Scansnapとは？
Scansnapとは、富士通が開発したスキャナーのことです。
Scansnapでは、書類のスキャニングはもちろん、名刺やレシートなどを管理することも可能です。かさばりやすい書類をデータで一括管理することで、家の中のスペースを十分に確保するといった活用法も注目されています。
さまざまなスキャナーを開発・販売しており、個人はもちろん法人からも注目を集めているスキャナーでもあります。
従来の名刺管理方法
これまでの名刺管理方法の多くは、1枚1枚フォルダなどに保管するという方法が主流でした。
しかし、従来の方法では、名刺がかさばりスペースがなくなってしまう、どこに誰の名刺を入れたか分からないなどのデメリットがありました。また、名刺を保存していても名前と顔が一致しない、会社の様子を覚えていない、などのデメリットもありました。
こうしたデメリットを解消するのが、Scansnapの特徴でもあります。
Scansnapの名刺管理手順3つ
Scansnapでできる名刺管理の方法には、いくつかの種類があります。これらの方法をしっかり理解することで、実際に使用するときもスムーズに行うことができるでしょう。
ここからは、Scansnapを使って行う名刺管理方法についてご紹介します。
Scansnapの名刺管理方法1：名刺をScansnapで読み取る
Scansnapでは、貰った名刺を読み取ることで名刺を管理することができます。
数多くの名刺をScansnapによって読み取っておくことで、名刺がかさばることなくすべてデータで管理することができるというメリットがあります。また、探したい名刺をすぐに見つけることも可能です。
個人ではもちろん、会社内ですべての名刺を共有することも可能です。
Scansnapの名刺管理方法2：名前・会社名などをデータ化する
名刺を単純に管理するだけでなく、記載されている名前や会社などもデータとして管理することができます。
同じ会社から貰った名刺が複数ほしい、特定の人の名刺がほしい、という時に非常に便利です。連絡先の変更をしたいという時も、名刺をスキャンするだけですぐに行えます。
取引相手や競合相手など、好きなジャンルに分けて管理することが可能です。
Scansnapの名刺管理方法3：OCR処理をかける
OCR処理とは、スキャニングした書類や名刺の中から、テキストを抽出することができる技術のことを指します。
ScansnapではこのOCR技術を駆使して、名刺を管理することが可能です。この技術が使えることによって、任意のキーワードによる検索などが可能となります。これまで、煩雑だった欲しい名刺を探す機能が、OCR処理によってより簡単になりました。
また、名刺に書かれた手書きのメモも読み取ることが可能です。
Scansnapの特徴10個
Scansnapは、スキャナーを使って名刺をはじめとしたさまざまな書類を読み取ることができます。また、Scansnapならではの特徴も多くあります。これらの特徴を知っておくことで、より幅広い活用を行うことができるでしょう。
ここからは、Scansnapの特徴を10個ご紹介します。
Scansnapの特徴1：書類のスキャンも可能
Scansnapでは名刺の管理だけではなく、書類の管理も行うことができます。
名刺と同じで、書類もかさばりやすいもののひとつで、1枚1枚仕分けなければいけないという面倒な作業があります。また、書類は紛失しやすく、トラブルの要因となってしまうこともあります。
Scansnapを使用することで、一元的にデータ管理を行うことができます。
Scansnapの特徴2：両面高速スキャン
Scansnapでは、従来までのスキャナーと違い、両面を高速でスキャンすることができます。
これまでのスキャナーは、1枚をスキャンするのに時間がかかるというデメリットがありました。しかし、Scansnapでは、毎分25枚もスキャンすることができます。
時間を効率的に利用することができるという特徴と言えるでしょう。また、両面をスキャンすることができるので、いちいちひっくり返す必要がありません。
Scansnapの特徴3：ワイヤレス接続で簡単
Scansnapとパソコンを接続する方法として、有線と無線どちらかを選ぶことができます。
ワイヤレスで接続することによって、余計な配線を作る必要がなく、コードが絡まらないというメリットがあります。ワイヤレスで行うことで、パソコンだけでなくスマホやタブレットからでもデータを移すことが可能です。
配線を行う時間を削減することで、時間を効率よく使うことができます。
Scansnapの特徴4：OCR処理でキーワードで検索
Scansnapでは、OCR技術を駆使して、キーワード検索を行うことも可能です。
名刺に書かれた名前や住所、会社名や部署名などを検索することができ、見たい名刺をすぐに探すことができます。また、キーワードに関連したすべての名刺を見ることができるため、情報を一度に網羅することも可能です。
また、名刺にメモされた手書きの文字も読み取ることができ、きめ細かい情報までデータで一元管理することができます。
Scansnapの特徴5：スマホアプリでも操作可能
Scansnapでは、スマートフォンに専用アプリをダウンロードすることで、スマホから操作することも可能です。
スマホで操作できることで、外出先からでも簡単に名刺の情報を閲覧・読み取りを行うことができます。その場で撮影した名刺を読み取るので、忘れずに名刺を管理することができます。
スマホではもちろん、タブレットでもデータの閲覧・読み取りは可能です。
Scansnapの特徴6：クラウドサービスとの連携可能
ほかのスキャナーと違い、ScansnapではDropboxやEvernoteなどのクラウドサービスと連携することができます。
クラウドサービスを利用する事によって、全ての名刺データを他の人と共有し、どこにいても閲覧することができるというメリットがあります。
どの端末からもアクセスする事ができるという点において、メリットがあると言えるでしょう。
Scansnapの特徴7：コンパクトで場所を取らない！
Scansnapのスキャナーは、他のスキャナーに比べてコンパクトで軽量であるという点に特徴があります。
従来のスキャナーには、机ぐらい大きなものありますが、Scansnapは手のひらサイズに収まっています。パソコンの横に置いても邪魔にならず、使い易い設計がなされています。
中にはコンパクトに折りたためるスキャナーもあり、使わないときはしまっておくこともできます。
Scansnapの特徴8：あらゆる書類のPDF化が可能！
名刺だけではなく、さまざまな書類をPDF化することができるという点も特徴と言えるでしょう。
PDFにすることによって、書類の閲覧や印刷がしやすくなり、資料作成のときに役立ちます。また、Scansnapによってスキャンされた書類は、Word、Excelに変換することも可能です。
さまざまな書式に応じて、あらゆるソフトに対応しています。気になる個所があれば、瞬時に編集することも可能です。
Scansnapの特徴9：新しいスキャナーの形もある！
これまで一般的だったスキャナーの形から、新しい形のスキャナーを生み出したのもScansnapです。
これまでは、書類を中に入れて読み取る形が主流でしたが、最近では上から画像を読み取る新しいタイプのものも生み出されました。カメラよりも画像解析度が高く、これからの新しいスキャナーの形として注目されています。
こうした形にすることによって、A3サイズなどの大きなサイズにも対応することができます。
Scansnapの特徴10：タッチパネルで簡単操作！
スキャナーの前部にタッチパネルが付いており、直感的に操作することができるという点も特徴にあげられます。
用途に合わせて、クラウドサービスへの保存、名刺管理ソフトへの保存、カラー印刷や両面印刷など、複雑な操作を分かり易いタッチパネルで行うことができます。
専用のソフトを使えば、有数画面にアイコンを保存することができ、そこからさまざまな操作を行うことも可能です。
名刺だけじゃない！Scansnapの活用法4つ
Scansnapは名刺を管理することに優れているスキャナーです。しかし、Scansnapは名刺を管理する以外にも、さまざまな活用方法があります。活用方法には、私達の普段の生活を手助けしてくれるようなものまであります。
ここからは、Scansnapの活用方法について4つご紹介します。
名刺だけじゃない！Scansnapの活用法1：スマートフォンとの連携
Scansnapでは、スマートフォンと連携させることによって、さまざまな活用方法があります。
たとえば、外出先で貰った書類や名刺をスマートフォンで撮影し、そのままスキャナーにデータとして送ることが可能です。移動の合間に、さくっとデータを移せる手軽さがあります。
また、スキャナーに保存してあるデータを、スマートフォンから閲覧することも可能です。
名刺だけじゃない！Scansnapの活用法2：クラウドサービスに直接保存
名刺以外にも、さまざまな書類をクラウドサービスへ保存することも可能です。
クラウドサービスへデータを保存することで、好きな場所でデータを閲覧することができます。外出先で、急に書類が必要となったときに便利な機能です。また、クラウドサービスからデータをダウンロードし、そのまま編集することも可能です。
また、クラウドサービスでは情報共有を行うことができ、会社内のチームで書類データを共有することが可能です。
名刺だけじゃない！Scansnapの活用法3：データを再度アナログ化
Scansnapでは、データをデジタル化することが多いですが、反対にアナログ化することもできます。
スキャナーとしての機能だけでなく、プリンターとしての機能も備わっているため、書類としてデータを抽出する事が可能です。
会議やプレゼンなどの資料が欲しい場合や、取引相手へ渡す書類を作成するのにも重宝します。
名刺だけじゃない！Scansnapの活用法4：本や雑誌までデータ化できる！
データ化できるのは、仕事で使用するような書類だけではなく、本や雑誌までもデータ化することができます。
他のスキャナーと違い、高速に両面をスキャンすることができるので時間もかかりません。こうした本などをデータ化することによって、部屋のスペースを確保できるというメリットがあります。
本や雑誌などがかさばって困っている、と言う方におすすめの活用法です。
Scansnapの使い方を知って名刺管理をしよう
Scansnapは、名刺を管理するのに最適なスキャナーソフトであると言えるでしょう。従来までの、スペースを取られトラブルの可能性が高い管理方法から、安全で省スペースなデータ管理を行うことができます。
名刺を管理する以外にも、書類をデータ化しクラウドサービスへ保存しておくなどの活用方法があります。Scansnapを使って、さまざまなデータを上手に管理しましょう。
