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2019年08月07日

事務職にトヨタ生産方式を導入するメリット7つ|チェックリストの活用方法

製造業では「トヨタ生産方式」はよく聞く言葉かもしれません。では、一体どのようなものなのでしょうか?製造業で導入している「トヨタ生産方式」を事務職に導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか?チェックリストの活用方法とメリット7つをご紹介します。

事務職にトヨタ生産方式を導入するメリット7つ|チェックリストの活用方法
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トヨタ生産方式とは

トヨタ生産方式は、大野耐一氏や鈴村喜久雄氏らが生産において、ムダを徹底的に排除することを第一に取り入れた、トヨタ自動車が生み出した工場における生産運用の一つです。

その中には、7つのムダを定義として、それらを徹底的に排除するために、ジャスト・イン・タイムや自動化を2本の体系化された柱になっています。その2つについて、ご紹介していきます。

2つの体系化された柱

トヨタ生産方式は2つの体系化された柱から成り立っています。

1つ目の柱は、ジャスト・イン・タイムです。「必要なものを必要な時に、必要な分だけ造る」余分なものを持たない、作らないことを基本にした生産を行うことです。

2つ目の柱は、ニンベンのついた自働化です。自動で異常を検知して、異常があればすぐに生産を止めることで、不良の防止ができ、設備や工程を監視する人が不要になります。省人を可能にしています。

生産過程における7つのムダ

トヨタ生産方式は、生産のムダを徹底的に排除するという定義を基本にしています。

最大のムダは不要なものを作ることです。トヨタ生産方式では、最悪のムダとも言われています。その7つのムダについてご紹介していきます。
7つのムダ説明
作りすぎのムダ必要のないものを創ること。最大のムダともいわれています。
手持ちのムダ作業ができず待っている時間。何もすることのない時間。遅れのムダ。
運搬のムダ作りすぎのムダから必要のない運搬・移動などです。
加工そのもののムダ必要以上の仕上げ作業。本来のやり方だからと言って、必要かどうか判断せずに必要のない作業をやっていないかを探すことが大切です。
在庫のムダ全ての在庫には意味がある。なぜそこに置いているのか説明できないものは全てムダだと判断されます。
動作のムダものを作る中で付加価値を生んでいない不要な動き。付加価値を生んでいない動作を調べていると動作の中のムダに気づきます。
不良をつくるムダ不良をつくるムダ。欠陥をつくるムダ。それを作業する時間とコストほど残念なムダはありません。

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事務職にトヨタ生産方式を導入するメリット7つ

トヨタ生産方式を導入すると、徹底的な無駄を排除して効率があがります。事務職にトヨタ生産方式を導入すると、どのようなことがメリットになるのでしょうか。そのことについてメリット7つをご紹介します。

あなたの職場でも取り入れてみてはいかがでしょうか。

事務職にトヨタ生産方式を導入するメリット1:ヒト・物の動きに注目できるようになる

トヨタ生産方式の「かんばん」では、物の動きがハッキリとわかるようになっています。「かんばん」が溜まってくると作業が止まっていることになります。「かんばん」は常にヒトとものなどの動きを把握することができます。

このトヨタ生産方式の「かんばん」を事務職に導入すると、事務の仕事の流れが見えるようになり、誰がどのようなことをしているのかがわかり、仕事の効率が上がります。

事務職にトヨタ生産方式を導入するメリット2:目的・目標が明確に見えるようになる

トヨタ生産方式で、物の流れや人の動きをみて問題点を把握していました。ところが、事務職は、「問題が見えない」という問題点があることに気づきました。

そこで、仕事の現状チェックシートを使って、事務職では見えない問題をチェックをしました。仕事の目的・目標を理解しているのかをチェックすることで、目的・目標が明確になってきます。

事務職にトヨタ生産方式を導入するメリット3:社内問題についてコミュニケーションを取り合える

トヨタ生産方式を導入すると、コミュニケーションがうまく行っているところは、整理・整頓・清掃(3S)を取り入れています。整理・整頓されて綺麗に掃除された事務所で物を人が使ったり見たりしながら仕事をしています。

コミュニケーションは人と人とだけではなく、目で見て存在する物とのコミュニケーションをしっかり取れるとミスやムダが見えてきます。言葉だけのコミュニケーションではミスやムダが多くなります。

事務職にトヨタ生産方式を導入するメリット4:ムダのない作業手順の確立

トヨタ生産方式では、人の動きを中心とした、ムダのない効率的な生産を行う作業を標準化があります。

事務職でも取り入れると、ムダのない効率的に行い、明確にすることで問題やムダを省き、仕事がスムーズに進みます。

作業を標準化するということは、「作業手順」と「作業時間」を決めることです。そうすることで、誰が作業を行っても、同じ作業手順、同じ作業時間で作業ができるようになります。

事務職にトヨタ生産方式を導入するメリット5:作業間のミスを確認するようになる

トヨタ生産方式では、ニンベンのついた自働化の導入で、機械に異常・問題があればその場で止めることで、ミスに気づくことができます。

異常が発生した際は、その場で作業をやめ、原因の調査、対策を実施するため作業間のミスを確認するようになります。

事務職に導入すると、仕事のミスにすぐ気づくことができます。時間のムダも省けます。

事務職にトヨタ生産方式を導入するメリット6:管理職の最終確認が減る

目で見る管理の1つとして作業の指示・管理・改善に活用をチェックする標準作業票というものがトヨタ生産方式にあります。

問題点の改善などに使用されています。標準作業は監督者による作業で目で見る管理の道具です。

より良い作業方法を話し合ったりすることで、監督者と作業する人との信頼関係の構築を行うことができます。作業の最終確認もできます。

事務職でも標準作業票を取り入れることで、信頼関係を築き仕事ができます。

事務職にトヨタ生産方式を導入するメリット7:重複作業がなくなる

トヨタ生産方式では、組織(部・課・係)間で重複していないかを「現状分析チェックシート」を使って、チェックしています。

事務の職場では、パソコンに向かって仕事をしているので、その現場を見ても状況がすぐわからないという問題点があります。見えない問題を見えるように、チェックシートを使って問題を把握すると、重複作業に気づくことができます。
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事務職の問題を可視化するチェックリスト3選

トヨタ生産方式は、製造現場やサービスの現場で物の流れや人の動きを見ていれば、どこに問題があるのかわかりますが、事務職では全員がデスクワークをしていて、その現場を見ても、何か問題が起きているのかすぐわかりません。

見えない問題を見える化するために、チェックシートを作成やヒアリングなどをして、問題点を把握します。チェックシートは3つあります。どのようなものがあるかご紹介します。

事務職の問題を可視化するチェックリスト1:事務作業における現状分析シート

事務の仕事は製造現場と違い、何をしているのか目に見えないことが多いので、チェックシートを使って今どのような問題点があるのかを見える化します。

事務作業における現状分析シートは、チェックシートをチェックしながら、現状を分析して把握することで、問題点がハッキリとわかり改善することができます。

事務職の問題を可視化するチェックリスト2:問題点登録シート

事務作業では問題点を見える化するために、問題点登録シートを使う方法があります。

誰がいつまでにどうするかなどを事務全体でヒアリングして、現場の声を聞いて取り入れて改善していくようにします。

例え、問題点が解決してもそれで終わりにせず、今後に取り入れて行くことで理想の環境を手にいれることができるでしょう。

事務職の問題を可視化するチェックリスト3:4Sチェックシート

書類がきちんと整理・整頓されているのかで、仕事の業績や効率が変わってきます。

4Sチェックシートを使うと、不要なものがなくなり、必要な書類がすぐ出せるようになります。パソコンの中のデータも不要なものは削除して必要なものだけになります。

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事務職では4Sも重要

事務職での4S(よんえす)とは、安全で清潔で健康な職場と作業の向上を目指すために、整理・整頓・清掃・清潔を取り入れています。

4Sに躾を加えて5Sを取り入れている事務職もあります。また、4Sは、整理・整頓・清掃・清潔の頭文字から取ったものでもあります。

4Sがなぜ重要とされるのでしょうか。その理由は、不要なものを取り除いて、必要なものがすぐ取り出せるので、間違えることがなくなり効率が上がるからです。

トヨタ生産方式の4Sの要素4つ

トヨタ生産方式での4Sとは、整理・清掃・整頓・清潔ですが、ものを綺麗に並べるだけではなくて、ジャスト・イン・タイムで「必要なものを、必要な時に、必要なだけ」という徹底的ムダを排除して、ものが取り出しやすい環境をつくります。

トヨタ生産方式の4Sの要素は、この環境が事務の仕事の効率を上げるためのツールになってくるでしょう。どのようなものがあるのかご紹介します。

トヨタ生産方式の4Sその1:整理

整理とは、必要なものと不要なものを仕分け、不要なものを処分することです。トヨタ生産方式では、必要な書類はどこにいったのかと探す時間ほどムダな時間はないと言われています。必要な書類が、必要な時にすぐ出てくるように、不要なものを持たない工夫も必要です。

不要なものが時間のムダにも繋がってきます。不要なコストを負担させたりすることもあります。職場では必要なものだけを取り扱うようにするといいでしょう。

トヨタ生産方式の4Sその2:清掃

清掃とは、掃除をして職場を綺麗にすることです。トヨタ生産方式では、不要なものを処分した後の埃やゴミなどを綺麗にして、仕事をしやすい環境を作っています。不要なものがなくなると、そこに空間が生まれ、時間のムダも省けて仕事の効率も上がります。

また、ゴミを掃除するだけでなく、整理・整頓された状態を維持することも大切です。常に要るものをすぐに取り出せる状態にして置いておくことも大切になってきます。

トヨタ生産方式の4Sその3:整頓

整頓とは、必要なものを必要な時に、誰もが簡単にわかるように整えて置いておくことです。
トヨタ生産方式では、必要なものが誰もがわかるように目印をつけたり、置き場所を決めたりして、使った後ものが戻ってきているかを把握できるようにしています。

見た目が綺麗だといいということではありません。大切なのは使いやすいことと誰もが扱いやすいことです。

トヨタ生産方式の4Sその4:清潔

清潔とは、先程ご紹介した整理・整頓・清掃の3Sの仕組みを作り、維持していることです。トヨタ生産方式では、整理・整頓・清掃を習慣化すること・徹底化することで、仕事がはがどる環境つくりをしています。

工具がぐちゃぐちゃになっていると人の心も仕事もいい加減になります。清掃することで、工具がきちんと整理されていると、人も心も仕事をしっかりとやろうという気持ちになります。

事務職におけるトヨタ生産方式の導入はメリットが多い

今回はトヨタ生産方式をテーマに、事務職に導入するといいメリットについてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。

トヨタ生産方式は、徹底的なムダを排除して、余分なものを持たない・作らないという基本に基づいています。事務職に導入することで、コストが削減でき、ムダを排除して仕事の効率が上がります。

あなたの職場にも取り入れてみては、いかがでしょうか。
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