすめのスケジュール共有ツール1:TimeTree

TimeTreeはスマートフォン版が有名で、スマートフォンユーザーが多いです。TimeTreeはWEB版も提供しており、パソコンでの利用も可能です。

TimeTreeはビジネス以外でも利用することができ、一部のユーザーはプライベートで利用しています。主な使用例には以下があります。

・家族のスケジュールを管理
・音楽活動の予定を管理
・学校の先生の空き時間を管理
・学校の行事を管理

おすすめのスケジュール共有ツール2:iQube

スケジュール共有ツールのメリット5つ|デメリットやおすすめツール3つ
iQubeはビジネスでの利用に最適で有名企業も利用しています。iQubeはノウハウを蓄積・共有する機能が充実しており、現場仕事の成熟を助けます。

iQubeはクラウド型のスケジュール共有ツールで、10名までは無料で使えます。10名以上は有料になりますが、大変経済的な価格設定で気楽に利用できます。

iQubeは無料有料に関わらずSSL対応しており、情報が漏洩しにくいです。

おすすめのスケジュール共有ツール3:R-GROUP

R-GROUPは完全無料を謳っており、スケジュール共有ツールにお金をかけたくないユーザーの支持を集めています。R-GROUPは完全無料とは思えない機能を有しており、ビジネスでも十分に使えます。

下記の表はR-GROUPが有している機能ですが、どのような職務内容であっても利用する価値はあります。
R-GROUPR-GROUP
機能の名称タイムラインスケジュール
機能の名称掲示板メール
機能の名称タイムカードステークホルダー
機能の名称無料通話設定
機能の名称シフト表ファイル共有
機能の名称名刺管理チャット

スケジュール共有ツールを活用しよう!

スケジュール共有ツールのメリット5つ|デメリットやおすすめツール3つ
スケジュール共有ツールは大変便利なシステムで、採用する会社は年々増えています。小さな会社であってもスケジュール共有ツールを使うメリットは大きく、今後は会社の規模に関係なく使用人口は増えるでしょう。

スケジュール共有ツールは便利なだけではなく、上手に使うことで時短に繋がります。時短を実現すれば会社の経費が浮き、その分は従業員に還元できます。スケジュール共有ツールは魅力が一杯です。

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