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2019年06月11日

出張時に車を使用する際の注意点3つ|車使用の出張費精算手順6つ

出張時の交通手段のひとつに車での移動があります。ですが、出張時に車を使用する際の注意点が幾つかチェックすることで金銭的なコストを下げることが可能です。では、どのような点に注意すればいいか3つご紹介しましょう。車を使用した場合の出張費精算手順もお伝えします。

出張時に車を使用する際の注意点3つ|車使用の出張費精算手順6つ

出張時の交通手段のひとつに車移動がある

出張時に車を使用する際の注意点3つ|車使用の出張費精算手順6つ
出張時の交通手段のひとつに車移動があります。車で移動する際にはレンタカーを借りての移動も多いでしょう。レンタカーでなら軽自動車からセダンなどから選び、会社の経費で借りて、車移動することが可能です。

他にも公共交通機関バスや電車に乗る方法もありますし、自動運転免許証がない人や初めての場所で土地勘がないときは道路に詳しいタクシーを利用すれば、素早く目的地へと送り届けてくれるでしょう。

出張時に車を使用する際の注意点3つ

出張時に車を使用する際の注意点3つ|車使用の出張費精算手順6つ
出張時に車を使用するとき、注意した方がいいことが幾つかあります。では、出張時にどのようなことに気をつけて車を使用すればいいのか、使用する際の注意点を3つご紹介します。

出張時に車を使用する際の注意点1:移動時間は労働時間に入るのか?

出張時に車を使用する際の注意点3つ|車使用の出張費精算手順6つ
出張時に車を使用する際の注意点は、移動時間は労働に入るかという問題です。会社から頼まれて出張しているだけに、車で移動する時も会社のために労働として働くと感じる人は多いでしょう。

では、車での移動をしているときも仕事中とみなされるのか、労働時間に入る場合と入らない場合の2パターンからご紹介します。

労働時間に入る場合

幾つかの条件があれば、出張時の車移動でも労働時間に入ります。会社からこの時間に会社事務所に行くよう指定されたときや、車を運転して移動してくださいと会社から指示されている場合に車を運転した場合は労働時間に入ります。

さらに、帰社後に車を手入れする道具を洗うか、手入れをすることが義務付けられている場合、車を運転している時に特別の用務を命じられた場合には出張時の車移動は労働時間となるでしょう。

労働時間に入らない場合

幾つか条件によっては、出張時に車を使用する際には労働時間に入らない場合があります。労働時間に入らない場合の条件としては、当日に行う作業内容が決まっていない、車で移動中の時間が自由にならない場合は労働時間に入りません。

また、会社から会社事務所に行ってくださいとの指示がないのに立ち寄っても労働時間には入りませんし、現場から自宅へ直行・直帰する場合も労働時間に入らないことが多いでしょう。

出張時に車を使用する際の注意点2:移動中の事故は?

出張時に車を使用する際の注意点3つ|車使用の出張費精算手順6つ
会社が滞在先の宿泊施設を指定しており、施設から車で移動していたとき事故に遭ってしまったり、負傷した際は業務命令の範囲に含まれますので、会社から業務災害として扱われます。

ですが、友人宅、娯楽施設などの私的な目的で車に乗り、移動した場合は業務に含まれませんので、車で移動中に怪我をしたり事故を起こしても業務災害とは認定されることがないので注意が必要です。

出張時に車を使用する際の注意点3:公共交通機関利用よりコストは抑えられるのか?

公共交通機関よりも車を使用した方が出張時にコストを抑えられるのかと考えることはありませんか。公共交通機関を利用するよりもコストを抑えられるのか、ガソリン代、車の維持費、保険料からそれぞれご紹介します。

ガソリン代

出張時に車を使用する際の注意点3つ|車使用の出張費精算手順6つ
出張で使う車のガソリン代は事業として使った分は経費計上ができますので、電車やバスに毎日乗るよりもコストを抑えることができます。

ですが、気をつけたいのは、事業以外に私用で車に乗りガソリン代がかかった分は経費として計上ができないので、遠出をしたり頻繁に私用で車に乗ることが多いのであれば、公共交通機関の方がコストを抑えられるでしょう。

車の保険料

出張時に車を使用する際の注意点3つ|車使用の出張費精算手順6つ
事業分であれば経費計上ができますので、公共交通機関を利用するよりも車の任意保険料はコストを抑えられます。

ですが、プライベートで車に乗る分に関しては計上できませんので、保険料が高くなる大型車両では公共交通機関を利用した方がコストを抑えることができる場合もあるでしょう。

車の維持費(社用車の場合)

社用車の維持費は、2年ごとに払う自賠責保険と自動車重量税に車検代や整備費がかかります。劣化している部品の交換費用にオイル、エレメントやワイパーの交換、タイヤの空気圧の補充、スタッドレスタイヤなども必要です。

ですが、社用車の場合、自賠責保険や自動車重量税、車検、整備、駐車場代などは経費として申告できて安くなりますので、2年間毎日のように公共交通機関を利用するよりも車の維持費の方が安くなるでしょう。

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車を使用した場合の出張費精算手順6つ

出張時に車を使用する際の注意点3つ|車使用の出張費精算手順6つ
出張した先で車を使用して仕事をした場合、出張費精算をしなければならないことがあります。ですが、初めてでどのようにして精算すればいいのかわからないという人も多いのではないでしょうか。では、車を使用した場合の出張費精算の手順を6つご紹介します。

車を使用した場合の出張費精算手順1:出張申請書

出張時に車を使用する際の注意点3つ|車使用の出張費精算手順6つ
出張申請書を作成し、上司に提出して許可をもらうことが車を使用した場合の出張費精算手順です。会社から指示をされて出張したとの証ともなる書類には、出張申請日や自分が所属している部署名、自信の氏名を記入します。

そして、宿泊した地の住所と宿泊先名に宿泊料金、出張した場所で利用した機関、移動手段は何であったか、移動した際にかかった交通費、日当を正確に出張申請書に記入し、提出することが大切です。

車を使用した場合の出張費精算手順2:出張費用の仮払金の申請と受領

車を使用した場合の出張費算出手順2番目は、出張費用の仮払金の申請と受領をします。上司に提出する出張申請書に合わせて仮払金を銀行振込みにするか、現金で行うかを決めます。現金では不安なときは、銀行振込みで申請することで仮払金を支払ってくれるでしょう。

そして、上司から出張費用の仮払金の受領をしたことをしっかり確認してから出張申請書を提出する手続きを開始します。

車を使用した場合の出張費精算手順3:出張申請書の提出

出張申請書の提出をすることが、車を使用した場合の出張費精算手順3番目になります。出張ではどのくらいお金がかかったのか精算書を作成することで、精算額を出すことが必要です。

記入する内容は清算書を申請する申請日と所属する部署名と自分の氏名、支払い金額や支払先の名称、支払内容を記入します。

さらに、接待があれば交際費内容と相手方の名前も記入し、領収書があれば添付する、ない場合は支払い証明書を作成が必要です。

車を使用した場合の出張費精算手順4:出張

出張時に車を使用する際の注意点3つ|車使用の出張費精算手順6つ
車を使用した場合の出張費精算が滞りなく受理された後、事前手続きが済んだら出張に向かうことになります。

出張中の予定をあらかじめ細かく立てて、メモをとっておき、会社に自分がいる出張場所の連絡先を伝えておきましょう。

そして、レンタカーやタクシー、バスや電車など、実際に利用した交通手段と費用をメモし、領収書も保管しておくことで出張後の精算も簡単に、スピーディにできます。

車を使用した場合の出張費精算手順5:出張費用の精算

出張先で車を使用した場合の出張費精算手順5番目は、帰社した後に出張した時にかかった費用の精算をします。この出張先でかかった宿泊費用や交通費、接待費などの経費を出し、精算する際には会社の規定を元に行うことが大切です。

精算は出張に行った社員本人が行うか、人事や経理が処理する場合がありますので、どうすればいいか分からない時は総務か経理に確認しましょう。

車を使用した場合の出張費精算手順6:出張報告書の作成

出張先で車を使用した場合の出張費精算手順6は、出張報告書の作成をします。今回の出張先での目的や出張での成果、今後の課題はどうすればいいかなどを書類に記入してまとめることが必要です。

そして、出張報告書を上司に提出し、承認をもらった書類を社内で保管しておきます。人事部長や社長が後から書類を閲覧することもありますので、内容に誤りがないかしっかり確認して作成しましょう。

出張時の車使用はコストと見合っているのか慎重に検討しよう!

出張時に車を使用する際の注意点3つ|車使用の出張費精算手順6つ
出張時の車使用はコストと見合っているのか慎重に検討しましょう。出張時に車を使用する時は、ガソリン代、保険料、維持費、レンタル料金などをしっかりチェックして、コストがかかる場合は公共交通機関を利用するなど考えてみることが大切です。

出張時の車を使用する際には労働時間に入るための条件を確認する、移動中に事故を起きた際の修理代、補償についてもチェックして、車を使用するか慎重に検討してみましょう。

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