マイナンバーの提出書類とは
マイナンバーを会社に提出するには、自分のマイナンバーの書かれた書類が必要です。
提出できる書類は3種類あり、顔写真と番号の入った「マイナンバーカード」の他、マイナンバーカードを作成するときに使う「マイナンバー通知カード」それ以外には、「マイナンバーの記載されている住民票」 のどれかの方法での提出が必要になります。
マイナンバーカード以外の方法で提出した場合は、身分証明書で本人確認をする必要があります。顔写真がついている身分証明書の場合は（運転免許証・パスポート）一枚、顔写真のない証明書（年金証書や健康保険証）などの場合は二種類を提出して本人確認を受けなければなりません。
マイナンバーカードの場合は、顔写真とナンバーが印刷されており、またそれ自体が身分証明書になるものでもあるので、身分証明書の提出は必要ないのです。
本人確認が必要な理由
マイナンバーの提出時に本人確認が必要な理由は、本人に対する「なりすまし」を防止するためです。マイナンバーは健康保険や年金などの 社会保障や税金の手続きなどの他、災害が起こった時に手続きを進める目的でも使われます。そう言った大事な 使用目的があるため、本人へのなりすましはあってはならないことです。本人確認を行うということは、その人の社会保障や税金などを守るためでもあるのです。
マイナンバーの提出義務はあるの？
結論から言うと「マイナンバーの提出は義務ではないが、した方が良い。」と言えます。
2016年1月から導入されたマイナンバーを使い、行政上の手続きをスピーディーに行い、また、人為的ミスを減らし、データの一元管理を進める仕組みを作りました。
会社は自分の会社の労働者の社会保障や税金などについて管理し、国に書類を提出するということをしなくてはいけません。そのため、国からは、提出が必要な事を従業員に知らせて、提出をお願いする…という趣旨の通達がされています。つまり、義務ではないけれど、スムーズな運用の為、提出する事が望まれる…という事なのです。
アルバイト・パートもマイナンバーの提出が必要？
アルバイトやパートであっても、会社に雇用されている立場であれば、会社にマイナンバーを提出しなければなりません。また正社員もパートやアルバイトも、扶養家族がいる場合は人数分のマイナンバーの提出が必要になります。
提出を拒否はできるの？
マイナンバーの提出を拒否することは不可能ではありませんが、社会保障や税などの事務手続きをマイナンバーという仕組みの中で行なっている以上、 提出をしないことは実質上、場難しいと考えられます。もし仮にマイナンバーを提出しない社員がいた場合は会社も国も必要な事務手続きを別に行う必要が出て来ます。そうした場合手続き上のもれや人為的なミスが怒らないとも限りません。 また、提出しない…と言う事は会社内での印象が悪くなる可能性もありますね。
提出しなかった場合の罰則は？
現状、マイナンバーの提出をしなかった場合でも何かの罪に問われたり、法律的な罰則はありません。会社は労働者にマイナンバーの提出が必要な事を通知し、提供を求める 様に国から通達されていますが、特定の罰則があるわけではないのです。
提出方法は？
会社へのマイナンバーの提出方法は、本人が持参する意外にも、指定した代理人に依頼して提出することもできます。また持参することが難しい場合は郵送やメール、電話などでの提出も可能となっています。 本人が持参する以外の方法については、事前に提出先にその旨を申請をしておいた方がトラブルになる可能性がなくなります。
郵送、メール等での提出
マイナンバーの提出は郵送やメール、電話などでも可能ですが、本人確認は必ず必要になります。メールで送る場合などは、マイナンバーの書類と、必要な身分証明書を写真に撮るなどをして送ることになります。電話での提出の場合、登録対象の資格が厳しい様です。
代理人へ依頼しての提出
代理人に依頼してマイナンバーの提出を会社に行うことも可能です。その場合は、マイナンバーの書類と、本人確認のための身分証明書を提示する以外にも、提出書類を持参する代理人への委任状や、代理人本人の身分を証明する書類の提出も必要になります。
提出期限は？
税金関係
税金関係にマイナンバーの提出が義務付けられたのは2016年の年末調整からです。
提出の最終期限は年末調整などに関係する書類を会社が提出する期日となります。
平成28年分の税金関係の場合は、平成29年3月15日までに会社が提出する必要があります。
マイナンバーは健康保険や厚生年金、雇用保険などの 社会保障と税の管理に使うということを先ほど述べました。税金と保険それぞれ会社が処理をするタイミングは少しずつ違います。マイナンバーを提出する期限もそれに合わせて少しずつ変わります。
社会保障関係
社会保障関係の内、雇用保険と労災保険は2016年1月からマイナンバーを使用した管理が運用開始されています。また健康保険と厚生年金保険については、2017年1月から運用開始となっています。
社会保障関係については、 必要性が出た時に申請をするということになってます。
例えば正社員の場合は、採用後すぐに雇用保険や労災保険などの社会保障関係の加入をさせる義務があります。（パートやアルバイトなどの場合は、就業日数や終了時間などにより加入義務条件が変わってきます） ということはマイナンバーの提出に関しては会社への採用後すぐに必要となることになりますね。会社によっては採用時の提出書類（住民票や誓約書など）の一部としてマイナンバーの提出を求めているところもあるでしょう。
提出先は？
マイナンバーの使用目的が税金や社会保障の管理であるという性質上、 会社の総務部などの無償で提出することが多いかと思いますが、先ほど述べたような採用時の提出書類マイナンバーを提出する場合は、人事に 関係した部署に提出をすることになるでしょう。
コピーの提出はいい？
会社へ提出するマイナンバー関係の書類についてはコピーでの提出で差し支えありません。
また同時に提出する身分証明などの書類もコピーしたものでの提出で問題ありません。
用紙に指定はある？
マイナンバーを提出する用紙には書式や用紙などの 指定は特にありません。提出するナンバーと本人の確認ができれば良いためです。ただ、所属している会社の管理などの都合で指定の書式や用紙などがあるかもしれませんので、会社の担当部署に確認をすることをお勧めします。
提出したマイナンバーは返却や破棄はしてもらえる？
会社へ提出したマイナンバーは退職や転職時などの場合にはどのような扱いになるのでしょうか？
提出したコピーの返却や情報の破棄などをして欲しいところですが、実際ははそ上手くはいかないようです 。 ご存知の方も多いかもしれませんが、 会社内の書類には一定の保存期間というものが法律で定められています。 源泉徴収書や保険料控除申請書などに関連する場合は7年の保存が、健康保険や厚生年金などの書類であっても2年間の保存が必要となるのです。ということはつまり、 会社に提出したマイナンバーは、提出後最低2年間は会社に保存されるということになります。
個人情報は自分自身でしっかり管理を
マイナンバーの提出書類や提出方法、提出期限などについてまとめてみましたが、参考になったでしょうか。正直、会社へマイナンバーを提出など、したくないという方もいらっしゃるでしょうね。
しかし、 税金や社会保障の管理の仕組みとして国の主導で始めたことですので、実際提出しないということは難しい状況になりつつあると言えるでしょう。
管理する会社側に対しては情報を漏洩した場合には懲役や罰金などの罰則が科せられることになっており、マイナンバーの管理強化や漏洩防止のための抑止力に繋がっています。
また行政機関のマイナンバーの外部とのやり取りの記録などは「マイナポータル」と言うシステムで個人が確認できるようになる予定です。
私たち個人一人一人の側で、マイナンバーなどの情報を気軽に漏らさないようにするという意識を常日頃から持つことが大切です。自分の情報はしっかりと自分で管理をして個人情報を守っていきましょう。
※この記事の内容は2017年1月現在の情報をもとにしています。情報が変更になる事も考えられますので、ご確認する事をおすすめします。
※マイナンバーの会社への提出に際しては、個別のルールがある場合も考えられます。もし、会社に担当者から指示があれば、それに従って下さい。
