稟議書とは
稟議書とは、会社や役所などで導入したいことややりたいことの内容を説明する書類のことを言います。
また、このような稟議書をさまざまな人が見て、承認を受けることを稟議と言います。
稟議書は、何かを会社に導入する際に、承認を得ることは必要ですが、会議を開くほどのものではないというときに用いられる書類となっています。
一般的には、稟議書は、担当者から順に権限の高い人へ回される傾向があります。
稟議書の役割・必要性
会社では何かを決定するときや導入するときには、従業員の同意を得る必要があります。しかし、その重要性は全てが同じということではなく、しっかり検討しなければならないものから、すぐに決めてもいいものまでさまざまあります。
稟議書は、このような重要な決定をする場合に利用されることが多くなっています。
また、その内容は誰もがすぐに理解できるようなものになっていなければなりません。
稟議書を電子化するメリット4つ
稟議書というものは、どのような会社でも必要となります。そのため、稟議書を作成する際は、できるだけ時間をかけずに効率的にすることが理想的となります。
そして、時間の短縮を図るために稟議書を電子化することには、いくつかのメリットがあります。そのメリットとは、ペーパーレス化につながること、記入ミスが減ること、業務の手間が減る、内部・外部監査の対応が楽になるという4つが挙げれらます。
稟議書を電子化するメリット1：ペーパーレス化につながる
1つ目の稟議書を電子化するメリットは、ペーパーレス化につながるということです。
稟議書を電子化し、ペーパーレス化にすることで、印刷や保管をする際のコストを削減することができます。
また、電子化することで紙ではなく、内容をデータ化することになるので、セキュリティレベルも上がり、情報漏えい対策にもつながります。
さらに、物質的な保管スペースが必要なくなるので、場所の確保もできるようになります。
稟議書を電子化するメリット2：記入ミスが減る
2つ目の稟議書を電子化するメリットは、記入ミスが減るということです。
紙で稟議書を作成する場合は、誤字や記入ミスが発覚することが多々あり、時間を無駄にするということがありました。そのため、効率がよいとは言えないものでした。
一方で、稟議書を電子化することで、入力した際に内容をチェックする機能をつけることで、誤字や記入ミスの可能性を低くすることができるようになりました。
稟議書を電子化するメリット3：業務の手間が減る
3つ目の稟議書を電子化するメリットは、業務の手間が減ることです。
紙で稟議書を作成する場合は、一つのミスが発覚すると一からやり直しする必要があります。また、稟議書を定期的に作成する会社では、同じことをそのたびに書かなければなりません。
しかし、電子化することで、入力した情報は保存することができるので、何回も同じことを書くという手間を省くことや、間違いをした際も、間違った箇所を修正するだけとなります。
稟議書を電子化するメリット4：内部・外部監査の対応が楽になる
4つ目の稟議書を電子化するメリットは、内部・外部監査の対応が楽になるということです。
紙の場合、監査が稟議書の対応をするときには多くの工程が必要となり、時間のかかるものでした。さらに、たくさんある書類を一か所にまとめなければならないので、大変なものでした。
一方で、電子化することで、必要となる工程は圧倒的に減り、データの検索も簡単となるため、監査の対応がとても楽にすることができるようになります。
稟議書を電子化する際の注意点3つ
これまでに本記事で説明したように、稟議書を電子化することには多くのメリットがあります。
しかし、稟議書を電子化する際にはいくつかの注意点があります。その注意点とは、コストがかかること、見にくくなる可能性があること、e-文章法の3つのことです。
これからは、このような3つの注意点についてそれぞれ詳しく説明していきます。稟議書を電子化することを考えているという方は、注意点もよく理解しておきましょう。
稟議書を電子化する際の注意点1：コストがかかる
1つ目の稟議書を電子化する際の注意点は、コストがかかるということです。
本記事で説明したメリットのなかに、電子化することで、ペーパーレス化につながり、コストの削減ができるとありました。
しかし、電子化をする際には、別のコストがかかることに注意をする必要があります。そのコストとは、設備にかかるコストや、その設備を使ったり、管理する人の人件費があります。
さらに、外部に委託する際は、その料金がかかります。
稟議書を電子化する際の注意点2：見にくくなる可能性がある
2つ目の稟議書を電子化する際の注意点は、見にくくなる可能性があることです。
紙の場合は、一回で全体を見渡すことができます。しかし、電子化する場合は、書類全体を確認するときに画面をスクロールする必要があり、紙に慣れているという方には見にくいものとなっています。
また、ネットワークの故障や障害によって、書類を見ることもできない可能性もあります。そのため、すぐに紙にプリントできる準備をする必要があります。
稟議書を電子化する際の注意点3：e-文書法
3つ目の稟議書を電子化する際の注意点は、e-文章法です。
稟議書などの書類を電子化して、データとして保存する際は、e-文章法によって規定された要件を満たす必要があります。その要件には、改ざん防止や検索に関することがあります。
このような要件を満たすために、要件に対応しているソフトウェアを使用することや、対応している形式で保存しなければならないということに注意しなければなりません。
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稟議書のおすすめワークフローシステム8選
稟議書を電子化する際におすすめのワークフローシステムは多くあります。
まず、ワークフローシステムとは、これまでは、紙で運用していたものを電子化することで、データ化・自動化するというシステムのことを言います。
ワークフローシステムを導入することで、ペーパーレス化によるコスト削減や業務の削減などたくさんのメリットがあります。
本記事では、このようなワークフローシステムを8つご紹介していきます。
稟議書のおすすめワークフローシステム1：WaWa Flow
1つ目の稟議書のおすすめワークフローシステムは、WaWa Flowです。
WaWa Flowは、格安で大人数が利用することができるシステムとなっています。
また、プログラムの知識が不要なため、誰でも簡単に作成することができ、スマホなど携帯電話でも初認を実行することができるため、外出先でも業務を進めることが可能です。
さらに、初期費用は無料で、月額が400円と格安であることも魅力の一つです。
稟議書のおすすめワークフローシステム2：ジョブカンワークフロー
2つ目の稟議書のおすすめワークフローシステムは、ジョブカンワークフローです。
ジョブカンワークフローは、4,000社以上が導入しているという実績があるため、信頼性があるものとなっています。
また、導入をすることができる会社は、従業員が少ない小さい会社から、多くの従業員を抱える大企業名まで、幅広く対応しています。
さらに、海外の企業と連携をする際には英語変換機能もあるため、安心して利用することができます。
稟議書のおすすめワークフローシステム3：Open Cube
3つ目の稟議書のおすすめワークフローシステムは、Open Cubeです。
Open Cubeは、Webフォームを新しく作成せずに、WordやExcelといったなじみのあるものを活用して、ファイルを申請することができるシステムとなっています。
また、技術者による開発がなく、短期間で、ワークフローの導入や申請を行うことができるので、違うシステムから移行するという場合に最適なシステムと言えます。
稟議書のおすすめワークフローシステム4：アクションパスポート
4つ目の稟議書のおすすめワークフローシステムは、アクションパスポートです。
アクションパスポートは、オフィス製品で書類を作成するという方におすすめのシステムとなっています。
また、フォーマットを作成する際は、WordやExcelを用いて簡単にできるということも魅力の一つです。
さらに、ネットワークなどに不具合があった場合でも、サービスをやめることなく継続して利用することができるため、安心できます。
稟議書のおすすめワークフローシステム5：サイボウズ
5つ目の稟議書のおすすめワークフローシステムは、サイボウズです。
サイボウズは、5,000社以上が導入している中堅・大規模の組織に最適のシステムをなっています。
また、機能には、経営の指標に直結するように1つにまとめることができるポータルや、スケジュールの管理、組織横断型でプロジェクトをサポートするというものがあります。
また、スマホ専用の画面もあるので、外出先でも利用することが可能です。
稟議書のおすすめワークフローシステム6：ワークフローEX
6つ目の稟議書のおすすめワークフローシステムは、ワークフローEXです。
ワークフローEXは、Excelで作成した稟議書を、そのままの形でワークフローにのせることができるシステムとなっています。
また、申請書の追加や変更も簡単に行うことができ、工数を削減できるというメリットがあります。
このようにワークフローEXでは、Excelの持つ多くの機能をそのまま利用することができるようになっています。
稟議書のおすすめワークフローシステム7：eValueV
7つ目の稟議書のおすすめワークフローシステムは、eValueVです。
eValueVは、申請フォームにさまざまなルールをつけることで、内部統制に対応した業務プロセスを標準化するということを支援しているシステムとなっています。
電子化する際に、すぐに使うことのできるサンプルフォームがあるため、簡単に作成をすることができます。また、外出先からの承認を行えるようにし、時間を短縮することが可能です。
稟議書のおすすめワークフローシステム8：X-point
8つ目の稟議書のおすすめワークフローシステムは、X-pointです。
X-pointはWeb上で、稟議書を作成し、管理するのにも関わらず、まるで紙で行っているように扱うことのできるシステムとなっています。
また、物事を決定する際には、承認はワンクリックのみとなっているので、スピード感のある決定ができます。
さらに、スマホなどの端末でも利用できるため、どこでも業務を行うことができます。
稟議書の電子化にはメリットがたくさんある
本記事では、稟議書の役割や必要性などについてや稟議書を電子化することのメリット、電子化する際の注意点を説明しました。
また、稟議書のおすすめワークフローシステムを8つご紹介しました。
本記事で、説明した内容を参考にして、稟議書を電子化することのメリットを理解し、業務の効率化を図りましょう。
