アポイントとは
皆さんはアポイントという言葉をご存知ですか。アポイントとは、お客様などの対象の方といつ、どこで、どういう内容で会うか、という約束のことを指します。主にビジネスの場で使われます。
どういったアポイントの取り方があるかわからない、アポイントの取り方に悩んでいるなど、さまざまな状況に置かれている方がいらっしゃるでしょう。
この記事ではアポイントの取り方や注意点などを解説するので、ぜひ参考にしてみてください。
アポイント取りとは
アポイント取りとは、お客様に面会の時間を確保してくださいと依頼をする行為のことです。
基本的に、お客様との面会にはアポイント取りが必要です。アポイント取りにおいては、期日や内容、訪問人数やお客様の都合などについて相談します。
アポイントの取り方を学ぶ必要性について
お客様に時間を取っていただくためには、アポイントの取り方を習得する必要があります。
突然お客様を訪問しても基本的には会っていただけない上、何より失礼です。アポイント無しの訪問によってお客様との関係が悪化する可能性もあります。
アポイントの取り方次第でお客様との関係が変わってくることを覚えておいてください。
アポイントの取り方は難しいのか
アポイント取りは、基本的な点を抑えておけば難しい作業ではありません。
お客様との間で決めなければならない項目は日時や訪問の目的、出席者といったものに限られ、毎回異なるわけではないからです。
アポイントの取り方には、電話もしくはメールという2つの方法があります。それぞれのアポイントの取り方について考慮する点をみていきましょう。
アポイント取りの電話とメールの違い
アポイント取りでの電話とメールの違いとは、アポイント確定までの所要時間にあります。
電話では、その場でアポイントが決まる場合や、全項目が決まらなくても日時の候補や訪問目的を口頭で伝えられます。
メールの場合、お客様がメールをいつ確認するか不明な上、読んでいただいたとしても返信があるまでは何も決まりません。
それぞれのアポイントの取り方について理解し、状況に応じて使い分けましょう。
電話でのアポイント取りのポイント
ここからは、電話を用いたアポイントの取り方について、ポイントを押さえていきましょう。
先に触れたとおり、電話を使うと短時間でアポイントを決められるケースが多いです。
以下では、電話を使ったアポイントの取り方について6つのポイントを取り上げます。
ポイント1：相手を最優先した提案を準備しておく
電話でのアポイント取りにおいては、まず相手の立場を考慮した上で、どういった目的で時間をいただくか、ということを提案しなければなりません。
提案内容によって、お客様に時間を取っていただけるかが決まるので、提案内容が全てと言っても過言ではありません。
どれだけ忙しいお客様でも、その方に必要な内容であれば、直近ではなくても都合がつく日時や、代理の方を立てるなど、何とか時間を確保していただけるものです。
ポイント2：面会の候補日を複数用意しておく
面会の候補日は1つではなく、複数用意しておく必要があります。
1つだけの日時の提示は、お客様から見れば自分のことを考えてくれてないな、という印象を与えてしまい、失礼です。また、お客様の都合がつかなければ改めて電話をするなど手間も要します。
最低3つ程度の候補を事前に準備するとよいでしょう。さらに、それらの候補でもお客様の都合がつかない場合も考え、スケジュールをすぐに確認できる状況で電話をかけましょう。
ポイント3：ゆっくり・ハッキリと話す
電話でアポイントを取る場合、ゆっくりかつハッキリ話すことが重要です。
ゆっくりかつハッキリ話さないとお客様に間違った情報が伝わり、訪問目的が正確に理解されていない、アポイントの日時の認識が違っていた、などの事態になりかねません。
メールの場合、一度読んだ後でも再度確認できますが、電話はその場で明確かつ正確に内容を伝える必要があるので、普段よりもゆっくりかつハッキリ話す程度の意識でよいでしょう。
ポイント4：間違った敬語を使わないようにする
電話でのアポイントでは、間違った敬語を使わないようにすることも重要です。
間違った言葉使いでは、都合がつくとしても時間をいただけなかったり、基本的なことを理解していない、などの悪い印象を与える可能性もあります。
メールにおいては送信の前に何度も読み返した上で送ることが可能ですが、電話は直接の会話なので、アポイント取りに慣れていない場合や、役職が上のお客様に対してなどの場合、特に注意が必要です。
ポイント5：感謝の言葉を忘れずに
電話でのアポイント取りにおいては、お客様に対する感謝の言葉も忘れず伝えましょう。
アポイントが取れたことに安心し、感謝の意を伝えずに電話を切ってしまうと、自分のことしか考えていないといった印象を、お客様に与えてしまいます。感謝の言葉の有無で、お客様からの印象が全く変わってきます。
忙しい中時間を取っていただくことを常に頭に入れ、ありがたいという気持ちを示すアポイントの取り方を意識しましょう。
その他の注意すべきこと
その他のポイントとしては、訪問する人数が複数の場合はそれぞれの氏名や役職を伝えておきましょう。お客様側から複数の方に出席していただきたい場合は、それぞれの方のスケジュールの確認や調整を依頼することも必要です。
また、会議室やプロジェクターなど、お客様の方で、事前に準備していただきたいものがあれば忘れずに伝えましょう。この際は、わざわざ準備していただくので、恐縮かつ感謝の意も必ず伝えましょう。
アポイントを断られた時
アポイントを取ろとしてもお客様の都合がつかない場合、断られるケースもあります。
特にビジネスにおいては利害が絡むので、アポイント取りが必ずうまくいくとは限りません。アポイントを断られた時、どのような姿勢が大切かについて以下でみていきましょう。
お客様との関係性を壊さないようにする
アポイントを断られた時でも、お客様との関係を壊さず継続することが何より重要です。
お客様は多忙なことを理解する必要があります。また、訪問の内容がお客様にとって必要でなかった、満足いくものでなかったという考えを持ち、自分のアポイントの取り方が悪かったと反省することも大事です。
お客様にとって必要な提案をする、忙しくてもアポイントを決めてもらえるような内容を考える、などの前向きな思考を持ちましょう。
割り切ることも必要
アポイントを断られた場合も、割り切った考えを持つことも必要です。
先に触れたとおり、ビジネスにおいては利害が絡みます。お客様にとって本当に必要な提案をすることは極めて難しいことなので、断られて当たり前ぐらいの気持ちでもよいでしょう。
こうした考えのもと、お客様との関係をより強固にしていくために、お客様の視点に立ったアポイントの取り方を継続することが大事です。
アポイントの取り方を徐々に身につけていこう
アポイントについて取り方や注意点を取り上げてきましたが、いかがでしたか。
基本的な流れを踏まえ、お客様の立場や状況に応じて皆さんなりの工夫を加えていくことで、よりスムーズなアポイントの取り方ができるようになるでしょう。
うまくいかない時もあるでしょうが、少しずつ改善しながらアポイントの取り方を徐々に習得していきましょう。
