承諾書とは？
承諾書とはその文字の通り、依頼や要求、要望などを承諾したということを証明するための書類です。主にビジネスシーンで利用され、後でお互いの意見を確認したりなどするときに使われたりなどします。
そのため、承諾書に記載する内容や様式は必ず事前に確認し、また相手にも内容を確認してもらう必要があります。
承諾書の種類
上記で述べた通り、承諾書は依頼や要求、要望などを承諾したということを証明するための書類です。また、承諾書以外にも、承諾したという意思表示を確認する書類はいくつかあります。
申込書や注文書なども、内容を確認したうえで、サービスを受けたり、商品を購入するというという意思表示をするための書類になります。承諾書も申込書も注文書も、法律効果を発生させる役割を持っています。
インターネット上のテンプレートを使用することもできる？
インターネット上ではいろいろな書類のテンプレートをダウンロードすることができます。その中には承諾書のテンプレートもあります。
承諾書に限らず、このようなインターネット上からダウンロードできる書類のテンプレートは正式な書類として使うことができます。
ただし、書類によって必ず必要となる項目が足りているか確認をする必要はあります。もし、書類に不備があった場合は効力を持たないこともあります。
承諾書の基本的なテンプレート4項目
上記で述べた通り、インターネット上からダンロードした承諾書のテンプレートは正式な書類として使うことは可能です。しかし、承諾書として最低限必要となる項目が記載されているかは確認する必要があります。
もし、必要な項目が入っていない場合は承諾書としての効力を持たない可能性があります。承諾書のテンプレートで確認しておくべき項目は承諾書の内容にもよりますが、基本的に確認が必要な4つの項目はあります。
承諾書の基本的なテンプレート1：文頭にタイトルを記載する
承諾書に限らず、書類にはまず文頭にタイトルを記載する必要があります。タイトルがなく、いきなり本文が書かれていると、後で承諾書とは知らなかったなどと言われてしまったりなどのトラブルになってしまう可能性があります。
なので、誰が見ても、まず承諾書であるということに間違いないという書類にしておく必要があるため、テンプレートを利用する場合には文頭に承諾書というタイトルを記載されているか確認しておきましょう。
承諾書の基本的なテンプレート2：相手方の宛名ないしは企業名などを記入する
承諾書は依頼や要求、要望などを承諾したということを確認するための書類となります。そのため、承諾を求める側と承諾をする側がいます。なので、承諾書では誰が誰に何の承諾を求めたのかを明確にしておく必要があります。
テンプレートを利用する場合には、自分で相手や自分の宛名などを記入しないといけないため、その欄があることと、書き忘れの内容に注意しましょう。
承諾書の基本的なテンプレート3：何に承諾するのかを記入する
承諾書では誰が誰に何の承諾を求めたのかを明確にしておく必要があります。ただし、テンプレートには何の承諾を求めるかの本文までは書いていないため、自分で承諾を求める内容について書く必要があります。
本文を書く際には、読み方によって捉え方が変わってしまうようなことがないように注意しなければなりません。もし、読み方によって捉え方が異なる書き方をしてしまうと、相手とトラブルになってしまう可能性があります。
承諾書の基本的なテンプレート4：自らの住所・氏名を記載する
承諾書では誰が誰に何の承諾を求めたのかを明確にしておく必要があります。なので、相手の宛名などを書いたことと同様に、自分の名前や住所などを書いて、自分が承諾を求めた人であるということを明確にしておく必要があります。
相手の宛名と同様で、テンプレートを利用する場合には、自分の住所や名前は自分で記入しないといけないため、その欄があることと、書き忘れの内容に注意しましょう。
承諾書を書く時のポイント
インターネット上からダウンロードできる承諾書のテンプレートは正式な書類として使うことはできます。しかし、相手や自分の名前、承諾の内容に関する本文などは自分で書く必要があります。
先に述べた通り、承諾書に必要な項目がなかったり、本文や名前などに不備があると、効力を持たなくなってしまうこともあります。なので、テンプレートを利用する場合でも、承諾書を書くときにはいくつかのポイントに注意が必要です。
承諾書を書く時のポイント1：内容は簡潔に
テンプレートを利用したとしても、承諾の内容に関する本文は自分で書く必要があります。本文は誰が読んでも同じ解釈ができるように書かないといけません。
なので、間違いがないように、本文を細かく書いてしまう人もいますが、できるだけ余計なことは書かずに簡潔にまとめるようにしましょう。細かく書きすぎると読む人によって解釈が異なってしまう可能性があります。
承諾書を書く時のポイント2：誤解を招くような要素ははっきりさせておく
上記で述べたように、承諾の内容に関する本文は誰が読んでも同じ解釈ができるような書き方をしておかなければなりません。
もし、読み方によって解釈が異なるような書き方をしてしまった場合は、承諾した相手から、後でそのような内容と思っていなかったなどと言われてしまい、トラブルになってしまう可能性があります。また、場合によっては承諾書としての効力がなくなってしまう可能性もあります。
承諾書を書く時のポイント3：承諾する条件や承諾を解除する条件があれば必ず記入する
テンプレートを利用する場合でも、承諾に関する内容は自分で書く必要があります。なので、もし相手が用意した承諾書に、承諾の意思表示をする際には、その内容をよく読んで理解する必要があります。
また、一度承諾してしまうと、その承諾した内容を変更することはできません。なので、承諾するための条件や、その承諾を解除するための条件などについて書かれていないときには、承諾書に記載してもらうようにお願いしましょう。
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承諾書と同意書の違い
承諾書と似たような書類に同意書があります。どちらも相手に対して確認を求めるための書類のため、同じ意味の書類と表っている人もいます。しかし、承諾書と同意書ではその意味に少し違いがあります。
同意書はあくまでも双方の同意の確認
同意書は相手の意見などに対して、問題はありませんという賛同の意思を示すための書類です。なので、あらかじめ決められているルールなどに対して、後で拒否したりしませんというような意味で使われます。
承諾書は同意書と違って条件を書かなければいけないこともある
承諾書の場合は相手の意見や要望を受け入れるという意味があります。そのため、承諾書をやりとりする双方にはそれぞれの条件を持っています。その条件をお互いが受け入れることができれば承諾となります。
なので、承諾書はこれから契約を行う際にお互いの条件を確認するなどのビジネスシーンなどでよく使われます。
書式を守って分かりやすい承諾書を作成しよう
承諾書などの書類はインターネットでテンプレートをダウンロードすることができます。インターネットからダウンロードした承諾書のテンプレートは正式な書類として利用することができます。
ただし、あくまでもテンプレートなので、必要な項目が揃い、書式が守られているか確認して、自身で書くべき部分はわかりやすく正確に書く必要があります。
