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2019年08月07日

SFA導入時のポイント3つ|おすすめのSFAサービスも併せて解説!

皆さんはSFAという言葉を知っていますか。SFAとはSalesForceAutomationの略で、営業支援システムのことを指します。今回はこのSFAについて、内容や導入時のポイントをご紹介します。SFAの導入を検討している方はぜひ読んでみてください。

SFA導入時のポイント3つ|おすすめのSFAサービスも併せて解説!

SFAとは

SFAとはSales Force Automationの略で、営業支援システムのことを指します。

SFAには予算と実績を比較してその達成率と達成状況を管理・確認できる機能や、営業活動の記録や報告を行える機能などが備えられています。

普段のさまざまな営業業務を一つのシステムの中に集約し、それぞれを相互につないで業務を可視化することで、業務の精度を上げることがSFAの役割と言えます。

CRMとの違い

CRMはCustomer Relationship Managementの略で、顧客管理システムのことを指します。

SFAもCRMも顧客情報を管理する点は似ていますが、SFAの主な目的は営業支援、CRMの主な目的は顧客管理です。

営業支援をメインとするSFAは、営業が成約するまでの活動をサポートするシステムです。これに対し顧客管理がメインのCRMは、営業後に成約した顧客に対して行う活動のサポートをします。

SFAのニーズ

働き方改革が叫ばれている昨今、営業の生産性向上への取り組みに注目が集まっています。

SFAはうまく利用すれば、営業成績の良い営業マンの業務状況を全営業マンで共有することも可能です。各営業マンの営業力の強化や業務効率の改善を行うため、SFA導入を検討する企業が増えています。

SFA市場は2021年まで年間平均成長率5.0%で成長するとされ、今後も拡大を続けていくと予想されています。

SFA導入時のポイント3つ

ここまでSFAとは何か、その特徴やCRMとの違い、ニーズについてご紹介してきました。

ここからは実際にSFAを導入する際のポイントを3つご紹介します。

SFAはただ導入しただけでは十分に活用されないこともありうるシステムです。導入時にどのようなことに気をつけるべきなのか事前に確認し、うまく導入できるように準備をしておく必要があります。ぜひ参考にしてみて下さい。

SFA導入時のポイント1:最適なシステム選考

SFAにはパッケージソフトやクラウドサービスなど、さまざまな形態の製品やサービスが存在します。

そのため自社に最適なシステムを選ぶことができなければ、導入しても用途が合わず使えなかったり、操作方法が煩雑で営業マンが誰も使わないというような状況に陥る可能性があります。

SFAの導入時には、自社の業務内容や営業マンのスキルの状況に合わせ、自社に最適なシステムを慎重に検討する必要があると言えます。

SFA導入時のポイント2:運用の定着化

SFAを主に利用するのは営業マンです。営業マンの目線で見たときに第一印象で使いやすそうと感じるか、入力が簡単かという点は運用の定着に大きく影響します。

営業マンの仕事は顧客と商談することです。忙しい営業活動の中で情報の入力方法が煩雑だったり、入力量が極端に多いSFAを導入すると使われなくなってしまいます。

また移動中でも入力ができるよう、スマートデバイスに対応しているSFAを選ぶことも重要です。

SFA導入時のポイント3:活用の公算

SFAは導入した後ずっと使い続けられるものではなく、随所でメンテナンスが必要になります。

また自社の営業活動に合わせたSFA運用ができるようにするのは決して簡単ではなく、ある程度の時間がかかります。

この部分をきちんと検討せずにSFAを導入してしまうと、運用が頓挫することも少なくありません。SFAを初めて導入する場合には、ベンダーからの導入後の活用や定着に至るまでの支援の有無を確認しておくと安心です。

SFAの得意領域7つ

ここまでSFA導入時のポイントをご紹介しました。SFAにもさまざまな種類がありますが、どれを導入するにしても、前段階での慎重な検討、準備が必要となります。

ここからはSFAシステムが得意とする業務領域について7つご紹介します。

SFAには営業におけるさまざまな業務をアシストする機能が多く備わっています。これらをよく理解しておくことで、実際に自社に導入した際のイメージがつかみやすくなります。

SFAの得意領域1:顧客情報の三層管理

SFAの特徴の一つに顧客データの三層管理があります。これは顧客情報と案件情報の二層管理に商談情報を加えて管理することを指します。

営業活動といえば、以前は勘や経験に基づいて行うのが一般的でしたが、SFAの導入によって情報をきちんと管理することで、顧客ごとにどのような営業活動を行うべきかを明確にすることが可能になっています。

営業活動を可視化し効率を上げることで、利益を最大化できるようになっています。

SFAの得意領域2:レポート機能の可視化

SFAには、各営業マンの売上が可視化されるレポート機能が備わっています。

基本的には決まった形式で項目を選択し数値などを入力するだけで、個々の営業マンが行なった商談の内容や動向、商談結果などを表やグラフでわかりやすく可視化することが可能です。

これらの情報がSFAのシステム内で各営業マンに共有され、営業活動の効率化やスキルアップに大きく貢献しています。

SFAの得意領域3:ToDo管理

営業活動では顧客にアプローチするタイミングも非常に重要です。SFAを利用すると顧客ごとに最終訪問日や次回アプローチを行う日程を登録しておくことができます。

また問い合わせ対応のスケジュールを登録し、社内共有とともに自動通知することも可能です。スケジュール機能を活用することで、効果的に営業スケジュールを組むことが可能になります。

SFAの得意領域4:カレンダー機能

SFAの中には事前に設定を行うことで、GoogleカレンダーなどのWEBサービスを連携させて利用することができるものもあります。

SFAで登録した予定を他社のカレンダー機能に反映させることができ、SFAと他社のカレンダーにそれぞれ予定を登録する手間が省けます。

SFAにはバラバラになっていた機能を集約して使えるメリットがあるため、カレンダー機能においても入力漏れなどを防ぐ手段として有効です。

SFAの得意領域5:見積書作成

SFAではあらかじめ見積書のテンプレートを登録しておくことで、見積書作成時にはそのテンプレートを選択するだけで見積書が作成できる機能があります。

見積書作成の際は登録済の顧客情報や名刺情報を呼び出して利用でき、顧客情報の住所、郵便番号、TEL、FAXなどを表示させることも可能です。

見積明細項目についても手入力の他、事前に項目を入力しておけば簡単に見積書に反映させることができます。

SFAの得意領域6:請求書発行機能

SFAでは商談データや商談商品データを利用して、請求書を作成することができます。

この機能についてはSFAを提供しているベンダーによって違いはありますが、多くは同じベンダーが提供しているサービスとの連携で顧客情報が同期されることによって、請求書の作成をスムーズにすることができるようになっています。

ベンダーによって少し差がある機能ですので、事前に確認しておくと良いでしょう。

SFAの得意領域7:日報管理機能

SFAの日報管理機能では、あらかじめ用意されたフォーマットに入力するだけで報告が完了するなど、営業マンの毎日の報告を簡略化できるようになっています。

時間や場所を問わず手軽に報告できるよう、スマートフォンに対応しているタイプのSFAもあります。外出先から報告が可能になるため、直帰になる場合も報告がスムーズです。

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おすすめのSFAサービス5選

ここまで、SFA導入によって可能になることをご紹介してきました。

ここからは実際にSFAを導入する際におすすめのサービスを5つご紹介します。各社それぞれに特徴があり、同じSFAでも導入に最適な環境は違っています。

自社が導入する場合どのサービスが最も適しているか、考えながら読んでみてください。

おすすめのSFAサービス1:Salesforce

Salesforseは株式会社セールスフォース・ドットコムが提供するSFAシステムです。

Salesforceはクラウドを用いたシステムを採用し、年に3回のシステムアップグレードを行なっています。常に最新の状態でシステムを利用することができます。

またセキュリティの強度も魅力で、厳しいコンプライアンス要件やセキュリティ基準にも対応しつつ、機能を最大限使うことが可能です。

おすすめのSFAサービス2:AppSuite

AppSuiteは、株式会社ネオジャパンが提供する業務アプリ作成ツールです。

AppSuiteにはクラウド版とパッケージ版の両方が用意されています。25の基本アプリで構成されており、自社の業務内容に合わせてアプリをカスタマイズすることができます。

導入問い合わせ窓口が用意されている他、1年間は無料でお試し利用が可能であるところも魅力の一つであると言えます。

おすすめのSFAサービス3:GeAIne

GeAlneはエッジコンサルティング株式会社が提供するSFAシステムです。

GeAlneの最大の特徴は人工知能による業務の自動化です。営業リストの精査・分類、顧客へのアポ獲得活動まで自動化が可能である他、営業文章パターンを解析し、自動で最適化する機能も持っています。他ツールと連携して業務を進めることも可能です。

またお試しとして2週間30社分の送信が0円のプランが用意されています。

おすすめのSFAサービス4:SPIRAL

SPIRALは株式会社パイプドビッツが提供するSFAシステムです。

SPIRALはクラウドを用いたシステムを採用しており、自社の業務状況に合わせ、必要なアプリケーションを自由に構築することができます。

多くの企業が利用する機能についてはテンプレートが用意されており、知識がなくても簡単にアプリケーションを活用できます。

また導入後に専任のサポートがつくのも魅力で、初めての導入でも安心です。

おすすめのSFAサービス5:cyzen

cyzenはレッドフォックス株式会社が提供するSFAシステムです。

cyzenは営業マンの位置情報や持っている顧客リストを地図上に反映し、一目で確認できるようにします。スマートデバイスにも対応しており、出先から報告書や勤怠の報告が可能です。

また特徴的な機能として、営業マン同士のチャット機能や報告書に対するコメント機能、イイネ機能などがあり、コミュニーケーションの促進を図ることも可能です。

SFAは目的ではなく手段として導入するべきである

今回はSFAとは何か、導入時のポイントや得意とする領域、おすすめのSFAサービスについてご紹介しましたが、いかがでしたか。

SFAはあくまでも業務を可視化し、営業効率を上げて実績を底上げする手段です。SFAを導入することが目的になってしまうと、宝の持腐れになってしまいますので注意が必要です。

さまざまなSFAサービスを慎重に比較・検討し、自社に最適なサービスを見つけ出すことが大切です。

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