推薦状とは？
推薦状とは、推薦を受ける人物が誠実な人間性と適正な能力を有する証明を第三者が行う書類です。
一言で推薦状と言っても、就職や転職、昇進に必要な推薦状など、いくつかの種類に分けられます。それら推薦状を書き分けることは難しく、推薦状を書く責任も重大です。
推薦状のテンプレートを使用することで、推薦先に見合った書式と充実した内容で、様式美に優れた推薦状を作成することができます。
推薦状の役割
推薦を受ける人物は、有益な人物である証明書としての役割を持ちます。
受験する進学先や就職を希望する企業先では、人格に問題がある人物や未知数の能力を持った人物は受け入れがたいのが本音です。
推薦状をもって志望する人材であれば人格面や能力に推薦という保証がつき、安心して審査を行うことができます。いわば、その人材は推薦するに相応しい人材である、というお墨付きを与える役割を担っていると言えるでしょう。
第三者の評価
推薦人の評価として、推薦するに値する能力と人間性を併せ持つ人物であるという客観的な評価が必要です。
推薦状とは、希望する進学先や企業でその能力を十分に発揮し、協調性と自主性をもって貢献できる人物であるという、推薦人からの評価の表れです。
テンプレートをベースとした人物評価を推薦状として作成することで、より推薦理由に説得力を持たせることができます。
推薦状を書く時の3つのポイント
推薦状を書く際は、具体的な数字と客観的な事実、有益な人物であるという三要素が重要です。
推薦状を読む側は、単純にこの人物が有益であるとだけ紹介されても、心情的には未知数な人物であることに変わりはありません。それだけでは紹介状です。
テンプレートなどを使用して、なぜこの人物を推薦するのかを理路整然に説明し、具体的な採用のメリットを提示することで推薦状となります。
推薦状を書く時のポイント1：実績や能力・得意分野を具体的に書く
推薦状には表彰歴や功績、取得している資格などの数字や実績を紹介しましょう。
推薦に値する裏付けとして、これまでにどのような活動や業務を通して実績を残し、評価されてきたかを紹介することで、受け入れ先にとって有益な人物であるという説得力が増します。
文章に織り交ぜるのもいいですし、一覧や箇条書きにしてその成果を分かりやすく列挙する方法も採用担当者に好印象を与えます。
推薦状を書く時のポイント2：面接で困らない内容にする
推薦理由に、誇張や架空の実績または経歴があれば、必ず不本意な結果となります。
教育機関の採用担当者や企業の人事担当者は、いわば人間観察のプロです。もちろん、推薦状の内容を細かくチェックします。
少しでも不審な点や、推薦状の内容と受け答えに整合性が見られなければ、合否に大きな影響を与えかねません。大きな成果や結果ではなく、実績と数字に見合った真摯で誠意ある人間性であるかが重要視されるポイントです。
推薦状を書く時のポイント3：推薦先にとってのメリットを書く
推薦先にとって、有益な価値を有する人材であることを書きましよう。
推薦状に書かれた人物の性格や実績が、どのような形で発展に寄与できるのかを踏まえた推薦文は、その人物の価値を推し量る大きな指標となります。推薦文もテンプレートを参考にしながら、表現や構成を変えるといいでしょう。
その人物の個性が、集団や組織の中でどのような役割を担うことができるのか、という点も推薦先では重要な検討材料となります。
推薦状を書く時の注意点3つ
テンプレートの活用で、様式の整った推薦状を作成しましょう。
推薦状として認められるためには、必要なポイントがいくつかあります。それらを書き忘れると推薦状として認められないばかりか、推薦者本人の信用問題にも関わってきます。
テンプレートを活用することで、それらのポイントを押さえながら、見栄えの良い推薦状を正しく作成することが可能です。
推薦状を書く時の注意点1：日付・宛名・署名を正しく書く
推薦状は公文書と様式が一緒です。
推薦状は推薦先にとっても重く受け止められる重要書類です。作成日時や宛名、推薦者と推薦する人物との関係性、推薦者の氏名などもきちんと明記されている必要があります。書き忘れを防ぐ意味でもテンプレートは大きな助けになります。
また作成日時と提出日時におおきなズレがあったり、宛名や推薦先が明記されていなかった場合、推薦状の使いまわしを疑われてしまうため、注意が必要です。
推薦状を書く時の注意点2：退職金がない・賞与も少ない
本当に推薦して良い企業かどうかを見極めましょう。
自信をもって送り出した人材がその能力を発揮できずに、早期退職してしまった場合、推薦者の人を見る鑑識眼と管理能力に疑問をかけられてしまいます。
企業風土などは、評判やインターネットの口コミなどを参考にするのも一つの方法です。明文化された会社規則の有無や、離職率などを事前に調べることで、このような不本意な結果を避けることができるでしょう。
推薦状を書く時の注意点3：福利厚生が不十分
新社会人には経験と知恵を授けましょう。
給与の総支払額だけを見れば高給取りのように見える企業でも、内訳をみれば基本給が安く、残業代や休日出勤手当の割合が多く占めるようでは、長く勤めることは難しいでしょう。
推薦先の提示している条件や福利厚生が給与に見合っているかを判断し、助言を行うのも推薦状を書く先達としての役割とも言えます。新社会人の場合、見通しの甘さや知識不足の傾向があるため注意が必要です。
推薦状のテンプレート5選
推薦先に見合った推薦状のテンプレートを選びましょう。推薦状を作成しようとするとき最初にぶつかる壁が、内容を分かりやすく、理路整然に並べる作業になります。
推薦状を作成する際、よく使用されるテンプレートがありますので、それらをベースに推薦先や推薦する人物に合った内容にカスタマイズして、推薦状を作成するのがおすすめです。
推薦状のテンプレート1：前職の上司の推薦状
多くの面接官が有力な人材として期待する強力な推薦状です。
即戦力を求める企業の選考過程では、前職の上司が書いた推薦状は非常に大きな意味を持ちます。これほど信頼性がある推薦者はいません。
下記のリンク先にある推薦状テンプレートが分かりやすく、広く応用できます。ただし、読みやすいようにフランクな言葉で作成されているので、ビジネス様式に合った言葉づかいに変える必要があります。
推薦状のテンプレート2：指導教授の推薦状
指導教授だから書ける推薦状もあります。
指導教授ともなると実に多忙です。博士や優秀な修士がいる場合、その進路も専門分野を希望する割合が多く、なんとか希望の進路へ進ませてあげたいと思うのが人情です。
「最強文例集」にあるテンプレートはオーソドックスな構成になっています。その構成を、推薦する人材が行った研究内容や人物評を織り交ぜながら、推薦先の求める人材であることを強調するとよいでしょう。
推薦状のテンプレート3：自己推薦状
自己の強みを余すことなくPRできる最大の武器です。
自己推薦状というのをご存知でしょうか。これは職務経歴書よりもっと踏み込んで、自身の強みやこれまでの実績などを希望する推薦先にPRする推薦状です。
例文テンプレートで自己推薦文を作成すると、ありがちな印象の薄い職務経歴書に陥りがちです。自己推薦文を構築するためのテンプレートを使うと、内容が充実した自己推薦文を書くことができます。
推薦状のテンプレート4：昇進・昇格の推薦状
無駄のない情報を一枚にまとめて、スムーズな承認を目指します。
昇進の際に推薦書が必要になる場合もあります。直属上司とその上司を監督する上級職、2名の推薦を受け、役員会などで決定されるのが大手企業に多く見られる傾向です。
議題が多く集まる会議に出されるため、必要な情報のみで構成された下記のような推薦状のテンプレートが好まれます。推薦文に感情的なアピール文などは抑え、お伺いというスタンスが良いでしょう。
推薦状のテンプレート5：推薦書・推薦状の一般的な例文・文章構成
テンプレートにオリジナリティを持たせましょう。
どんな推薦先や推薦希望者にも応用が利くようなテンプレートや例文を作ると、無味乾燥の心に響かない紹介状になってしまいます。それは同じような個性を持った別人物の推薦状を、同じ推薦理由で作成するようなものといえます。
テンプレートや例文は基本と考え、参考程度にするのが望ましいでしょう。推薦先の情報や推薦希望者の適性や人格、実績を考慮して作成するのがコツです。
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推薦状を頼むときの注意点
推薦状作成のお願いを、お伺いする姿勢が大事です。
推薦状を誰かに依頼する場合は、勤続先の元上司や学生時代の恩師ような社会的地位の高い、目上の方に依頼するのが一般的です。
事前にアポイントを取り、会って依頼するのが基本となります。あくまで「お願い」ですので、丁寧な言葉と恐縮しながら依頼する気持ちで依頼しましょう。馴れ馴れしい態度や言葉づかいは、命令や押し付けの印象になってしまう場合もあるので要注意です。
1ヶ月程度の時間の余裕をもってお願いする
良い推薦状は、簡単に書くことはできません。
推薦状の中身や構成は、たやすく作成できるような書類ではありません。特に、推薦を希望する先が大手企業や学術機関、研究機関ともなれば推薦人も気を引き締めて作成しなければ、後々の信用問題にもかかわります。
事前準備や情報収集、推薦依頼者の身辺調査や実際の印象などを総合的に考慮して、推薦状は作成されます。推薦状の提出期限１ヶ月程度前に依頼するのが理想的です。
推薦状依頼のメールの例文
推薦状作成依頼から合否の判定は始まっています。
提出期限が迫っていたり、会って依頼するのが困難な遠方地の場合は、電話で推薦状の作成依頼をしましょう。その後にメールで、推薦状の使用目的や期限、希望推薦先の情報を伝える事も重要です。
メールの内容がビジネス様式のしっかりとした依頼文を書かなければ、断られることもあります。下記に紹介しているテンプレートは依頼文を書く際に参考になる文例などが載っています。
推薦状のテンプレートを使って推薦状を上手に書こう
推薦状テンプレートの上には縁が乗っています。
テンプレートはあくまでも土台であり、ひとつのガイドラインです。テンプレートを使用することで推薦状としての質は向上し、内容が充実することは間違いありません。
求められる推薦状に合ったテンプレートを基本として、共に過ごした時間を思い出し、優れた点やその人間性を客観的にほめることで、自然と良い推薦状が書きあがってくることでしょう。
