エクセルでの企画書作成例｜エクセル企画書のメリットやデメリット各3つ

エクセルでの企画書作成は可能なのか

企画書をつくることになったとき、多くの人がパワーポイントを使おうとするでしょう。部署などによっては、企画書や提案書にエクセルが利用されているということをご存知でしょうか。

エクセルは表計算ソフトなので、本来は企画書などを記述するのに適したツールではありません。しかし、作成する書類の内容によっては、エクセルの機能を存分に発揮することができます。

パワーポイントとの違い

企画書作成の際は、一般的にパワーポイントを使います。パワーポイントはプレゼンテーションツールなので、画面やスクリーンに企画書の内容を映し出し、企画内容のプレゼンテーションを行うのに適しています。

パワーポイントの1ページの中に、画像やグラフ、表などを配置すれば、スクリーンにはパソコンディスプレイで見るのと同じレイアウトで映し出すことができます。資料として印刷する際も、体裁を崩さずに印刷が可能です。

エクセルでの企画書作成例

エクセルは表計算ソフトなので、企画書の体裁になるよう作成するためには、常に企画書の体裁を意識しながら編集していく必要があります。

企画書作成の一般的なツールであるパワーポイントではなく、エクセルを使って企画書を作成する例をご紹介します。

企画書の形式や目的が、これらの例と類似している場合は、エクセルを使って企画書を作成することも検討してみましょう。

1：セルに「見出し」を記述していく

エクセルを使うと、企画書の見出しをきれいに整列させたり、最初に決めた見出しの間に本文や資料を差し込んだりといった編集が簡単にできます。企画書の目次となる見出しを決めたら、エクセルの1つのセルに1つの見出しという形で書き出していきます。

企画書の見出しとして、「現状分析」「問題提起」「メインテーマ」を挙げた例では、見出しをセルに書き出し、企画書の見出しをから有数ダウン形式で内容を作成していきます。

その見出しごとに内容を箇条書きで記述する

見出しをエクセルのセルに入力したら、各見出し毎にどのような内容を書くべきか、箇条書きにしていきます。エクセルは、行や列の追加・削除は簡単に行えますが、セル内の改行や体裁を整えるような編集は得意ではありません。

箇条書き1個で1行使うイメージでエクセルに記入しておいた方が編集しやすくなります。

2：罫線で囲んで表組にする

エクセルには格子状の線が引かれていますが、これは編集時のみ表示されている、編集時のガイドとなる枠線です。エクセルの設定によっては、編集時にも表示させないことも可能です。印刷時にも枠線が必要な場合は、枠線が必要な場所を罫線で囲んで表組にしておきます。企画書として見栄えが良くなるよう、表の外枠のみ罫線をひいて、ページ罫線のように使うことも可能です。

3：アンケート結果などの表を入れる

企画書の中で、アンケートの集計結果や、費用対効果のコスト計算結果を示したい場合は、簡単に企画書の中で表を作成できます。集計結果など「計算」部分は、表計算ソフトであるエクセルのもっとも得意な分野です。

基礎データさえ入力しておけば、結果はエクセルが算出してくれます。基礎データに変更があった場合でも、基礎データを修正すれば結果は再計算されるので、まだ確定していないデータを企画書に入れ込むときは便利です。

4：フォントや網掛けなどの機能で読みやすくする

エクセルは、ワードと同じように1文字単位で文字編集をすることもできますが、セル単位でフォントを変えたり、網掛けを設定することができるので、編集効率が高くなります。エクセルなら、セル単位・列単位・行単位・選択した矩形範囲で編集が行えます。

企画書が読みやすくなるよう、行単位で色を変えることも簡単で、見出しのレベルに応じてフォントやサイズを変える手段も、豊富な編集要素の中から選ぶことができます。

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エクセルで企画書を作成するメリット

一般的に企画書作成に多用されているパワーポイントではなく、表計算ソフトのエクセルを企画書作成ツールとして使うことには、次のようなメリットがあります。企画書は、提示する内容や目的によって、企画書内で扱うデータなどの要素も異なります。

作成しようとしている企画書で、どのような要素を扱うかを考え、以下のメリットを活かせる要素の場合は、固定概念にとらわれず、エクセルで企画書を作成してみましょう。

1：数値や表が中心の企画書を作成しやすい

エクセルの長所をもっとも活かせるのが、数値や表を要素として多用する場合です。エクセルは表計算ソフトなので、数値データを扱うのが得意です。

エクセルの機能を存分に活かし、企画書としての体裁を整えるよう、見出しや文章を追記していけば、数値データを参照しやすい企画書ができあがります。

企画書の要素である数値データをもとに、簡単にグラフ化して表示させることができるのも、エクセルの強みといえます。

2：組織図・体系図が作成しやすい

エクセルには、組織図を作るためのツールが標準で用意されています。SmartArtという機能の「階層構造」と使って、組織図や体系図を作成し、そのままエクセルのシートに貼り付けることができます。

企画書の中で、プロジェクトの体制図を提示する場合、エクセルのSmartArtでプロジェクト体制に沿った文字を入力するだけで、必要な図ができあがります。

3：印刷しやすい

エクセルの印刷には一長一短があります。印刷前から印刷を意識して企画書をつくっておかなくても、1ページ内に情報を収めることができます。

作成したシート全体、もしくは、「印刷範囲」として指定した枠内に記述した内容を、「1ページに収める」という指定で印刷することができます。

大き目の図表や組織図などを作成した場合も、「1ページに収める」という指定で、企画書の中に収めることができます。

エクセルで企画書を作成するデメリット

エクセルは、本来書類を作成するためのツールではないので、企画書を作るにあたって「使いづらい、作りづらい」と感じる仕様もあります。ここでは、企画書を作成する際に、少し使いづらいと多くの人が感じるであろうエクセルの動作や操作をご紹介します。

ここでご紹介するエクセルのデメリット部分が気にならず、作れる企画書であれば、エクセルのメリットのみを活かして、迷いなくエクセルで取り掛かりましょう。

1：プレゼンテーションがやりにくい

企画書がパワーポイントで作成されることが多いのは、作成した企画書をそのまま企画会議などのプレゼンテーションに使用するためです。パワーポイントで作成した1ページは、プロジェクターでスクリーンに投影した場合の1スクリーン分になります。

企画書をエクセルで作成すると、表計算用の大きなシートの中に、印刷時の複数ページが含まれるため、スクリーン投影した場合も、きれいに1ページ単位で映し出すことができません。

2：イラスト・写真や図形などが使いにくい

イラストや写真・図形を、エクセルで作った企画書の中に差し込むことはできますが、図の周囲に文章が回り込むような編集をすることはできません。図表と文章を美しく配置するのが難しいという難点があります。

エクセルで作った企画書に写真や図形を貼り付けた場合、画面で表示確認をした状態と、印刷時の状態が異なり、レイアウトが難しいということが、エクセルの難点といえるでしょう。

3：印刷に慣れが必要

エクセルで企画書を作った場合の印刷には、一長一短があります。「一短」の部分は「慣れ」によるカバーが可能です。

逆にいえば、慣れていないと四苦八苦することになります。エクセルのシート自体には1ページという概念がありません。

印刷時に調整することになりますが、印刷イメージを参照しながら、1ページずつのレイアウトや出来栄えを調整していくことになります。エクセルをかなり使い込んでいても難しい作業です。

エクセルでも企画書作成できる！

企画書は、パワーポイントやワードを使って作成するものだと思われていますが、企画書の内容によっては、エクセルを使った方が効率的で効果的な資料が作れます。だからといって「企画書＝エクセル」という固定的な考えを持つのも間違っています。

企画書など資料作りをする場合には、「企画書＝パワーポイント」といった固定的な考えにとらわれず、作成する資料の内容や目的をしっかり考え、ベストなツールを使いましょう。