営業スケジュール管理とは
「ノルマを消化するのが大変」「締め切りまでになかなか仕事が終わらない」とお悩みの営業職の方も多いのではないでしょうか。
そんな方におすすめしたいのが、営業のスケジュール管理を徹底するということです。営業の仕事を期日内に終わらせ、なおかつコンスタントに業績を上げていくためには、計画的かつ現実的なスケジュール管理を行うことが欠かせません。
ここではまず営業のスケジュール管理の概要について見ていきましょう。
管理の方法
まずおさえておきたいのが、どのような方法で営業のスケジュール管理を行うかということです。営業のスケジュール管理の方法は人によってさまざまであり、アナログなスケジュール帳を使う人もいれば、パソコンやスマホ・タブレットを使用する人もいます。
自分にとって一番使いやすく、なおかつこまめにスケジュール管理を行える方法を選ぶのがよいでしょう。以下では、それぞれのスケジュール管理の方法についてご紹介します。
スケジュール帳
営業のスケジュール管理の方法としてまず挙げられるのが、スケジュール帳です。スケジュール帳は常に持ち歩きができ、予定を記入するだけでなく、営業に対するモチベーションをアップするための目標や課題についても書き込むことができるため、アナログな方法で営業のスケジュール管理をしたいという方にピッタリです。
なお、営業の仕事をしているとどうしても予定が変わりやすいため、消せるボールペンを使うのがおすすめです。
パソコン
パソコンも、営業のスケジュール管理の方法として挙げられるでしょう。営業職の人の中には持ち運びできるポータブルタイプのパソコンを使い、Googleカレンダーなどのツールを活用してスケジュール管理を徹底している人も少なくありません。
Gmailの中にホテルや飛行機の予約を記載しておけば自動でカレンダーに反映してくれるため、Googleカレンダーはパソコンでのスケジュール管理に欠かせないと言えるでしょう。
スマホ・タブレット
営業のスケジュール管理の方法として、スマホやタブレットを使用する人も多いです。スマホやタブレットは持ち運びが便利であり、自宅でも社内でも営業先でもどこでも簡単にスケジュールを確認したり予定を入れることができるため、とても重宝すると言えるでしょう。
スケジュール管理用のアプリをインストールし、リマインダーの設定をしておけば予定や面談の時間や日程を忘れることがないので、ぜひ活用してみてはどうでしょうか。
営業スケジュール管理のポイント11個
以上では、営業のスケジュール管理の基本的な方法について確認しました。では、具体的にどのようにスケジュール管理をすれば、営業の仕事をよりスムーズかつ効率的に行うことができるのでしょうか。
ここからは、営業のスケジュール管理のポイントを11個ピックアップしてご紹介していきます。スケジュール管理を制覇したものが営業を制覇すると言っても過言ではないので、ぜひこの機会に参考になさってみてください。
1：作業内容をすべて一覧に書き出す
営業のスケジュール管理の方法としてまず行うべきは、作業内容をすべて一覧に書き出すということです。
これからこなさねばならない予定に加えて、今後のために今やっておくべきことについても、網羅的に紙に書き出してリストアップしていきましょう。大きな予定だけでなく、小さな予定も全て書くことが大切です。
そうすることで自分が取り組むべき仕事や課題が明確になるため、スケジュール管理を行いやすくなります。
2：優先順位を決める
紙に作業内容をすべてリストアップしたならば、それらに優先順位をつけていくことが営業のスケジュール管理のための2つ目のステップです。
ただ闇雲に作業内容をこなすだけではいつまでたっても営業の仕事を終わらせることができないので、早急に終わらせねばならないこと、先を見越して早めに取り掛かっておくべきこと、後回ししてもよいことの3つにカテゴライズし、作業内容に適切な優先順位をつけていきましょう。
3：各作業の締切日を決める
営業のスケジュール管理の3つ目のステップとして挙げられるのが、各作業の締め切り日を設定するということです。
不足の事態が起こったり思うように作業が進まないこともよくあるので、リスク管理のためにぎりぎりの締め切り日を設けるのではなく、余裕をもって1～2日ほど早めに締め切り日を設定することをおすすめします。
スマホ・タブレットやパソコンを使用する場合、締め切り日にリマインダーを設定するとよいでしょう。
4：各作業に中間締切日を設ける
各作業に中間締切日を設けるということも、営業のスケジュール管理方法のポイントのひとつです。
最終締め切りのみを設けていると、締め切りギリギリになってからしか作業を進めることができない人も少なくないため、コンスタントかつ計画的に作業を進められるように、各作業に中間締切日を設け、進捗状況を確認するようにしましょう。
中間締切日を設ければ、最終締切日を超えてしまう心配はなくなるはずです。
5：各作業ごとに必要な時間を予測する
営業のスケジュール管理のステップのひとつとして、作業ごとに必要な時間を予測するという作業も必要でしょう。
これまでやったことのある作業ならばそれにかかる時間は簡単に予測できますが、やったことのない作業であるならば想定以上に時間がかかったりミスをしてしまう可能性もあるため、やや長めに作業時間を予測しておいたほうがベターです。
あまりタイトだとストレスが溜まるので、現実的な時間配分を行いましょう。
6：中間締切日までに行う作業を決める
中間締切日までに行う作業を決めるということも、営業のスケジュール管理のポイントとして挙げられるでしょう。
できれば面倒くさい作業や時間のかかる大変な作業は中間締切日までに優先的に終わらせるようにしておけば、結果的に作業効率がアップし、最終締切日までに余裕をもって作業を完遂させることができるはずです。
中間作業日から逆算し、やるべきことの優先順位をつけて行う作業を把握していきましょう。
7：中間締切日までの作業を日単位で設定する
営業のスケジュール管理のポイントのひとつに、中間締切日までの作業を日単位で設定するということも重要でしょう。
毎日やるべきことを明確に設定しておけば、中間締切日までに計画的に作業をやり終えることができますし、多少のミスや想定外の出来事が起こったとしても次の日のうちにその誤差を修正することができるため、最終締切日を過ぎてしまう心配がありません。
1日単位でスケジュール管理をすることが大切です。
8：中間締切日から締切日までの作業を設定する
中間締切日までの作業内容を確定したならば、今度は中間締切日から最終締切日までの作業を設定しましょう。
中間締切日から最終締切日までやるべき通常の作業を設定するだけでなく、万が一中間締切日までに予定していた作業が終わらなかった場合のことを考えて、最終締切日までの間にどうやって生じた誤差を修正するのかを考えることも必要です。
このようにリスク管理を行うことも、スケジュール管理の一環と言えるでしょう。
9：予定にすきま時間をつくる
営業のスケジュール管理のポイントのひとつとして、予定にすきま時間を作るということも挙げられるでしょう。
どんなに有能でやる気に満ちた人であっても、スケジュールがぎちぎちに詰まっていると作業効率が悪くなってしまうものですので、コーヒーブレイクとしてすき間時間を設けるようにしましょう。
また、すき間時間をあらかじめ設けておけば、予定に誤差が生じた時でもその時間を使って計画通りに修正することができます。
10：前倒しで作業を進める
前倒しで作業を進めるということも、営業のスケジュール管理のポイントとして挙げられるでしょう。
何事も早め早めの精神で取り掛かれば、締め切りに追われるストレスを受けることなく、スムーズに仕事をこなすことができます。
反対に、先延ばし癖があると締め切り間際になって荒い方法で作業をせざるを得なくなるため、結果として作業内容のクオリティが低下し、ミスが頻発してしまかねません。
11：作業が遅れた際の日程も調整しておく
営業のスケジュール管理においては、作業が遅れた場合のことも考えて日程をあらかじめ調整しておくといことも大切です。
本来のデッドラインぎりぎりに締切日を設定してしまうと、万が一作業が遅れた時に取り返しがつかないことになってしまうので、本来のデッドラインよりも1～2日ほど早めに締切日を設け、残りの1～2日は作業が遅れた時ように確保しておきましょう。
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営業スケジュール作成のポイント3つ
以上では、営業のスケジュール管理の基本的なポイントについて11個ご紹介してきました。ここからは、営業のスケジュール管理を作成するにあたって気をつけたい点を3つピックアップしてご紹介していきます。
どんなに完璧な計画を立てたとしても、それをやり遂げることができなければ計画倒れに終わってしまいますので、スケジュール管理を行う際には以下のポイントを参考にしてみてください。
1：現実的な予定を入れる
営業のスケジュール管理において重要なのが、現実的な予定を入れるということです。最初のうちははりきってタイトなスケジュールを設定してしまいがちですが、それをコンスタントかつ長期的にこなすのはほぼ不可能ですので、現実的に考えて十分にこなせる分量・内容の予定を入れるようにしましょう。
2：プライベートと仕事の予定を一緒にしで管理する
プライベートと仕事の予定を一緒に管理するということも、営業のスケジュール管理において重要なポイントのひとつです。
プライベートと仕事を別々にすると、どちらかにトラブルが発生した時に混乱が生じ、結果としてどちらの予定もこなすことができなかったとなりかねないので、両方を一緒に管理しておくことが大切だと言えるでしょう。
3：作業にかかる時間を正確に把握
営業のスケジュール管理のポイントとして、作業にかかる時間を正確に予測するということも重要でしょう。
ひとつの作業につきどれくらいの時間がかかるのか、これまでの経験にもとづいてきちんと把握しておくことが、現実的なスケジュール管理を行うために必須になってきます。
スケジュール管理を徹底して時間を有効に使いましょう
今回は営業のスケジュール管理について特集してきましたが、いかがでしたでしょうか。スケジュール管理をすれば締め切りに遅れることなく、余裕をもって仕事を効率的にこなせるようになるためストレスも軽減しますし、結果として業績も上がりやすくなります。
できる営業マンになるために、自分に合ったスケジュール管理を行ってみてください。
