Search

検索したいワードを入力してください

2019年08月01日

社内のナレッジを共有するメリット3つ|ナレッジ共有ツール8選

社内にナレッジ共有をするメリットは、どこにあるのでしょうか。社内ナレッジを共有するためのツールにはどういうものがあるのでしょうか。「ナレッジ共有」の言葉は知っていても、会社にどう影響するのかはっきりしません。そこで社内ナレッジ共有について、紹介します。

社内のナレッジを共有するメリット3つ|ナレッジ共有ツール8選

ナレッジとは?

社内のナレッジを共有するメリット3つ|ナレッジ共有ツール8選
ナレッジとは知識のことで、経験やテクニック、問題解決の方法なども含まれます。

ナレッジの代表として挙げられるのが、業務マニュアルでしょう。基本的に従業員は、業務マニュアルに従って仕事を進めます。

業務マニュアルの他にも優秀な従業員のテクニックなど、仕事に必要な知識全てがナレッジです。

ナレッジ共有とは?

社内のナレッジを共有するメリット3つ|ナレッジ共有ツール8選
知識や経験、問題解決方法を社内にいる従業員で共有することを「ナレッジ共有」と言います。

ナレッジ共有すると、生産性を高めて売上アップの足がかりとなります。さらに優秀な従業員のテクニックが共有できれば、組織全体の底上げにも繋がるでしょう。

共有方法としてはマニュアル化などが挙げられますが、最近はパソコンやスマホの共有ツールを用いる方法が広まっています。

社内のナレッジを共有するメリット3つ

社内のナレッジを共有するメリット3つ|ナレッジ共有ツール8選
社内でのナレッジ共有は今に始まったことではなく、昔から存在していました。

おそらく何処の会社でも、ナレッジ共有は既に行われているかとおもわれます。だからこそ、ナレッジ共有についてのメリットが分かりづらくなっている部分はあるでしょう。

そこで社内のナレッジを共有するメリットについて、3つ紹介します。

社内のナレッジを共有するメリット1:業務の効率化が図れる

社内のナレッジ共有が進んでいれば、業務を効率よく進めることができるでしょう。

ナレッジ共有ができていない場合、1つの業務を遂行するのに時間がかかります。しかも結果に結びつかず、生産性が下がるのがオチです。

もしナレッジが社内で共有できれば、仕事にかかる時間の短縮になります。大きな結果を生み出す原動力にもなり、生産性も上がるでしょう。

社内のナレッジを共有するメリット2:新メンバーへ業務移行が簡単になる

ナレッジの共有ができていると、新メンバーの業務以降も簡単になります。

旧メンバーが仕事を離れ新メンバーへ業務移行する際、全てを引き継ぐのは難しいです。言語化できる内容ならばまだしも、言語化できない感覚的な仕事となると、業務移行は難しくなります。

ナレッジ共有が社内ですすめば、言語化できるマニュアルマニュアルはもちろん、感覚的な仕事の業務移行も簡単にできるでしょう。

社内のナレッジを共有するメリット3:個人で管理していたナレッジを社内共有できる

社内のナレッジを共有するメリット3つ|ナレッジ共有ツール8選
個人で承っている業務のマニュアル化が進んでいない場合、担当者が退職すると業務どころでは済まされません。

もし最初からナレッジ共有が社内でできていれば、個人の仕事を社内全体でカバーすることが可能です。対応が難しい仕事仕事でも、ナレッジを共有することで、乗り越えることもできるでしょう。

ナレッジ共有ツールとは?

社内のナレッジを共有するメリット3つ|ナレッジ共有ツール8選
ナレッジ共有ツールとは、ナレッジを社内はもちろん社外にも共有するのに用いられるツールのことです。

代表的なナレッジ共有ツールと言えば、マニュアル書や手引き書が挙げられます。しかし業務にもよりますが、場合によっては百科事典並の膨大な量を要し、情報を探すだけでも一苦労です。

最近は、アプリやネットサービスを利用する企業が増えてきました。アプリを用いれば、手にしたい情報を簡単に探し出せます。

ナレッジ共有ツール8選

社内のナレッジを共有するメリット3つ|ナレッジ共有ツール8選
アプリやネットサービスの一環として、提供しているナレッジ共有サービスを8つ紹介します。各ツールの特徴を把握した上で、業務にあったツールを選んで効率よく使って行きましょう。

ナレッジ共有ツール1:Googleドライブ/Googleドキュメント

社内のナレッジを共有するメリット3つ|ナレッジ共有ツール8選
紹介する1つ目のナレッジ共有ツールは、GoogleドライブとGoogleドキュメントです。

Googleドライブはナレッジ共有というよりも、クラウドサービスの一面が強いツールです。Gmailアカウント1つあれば無料で導入できるので、社内ナレッジ共有ツールとして、かなり使えます。

操作方法はワードやExcelと変わりなく、すぐに取り扱えるようになるでしょう。

ナレッジ共有ツール2:Dojo

紹介する2つ目のナレッジ共有ツールは、株式会社テンダが提供しているDojoです。業務マニュアルを作成するには、おすすめのツールと言えるでしょう。

Dojoの特徴は、テンプレートの種類が豊富に揃っていることです。マニュアル作成はかなり難しく、作成に取り掛かると業務に支障がでてしまうこともあります。

しかしDojoにあるテンプレートを用いれば、業務の支障なくマニュアルを作成することが可能です。

ナレッジ共有ツール3:Confluence

紹介する3つ目のナレッジ共有ツールは、オーストラリアの会社であるアトラシアンが開発した、Confluenceです。ヤフーなどの大企業で、採用されています。

ナレッジを作成したものの、情報がバラバラになっていては、社内の共有は上手くいきません。でもConfluenceであれば情報を1つにまとめることができ、共有もしやすくなるでしょう。

ナレッジ共有ツール4:Stock

紹介する4つ目のナレッジ共有ツールは、株式会社リンクライブ開発した、Stockです。

Stockは、シンプルにナレッジが管理できます。社内のナレッジは情報が散らばり、引き出したくても引き出せなくなります。でもStockであればドキュメント管理がしやすく、引き出したい情報もすぐに引き出せるでしょう。

またStockには余計な機能がないので、誰でも簡単に使えるメリットもあります。

ナレッジ共有ツール5:iQube

紹介する5つ目のナレッジ共有ツールは、 株式会社インセクトシールドジャパン が開発した、iQubeです。

iQubeは、作成した文書を共有する相手を指定することが可能となります。また10人までならば無料で使えるので、コスト削減にも最適と言えるでしょう。

さらにスケジュールやレポートとの連携もでき、チームの手助けとなってくれます。

ナレッジ共有ツール6:Kibela

紹介する6つ目のナレッジ共有ツールは、 株式会社ビットジャーニー が提供している、Kibelaです。

Kibelaの特徴は、社内全体の情報だけでなく、個人の情報も発信できる点にあります。「Blog」機能で個人の情報を発信すれば、濃密なナレッジを共有することが可能となるでしょう。

また「Wiki」の機能を使えば、社内のノウハウを共有することもできます。

ナレッジ共有ツール7:Kintone

紹介する7つ目のナレッジ共有ツールは、 サイボウズ株式会社 が提供している、Kintoneです。

社内で使用するアプリを開発するには、最低限のシステム機能の知識が必要です。しかしシステム機能を把握するのは、容易ではありません。しかし、Kintoneであれば、システムの知識がなくても会社で必要になるアプリの開発は可能です。

さらに社内SNS機能も備わっており、情報共有がスピーディーです。

ナレッジ共有ツール8:Vertica

紹介する8つ目のナレッジ共有ツールは、 アメリカの会社であるヴァーティカシステムズが提供している、Verticaです。

企業の生産性を高めるには、ビッグデータなしでは語れません。しかしビッグデータを管理するのは大変難しく、ナレッジとして社内で共有するのも簡単ではありません。

Verticaでは、ビッグデータを高速分析処理することにより、ナレッジとして共有することができます。

あなたの会社に仕事の生産性をあげる「働き方改革」を起こしませんか?

名刺が多すぎて管理できない…社員が個人で管理していて有効活用ができていない…そんな悩みは「連絡とれるくん」で解決しましょう!まずはこちらからお気軽に資料請求してみてください。

ナレッジ共有の成功に必要なポイント

社内のナレッジを共有するメリット3つ|ナレッジ共有ツール8選
ナレッジを社内で共有するために、ツールを取り入れたからと、必ず成功するとは限りません。

ナレッジを共有するには小難しい作業が強いられることもあり、失敗のリスクがあるのも事実です。ナレッジ共有の成功のためにも、必要なポイントについて紹介します。

使いやすいツールを利用する

使いやすいツールを利用するのは一見すると当たり前の内容ですが、意外と見落とされがちなポイントです。

使いづらいツールにナレッジを詰め込んでも、誰も利用しません。またナレッジをツールに書き込んだとしても、中途半端な内容になってしまいます。

誰でも簡単に使えるようにするには、社内で使いやすいツールを用いてナレッジを共有することです。もし利用するなら、シンプル機能のツールを利用することをおすすめします。

共有ツール導入推進者の活躍

社内のナレッジを共有するメリット3つ|ナレッジ共有ツール8選
ナレッジを社内に浸透させるには、ナレッジ共有ツール導入者は欠かせません。

そもそもある日突然にナレッジを共有しても、社内にいる人間が知らなければ意味がないです。また共有ツールの使い方も、全従業員が把握する必要があります。

共有ツール導入推進者は、ナレッジ共有ツールを取り入れたことを従業員全員に伝えるのが仕事です。ナレッジを従業員に広めることが、成功の鍵と言えるでしょう。

社内にナレッジを共有する仕組みを作ろう

社内のナレッジを共有するメリット3つ|ナレッジ共有ツール8選
今回は、社内のナレッジを共有するメリットと共有ツールについて取り上げましたが、いかがでしたでしょうか。

共有ツールを上手く利用して、ナレッジを社内で共有できれば、大きな結果に繋がります。

Related