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2019年09月21日

情報共有ツールDocBaseとは?5つの特徴や注意点を解説!

少し前までは、会社や企業でのプロジェクトで情報共有をするためには、メールでのやり取りが一般的でしたが、今はもっと便利なさまざまなツールがあります。この記事では、「DocBase」という情報共有ツールの機能や注意点について紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

情報共有ツールDocBaseとは?5つの特徴や注意点を解説!

DocBaseとは?

DocBaseとは、社内のあちらこちらに散らばる情報を、一元的に管理する情報共有サービスです。必要な情報が、必要なメンバーの中で共有できるので、非常に便利なシステムです。

この記事では、DocBaseについてご紹介します。

情報共有にシステムを導入するメリット

DocBaseを情報共有のツールとして導入することのメリットとは何でしょうか。システムとしてDocBaseを導入するメリットは、グループ内のメンバー同士の情報の共有スピードが上がり、情報の浸透度も上がるという点です。

DocBaseでできること4つ

DocBaseには、DocBaseならではの機能があります。

たとえば、DocBaseではメモ作成画面には自動一時保存機能があり、メモを作成している時に数秒ごとに自動でブラウザに保存されるようになっているので、自分でボタンを押さなくても保存されるようになっています。

ここからは、DocBaseでできることを4つご紹介していきます。

DocBaseでできること1:文書管理

DocBaseでは、文書管理も簡単にできます。

文書を分類しやすくしたタグ機能、探しやすくするために目印を付けるスター機能、特定のメンバーだけが情報を共有することができるグループ機能、特定のメモだけ外部に共有できる機能などがあります。

また、グループ内の文書を誰が読んだのかがわかる既読表示や、自分が読んでいない文書がわかる未読を表示する機能もあります。

DocBaseでできること2:文書作成

DocBaseは、共有する文書の作成も簡単にでき、その機能も充実しています。テンプレート機能やまとめ機能を使用して、手順書や議事録などが簡単に作成できます。

また、TeX記法を使用して数式を記述することもでき、スライドや動画、Google Documentの埋め込みもできるので、多彩な文書作成が可能です。

DocBaseでできること3:文書検索

DocBaseでは、作成した文書の検索も素早く行うことができます。

キーワードやタグ、メンバーやグループから簡単に探すことができる簡単検索機能、条件を指定して検索する絞り込み検索機能のほかにも、補完機能が付いているので簡単に作業を行えます。

DocBaseでできること4:社内外の人と情報共有

DocBaseは、社内の人だけでなく、社外の人も同じグループに入ることができるので、簡単に情報の共有ができます。

DocBaseでは、文書などの情報にアクセスする権限を管理するので、社外の人と一緒にプロジェクトを進めるときも、その都度メールなどを作成する手間が省けます。

社内外の人と情報を共有できるということは、認識の食い違いを防ぐ効果もあり、揉め事が発生しにくくなるというメリットもあります。

DocBaseの特徴5つ

Qast、Kibela、Scrapbox、GoogleDriveなど、情報共有を行うためのツールはたくさんあります。ツールを選ぶときに大切なことは、「自分やプロジェクトチームに合ったツールを選択する」ということです。

ここからは、DocBaseの特徴をみていきましょう。

DocBaseの特徴1:投稿が簡単

DocBaseは、メモ機能を使用して、簡単に投稿することができます。

アイデアを思いついた時には、まず下書きとして保存をしておき、内容がまとまってから気軽に投稿ができるなど、プロジェクトや仕事もスムーズに進めることができます。

また、投稿フォームのタイトル部分に共有したいURLを入力すれば、タイトルが補完されて表示されたり、ブラウザからも簡単に投稿ができます。

DocBaseの特徴2:複数人で修正可能

DocBaseでは、同時編集機能を使用して、1つのメモを複数人で同時に編集することができます。

この機能では、編集をしている時にリアルタイムでプレビューが表示されるため、自分以外のメンバーと同時に、メモや文書を作り上げていくことができます。

最後に「グループに公開」ボタンを押すことで初めて編集内容が反映されるので、編集中に間違って公開するというミスも起こりません。

DocBaseの特徴3:複数ドキュメントも管理しやすい

DocBaseの特徴の一つとして、複数あるドキュメントの管理がしやすいということも挙げられます。

複数あるドキュメントも管理がしやすいことで、時系列に沿った議事録の作成や手引書などが簡単に作成できます。さらに、それらを探す手間も省けるので、仕事の効率アップにもつながり、成果を残しやすくなります。

DocBaseの特徴4:社外の人とも共有可能

DocBaseは情報にアクセスできる権限を管理できるツールであるため、同じプロジェクトに携わっている人は、社内に限らず、社外の人とも情報の共有が可能です。

また、メンション通知を使うと、特定の人にあててコメントを通知することもできます。さらに、文書全体を共有するのではなく、ある特定のメモだけを外部と共有するといったことができるのも特徴の一つで、口コミでも評判です。

DocBaseの特徴5:セキュリティ面が強固

DocBaseは、「ユーザーが安心して使える」という点を大事にしているので、セキュリティ面も強固です。

作成されたグループごとに鍵が作られ、情報も暗号化されています。また、2段階認証にも対応しているので、安心して情報の共有ができます。

外部への情報公開を制限したり、アクセスするIPを制限するなどのほか、メンバーの操作履歴もダウンロードできるので、問題が発生した場合でも素早く対応することができます。

DocBase利用の注意点

情報共有システムとしては、DocBaseのほかに、Googleドライブやesa.ioなどがあります。ほかのシステムと比べると、DocBaseは社内だけではなく、社外の人とも情報の共有ができるうえ、簡単に投稿ができ、セキュリティも強固など、魅力の多いツールです。

ですが、DocBaseを導入して長く使っていくうえでは注意するべき点もあります。ここからは、利用する際の注意点をみていきます。

タグ管理・整理が手間

DocBaseでは、メモにタグをつけることによって管理や検索をしやすくしています。

検索や管理をしやすくするという目的でタグをつけているのに、肝心のタグが増えすぎてしまい、反対に、検索や管理がしづらくなってしまうという状態に陥ってしまうことがあります。

DocBaseを導入する時には、「この内容のときはタグをつける」などといったタグづけのルールを決めておくようにしましょう。

スマホでの利用には向いていない

DocBaseは、バスや電車での移動中やちょっとしたすき間時間に気軽に編集や投稿できるようにと、スマートフォンにも対応しています。

しかし、スマートフォンの画面では、ドキュメントやメモの編集画面が小さいため、スムーズに機能ボタンが押すことができないという意見もあります。

このように、スマホでの使用には不便を感じることもありますが、情報の共有には何の問題もありません。

同時編集に注意

DocBaseでは、メモなどを複数の人が同時に編集することができるという非常に便利な機能がありますが、注意点もあります。

編集画面を開いている人はリアルタイムで編集内容を共有していますが、ただ閲覧しているだけのメンバーには編集内容は反映されません。この点には気をつけるようにしましょう。

プランごとに料金が変わる

DocBaseには、グループに参加する人数ごとにプランがあり、利用するプランごとに料金が変わります。たとえば、「スタータープラン」は3人までで月額900円から、「ビジネスプラン」は人数に合わせて料金が変わります。

始めの1か月は無料ですので、自分たちのグループにはどのプランが適しているのか、利用しやすかどうか、価格に見合った仕事の成果があがるかどうかなどを、実際に試して検討してみましょう。

DocBaseを利用してみよう

Googleドライブやesa.ioは、DocBaseと比べると、ドキュメントの作成や管理が難しく感じることがあります。

DocBaseは、メモ機能の使いやすさをみると、初めて情報共有システムを導入する会社やグループには利用しやすいシステムです。

情報共有をしたいメンバーの中にアルバイトなどが多い、社外の人とも情報共有をする必要性があるといった会社には、DocBaseは便利なシステムといえるでしょう。

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